Nota di variazione
Per correggere una fattura in cui sono stati indicati importi errati, oppure in caso di resi o applicazione di sconti non inseriti inizialmente in fattura, servirà emettere una nota di variazione.
Sono due le tipologie di variazioni possibili, a debito o a credito, ma non cambia la modalità di rettifica: si seguono le stesse regole della fattura elettronica.
Cos’è la nota di variazione?
La nota di variazione è il documento che permette di rettificare una fattura precedentemente emessa.
Disciplinata dall’articolo 26 del D.P.R. n. 633/1972, serve in sostanza a correggere una fattura nei casi in cui è stato ad esempio indicato un importo errato relativamente al valore dell’operazione o ad esempio sull’importo dell’IVA.
Può anche essere utilizzata per tenere conto di situazioni che si sono verificate dopo l’emissione della fattura, ad esempio di un reso.
Si tratta quindi di una fattura integrativa, emessa successivamente alla fatturazione dell’operazione.
Quando si emette una nota di variazione?
La nota di variazione può essere emessa nei seguenti casi:
- quando, dopo l’emissione della fattura originaria, l’imponibile o l’IVA di un’operazione aumentano per qualsiasi motivo;
- quando è necessario rettificare degli errori nella fattura originaria;
- Quando, dopo l’emissione della fattura originaria, l’operazione viene meno, in tutto o in parte, o se ne riduce l’imponibile.
A seconda della tipologia di integrazione, la nota di variazione può essere a credito (se si diminuisce l’importo dovuto dal cliente) o a debito (quando, al contrario, aumenta l’importo da incassare).
Nota di variazione a credito
La nota di variazione a credito è emessa quando è necessario correggere o annullare una fattura precedentemente emessa.
Serve quindi per ridurre l’imponibile della fattura o il valore dell’imposta e si usa, ad esempio:
- se è stato commesso un errore nel compilare la fattura;
- in caso di reso merce;
- in caso di applicazione di sconti dopo la fatturazione;
- in caso di annullamento della fattura.
Dal punto di vista pratico, la nota di credito comporta la riduzione dell’importo dovuto dal cliente e di conseguenza dell’importo effettivamente incassato.
Leggi l’approfondimento sulla nota di credito.
Nota di variazione a debito
La nota di debito si emette nelle situazioni opposte, cioè quando è necessario aumentare l’imponibile o l’IVA di una fattura emessa in precedenza.
Può essere utilizzata per correggere errori, ma anche in caso di variazioni all’operazione intervenute in un momento successivo e non considerate inizialmente.
Si usa, ad esempio, se c’è un aumento delle merci consegnate o per integrazione costi legati alla spedizione.
In questo caso, aumentando il valore dell’operazione o l’imposta, il cliente dovrà versare un importo superiore a quello previsto originariamente. Il fornitore incasserà di conseguenza una somma più alta.
Leggi anche “Nota di debito: cos’è e come si emette”.
Nota di variazione e fatturazione elettronica
La modalità di emissione è unica, per entrambe le tipologie di variazione.
Le note di credito e di debito, infatti, devono essere compilate e trasmesse in formato XML della fattura elettronica al SdI, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
In base al tipo di correzione sarà poi necessario indicare codici specifici:
- per la nota di credito, nel campo Tipo Documento della fattura bisognerà indicare il codice TD04;
- per la nota di debito invece si utilizza il codice TD05.
In entrambi i casi, è necessario che nel blocco Dati Fatture Collegate del tracciato della fattura elettronica vengano inseriti gli estremi della fattura originaria, cioè il numero e la data. Questo per garantire la tracciabilità della rettifica e il collegamento con l’operazione oggetto di modifica.