Capitolo n° 3

Come scegliere il miglior software di fatturazione elettronica e gestione aziendale

Dalla fatturazione elettronica agli incassi e pagamenti, fino alla possibilità di utilizzarlo anche tramite smartphone: ecco tutto quello che devi sapere per scegliere il software per la gestione delle fatture e della tua attività.

Autore: Fatture in Cloud

 

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La fatturazione elettronica, la gestione delle entrate e delle uscite e la creazione dei documenti di vendita sono tra le attività più importanti per te, libero professionista o titolare di una piccola azienda.

Allo stesso tempo, però, sono anche tra le più complicate, soprattutto se non hai una conoscenza approfondita dei temi economici.

Perciò spesso ti portano via tempo prezioso che, invece, potresti utilizzare per far crescere i tuoi affari.

Per questi motivi è molto importante scegliere un software per la fatturazione elettronica che ti sappia supportare nello svolgere le attività amministrative e burocratiche.

Sul mercato sono presenti tantissimi programmi per gestire le fatture elettroniche, ognuno con le proprie funzionalità e caratteristiche.

Inoltre alcuni, oltre alla fatturazione elettronica, sono anche in grado di aiutarti a svolgere le molteplici attività che devi affrontare quotidianamente, come la gestione di incassi e i pagamenti.

Quindi, come selezionare il miglior software per la tua attività? Perché dovresti considerare un programma ti offra non solo la fatturazione elettronica, ma anche altre funzionalità?

Non temere, in questa guida ti accompagneremo lungo il percorso, mostrandoti quali funzioni e caratteristiche è indispensabile considerare per fare una scelta consapevole

Ti tornerà utile sia che si tratti del primo programma che selezioni, ad esempio perché hai appena aperto Partita Iva, sia che tu debba cambiare il software di fatturazione elettronica che utilizzi in questo momento.

 

Valuta le funzionalità

Il primo ambito da considerare quando scegli il miglior software di fatturazione elettronica e gestione aziendale è certamente le funzionalità che questo offre. Vediamo quali.

 

1. Fatturazione elettronica

La prima funzionalità da esaminare è la fatturazione elettronica e, in particolare, la facilità e la completezza con cui il software gestisce le fatture elettroniche. Può sembrare scontato, ma non lo è.

I programmi non assicurano tutti le stesse funzionalità e se hai una piccola azienda o sei un libero professionista devi tenere in considerazione diversi aspetti.

In primis la gestione della fatturazione elettronica in cloud, in modo che tu possa avere le fatture sempre a disposizione e consultarle quando ne hai bisogno.

Altro aspetto da non trascurare è la possibilità di utilizzare un’App per fatture elettroniche accessibile da smartphone o da tablet, in modo da avere sempre tutto a portata di mano.

L’app è uno strumento fondamentale soprattutto per i liberi professionisti che spesso lavorano in mobilità e che hanno la necessità di emettere una fattura elettronica facilmente e in poco tempo.

Inoltre, il software deve consentire la gestione completa del ciclo attivo e passivo della fatturazione elettronica.

Detto in parole più semplici, ti deve permette di poter compilare le fatture e apporre su di esse la firma digitale, inviarle al Sistema d’Interscambio, riceverle e conservarle per i 10 anni obbligatori. Tutto con un unico applicativo.

Infine, l’ideale sarebbe anche che il gestore delle fatture elettroniche rendesse automatica la registrazione del loro pagamento.
Si tratta di un vero toccasana per la tua attività, che ti aiuta a risparmiare tempo e ad avere la situazione dei tuoi affari sempre sotto controllo.

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2. Preventivi e altri documenti aziendali

Un software per la fatturazione elettronica dovrebbe essere in grado di fare anche altro.
Non basta che consenta di emettere la fattura, ma ti dovrebbe supportare anche in tanti altri aspetti.

Può sembrare ridondante dirlo, ma scegliere un programma di fatturazione completo è uno dei pilastri su cui fondare una buona gestione della tua azienda.

Il software deve essere anche in grado di gestire altri documenti di vendita oltre alla fattura, come ad esempio i preventivi.

È importante creare velocemente dei preventivi da inviare a nuovi potenziali clienti e trasformarli eventualmente in una fattura.
Una funzionalità semplice, ma che può fare la differenza nella scelta tra un programma e un altro.

Un software per fatture e preventivi che contiene in un unico posto tutti i documenti di vendita e di acquisto e ti permette di consultarli in qualsiasi momento dal computer o dallo smartphone semplifica molto il tuo lavoro.

Ma non solo: aiuterà anche la collaborazione con il commercialista, che potrà ottenere più facilmente i documenti necessari per gestire la tua contabilità.


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3. Gestione delle entrate, delle uscite e dei pagamenti

Qualsiasi attività, appena avviata o con basi solide, deve avere una gestione ottimale delle entrate e delle uscite.

Sapere quando dover pagare una fattura o incassare il pagamento da un cliente permette di programmare al meglio le spese future ed eventuali investimenti.

Si tratta solitamente di attività che si tracciano con dei programmi come Excel. In pochi sono a conoscenza del fatto che in realtà è possibile raggruppare tutti questi dati e informazioni in un unico programma per la fatturazione elettronica e gestione aziendale.

I software più evoluti, infatti, ti consentono da un lato di registrare tutte le spese effettuate per mandare avanti la tua attività (ad esempio l’acquisto di materie prime se hai un’attività in cui si producono beni materiali, oppure software nel caso in cui si lavori nel settore terziario), dall’altro lato di gestire i pagamenti in entrata.

Puoi tracciare i movimenti dei conti aziendali in modo da avere una visione d’insieme della liquidità disponibile, accettare pagamenti elettronici grazie al POS digitale, emettere bonifici e inviare solleciti di pagamento, tutto da un unico software.

Per non commettere errori che ti potrebbero causare problemi con i fornitori o con l’Agenzia delle Entrate, è importante anche valutare la presenza di uno scadenzario. In questo modo, quando occorrerà saldare delle fatture, oppure pagare un modulo F24, riceverai una notifica.


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4. Gestione rubrica clienti e fornitori

Il miglior software di fatturazione elettronica e gestione aziendale dovrebbe permetterti di svolgere diverse operazioni con le anagrafiche di clienti e fornitori.  

Innanzitutto, è utile avere sotto controllo la situazione, per capire, ad esempio, quali sono i clienti aggiunti nell’ultimo periodo, oppure quali sono i fornitori più attivi.

Inoltre, è fondamentale avere rubrica sempre aggiornata, da consultare facilmente e in qualsiasi momento, anche da App mobile.

Infine, un programma evoluto può cercare le anagrafiche direttamente dalle banche dati della Camera di Commercio e di altri enti e fornirtele.

A te basta iniziare a digitare il nome del cliente o del fornitore e in pochi secondi ottieni le informazioni e i dati che stavi cercando e, con un semplice clic, compili tutti i campi in automatico.


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5. Collaborazione con il commercialista

Il programma ideale dovrebbe anche prevedere il collegamento con il commercialista, così che possa accedere per consultare, monitorare e scaricare velocemente le fatture.

Per garantire i massimi benefici dalla collaborazione, il software dovrebbe dare al professionista un account proprio e offrire la possibilità di collegare il tuo account al suo.

In questo modo, lui potrà avere un accesso autonomo, ma al contempo visualizzare i dati e i documenti che tu decidi di condividere e vederli aggiornati in tempo reale.


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6. Analisi dei dati

Come puoi capire facilmente l’andamento dell’azienda, oppure quante sono state le entrate e le uscite dell’ultimo trimestre o dell’ultimo anno? Semplice, con un’analisi della situazione dell’attività o impresa.

Per effettuare questi calcoli puoi utilizzare programmi come Microsoft Excel, ma questi difficilmente si integrano con il programma per la fatturazione elettronica.

Molte volte, infatti, devi esportare i dati dal software ed elaborarli in Excel. In questo modo, però, riesci a fare solo un’analisi circoscritta a un determinato periodo di tempo e non puoi avere i dati aggiornati in tempo reale.

Scegliere un software che, oltre a rendere semplice l’emissione delle fatture elettroniche, ti permetta anche di effettuare l’analisi dei dati delle entrate e delle uscite è la scelta vincente.

Così potrai analizzare l’andamento della tua azienda attraverso grafici che sintetizzano i tanti dati raccolti dalle fatture elettroniche e da tutti i movimenti che registri nel software.

Avrai una vista d’insieme sui costi, sul fatturato, sugli utili e anche una stima della tassazione (funzione utile soprattutto per le Partite Iva in regime forfettario).

Potrai anche svolgere analisi su clienti, fornitori, prodotti e servizi, per valutare ciò che è più redditizio e prendere le scelte strategiche migliori per la crescita della tua attività.

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Verifica le caratteristiche del software

Nella scelta del software di fatturazione elettronica e gestione aziendale, oltre alle funzionalità, è utile valutare anche altre caratteristiche proprie del programma: ecco quali.

 

1. Integrazione con altri programmi

Il programma dovrebbe non solo offrire funzionalità per la gestione dell’attività, ma essere anche in grado di integrarsi con altri software utilizzati in azienda.

Questa è una possibilità che si trova raramente in questi programmi e, se vuoi avere il controllo dei vari aspetti che costituiscono la tua attività, è necessario che tutti i software che si utilizzano siano in grado di “parlarsi” tra di loro.

Quindi, quando valuti quale software scegliere per la gestione delle fatture elettroniche e dell’azienda, dovresti tenere in considerazione la sua integrazione con programmi, ad esempio, che ti aiutano a gestire il CRM e il rapporto con la clientela, oppure il tuo e-commerce.

Queste sono solamente alcune delle integrazioni che un buon software dovrebbe essere in grado di offrire. In base alle tue necessità e alla tua attività, valuta attentamente cosa di cui hai più bisogno.


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2. Facilità di utilizzo e accessibilità

Altro aspetto da valutare è la facilità di utilizzo.
Lo abbiamo già ripetuto in precedenza, ma è importante rimarcare questa caratteristica: il migliore software per la fatturazione elettronica e gestione aziendale, in primis, dovrebbe essere semplice da utilizzare.

Non deve complicare la vita dell’imprenditore o del libero professionista, tutt’altro: deve semplificare alcuni aspetti gestionali.

L’interfaccia utente dovrebbe essere intuitiva e permettere di utilizzare tutte le funzioni principali con pochi clic o “tocchi” sullo schermo (nel caso in cui si utilizzi l’app).

Prima di decidere quale software per la fatturazione elettronica adottare, analizza questi aspetti. Solo così potrai fare una scelta ponderata e corretta per la tua attività.

 

3. Multiutenza e multiazienda

Man mano che la tua attività cresce, potresti dover affidare la gestione della fatturazione e di questioni burocratiche a dipendenti e/o collaboratori.

Il software di fatturazione elettronica e gestione aziendale dovrebbe quindi offrirti la multiutenza, ossia la capacità di far accedere altre persone all’account aziendale, con credenziali proprie e permessi di visione specifici.

In questo modo, potrai delegare alcuni compiti ad altre persone, con la sicurezza che possano vedere e fare solo quello che tu hai stabilito.

Nel caso tu abbia più di un’azienda, il programma deve concederti la possibilità di creare un ulteriore account aziendale, a cui passare in pochi istanti. Ciò ricade nella definizione di multiazienda.

 

4. Prezzo

In ultimo, non puoi di certo trascurare la questione di quanto costa il software.  Ogni programma ha un suo tariffario e ne esistono alcuni che sono anche gratuiti.

Se hai poche esigenze, un programma gratuito potrebbe anche andare bene, ma se vuoi avere tutto sempre sotto controllo, è necessario fare affidamento su una soluzione a pagamento che metta a disposizione varie funzionalità.

Il costo varia in base alle funzioni offerte e può essere mensile o annuale.

La questione del prezzo è molto delicata e, in un primo momento, potresti avere la tentazione di scegliere un software di fatturazione elettronica gratis, per risparmiare.

Tuttavia, questa decisione può non essere la migliore e, addirittura, risultare costoso, in termini di tempo sprecato ed errori da affrontare.

Dunque, quando conviene un programma gratuito? Quando, invece, è meglio ricorrere a un software a pagamento, più completo ed efficiente? Lo scopriremo nel prossimo capitolo.

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