Tesoreria aziendale: cos’è, come funziona e come gestirla
La tesoreria aziendale favorisce la gestione ottimale dei flussi di cassa, fornendo una panoramica sempre aggiornata. Vediamo di cosa si tratta.
Autore: Fatture in Cloud
Autore: Fatture in Cloud
I processi che influenzano lo “stato di salute” di un’azienda sono molteplici. Molti di questi sono endogeni, cioè possono essere controllati direttamente dall’impresa, altri sono invece esogeni e devono necessariamente essere affrontati a posteriori, tentando di limitare i loro effetti.
Fondamentale, in questo scenario, la gestione della tesoreria. Come vedremo in dettaglio tra poco, è grazie a questi strumenti che le aziende sono in grado di gestire le attività correnti (pagare stipendi e fornitori, mutui e prestiti, riscuotere fatture e crediti) e progettare quelle future, oltre a far fronte a eventi imprevisti.
Cerchiamo di capire insieme che cos’è la tesoreria aziendale, come funziona la gestione della tesoreria e perché è di così grande importanza.
Indice
La tesoreria aziendale è l'insieme di tutte quelle attività di gestione e di previsione finalizzate a mantenere positivo il flusso di cassa, o cash flow.
Nel capitolo 3 di questa guida abbiamo già affrontato il concetto di flusso di cassa: in poche parole, si tratta della differenza tra le entrate e le spese che un’azienda affronta in un determinato lasso di tempo.
Spesso, nel linguaggio di tutti i giorni, i concetti di cassa e tesoreria vengono confusi, ma indicano elementi differenti. La cassa è la liquidità disponibile in un dato momento, mentre la tesoreria riunisce i processi che la mantengono in equilibrio nel tempo.
La tesoreria aziendale si occupa quindi dell’ottimizzazione dei flussi finanziari e monetari per assicurare una gestione quanto più possibile armoniosa e virtuosa della cassa. L’obiettivo è quello di essere sempre solvibili ed evitare pericolose crisi di liquidità.
Se vuoi sapere di più su solvibilità e crisi di liquidità, leggi il capitolo 4 di questa guida, dedicato alla liquidità aziendale.
Nella gestione della tesoreria ci si concentra su tre aspetti fondamentali, grazie ai quali puoi avere sotto controllo il flusso monetario e assicurare la solvibilità dell'azienda, cioè la capacità di pagare spese e debiti.
Questi tre aspetti convergono verso un obiettivo più ampio: la gestione della tesoreria punta a garantire liquidità sufficiente per operare e pagare i debiti e allo stesso tempo migliora la trasparenza finanziaria dell'azienda verso banche e altri partner.
Come abbiamo visto, la tesoreria si occupa di garantire la solvibilità aziendale. Ossia, ha il compito di assicurare che in cassa ci sia sempre liquidità a sufficienza per far fronte alle spese correnti: pagare stipendi ed effettuare versamenti agli enti di previdenza sociale, restituire le rate dei mutui e dei prestiti, finanziare progetti di sviluppo, pagare i fornitori e così via.
Non solo: in cassa e nei conti correnti aziendali deve esserci liquidità a sufficienza anche per far fronte a spese impreviste. L’azienda, ad esempio, potrebbe essere oggetto di accertamento fiscale e potrebbe trovarsi a dover pagare una cartella dell’Agenzia delle Entrate. O, ancora, in caso di licenziamento di un dipendente, l’azienda deve essere in grado di corrispondergli il TFR ed eventuali ferie o permessi non goduti.
Trascurare la tesoreria espone l'azienda a rischi concreti, dai ritardi nei pagamenti alla perdita di fiducia da parte di banche e fornitori. Non esiste una soglia di fatturato o un momento ideale per iniziare a occuparsene: prima diventa parte della routine aziendale, meglio è.
Dalla corretta gestione della tesoreria, quindi, passa la possibilità dell’azienda di continuare a operare nel breve e medio termine e progettare il futuro. Solo attraverso un’accorta politica monetaria frutto di un’ottimizzazione della tesoreria potrai possibile ricavare risorse da investire in nuovi progetti senza esser costretti a ricorrere a finanziamenti e prestiti.
Gestire e armonizzare incassi e uscite. Volendo essere particolarmente sintetici, le attività della tesoreria potrebbero essere riassunte in queste cinque parole. Chi lavora alla gestione della tesoreria, infatti, deve far sì che il livello di liquidità disponibile nella cassa e nei conti correnti dell’azienda non scenda mai al di sotto della soglia di guardia.
Affinché ciò sia possibile, la tesoreria è chiamata a svolgere diverse attività, sia gestionali, sia di previsione, che le consentono di dare risposta alle diverse esigenze che possono emergere tanto nell’immediato, quanto nel medio e lungo periodo.
Nello specifico, nella gestione della tesoreria rientrano:
Nelle grandi aziende dove il dipartimento finanziario è composto da diversi professionisti, è molto probabile che ci sia una persona (o addirittura più di una) il cui unico compito è quello di gestire la tesoreria e tutti i processi a essa connessi. Stiamo parlando del tesoriere, il cui ruolo assume un’importanza strategica all’interno della gestione finanziaria ed economica dell’azienda.
Esattamente, però, che cosa fa un tesoriere e quali sono le sue mansioni principali? Chiamato anche cash manager o gestore della liquidità aziendale, il tesoriere si occupa principalmente della gestione dei flussi monetari e finanziari dell’azienda.
Insomma, è un po’ il “deus ex machina” del dipartimento finanziario, dalla cui capacità gestionale e di programmazione dipende non solo la possibilità di finanziarie la progettazione e lo sviluppo di nuovi macchinari o nuovi servizi, ma anche la capacità di far fronte alle spese correnti (bollette, stipendi, prestiti, mutui e così via).
Se nelle grandi realtà industriali la tesoreria è un dipartimento spesso indipendente, con molti addetti e un direttore a soprintendere il tutto, nelle piccole aziende la figura del tesoriere si fonde con quella del contabile e del responsabile finanziario. Insomma, ci sarà un’unica persona a svolgere più ruoli, con tutte le difficoltà e le complicazioni che questo può portare.
Un grande aiuto può arrivare da software che permettono sia di avere una panoramica generale dell’andamento delle entrate e le uscite aziendali, sia di automatizzare alcune operazioni ripetitive e ricordarti delle scadenze. In questo modo non solo potrai possibile ottimizzare tempi e risorse, ma si eviteranno anche errori grossolani (come il mancato pagamento di bollette, rate di mutui e prestiti e così via).
Fatture in Cloud, ad esempio, ti offre diversi strumenti:Scopri tutte le funzionalità di Fatture in Cloud >
- la prima nota, per monitorare entrate e uscite, che si compila in automatico con le fatture attive e passive,
- lo scadenzario, che si completa con le scadenze delle fatture in entrata e in uscita,
- ...e altri ancora.
Dalla riconciliazione bancaria puoi ricavare informazioni molto utili nell’ottica della corretta gestione della tesoreria della tua azienda. Attraverso questo strumento, infatti, puoi confrontare incassi e uscite con le voci registrate in contabilità e verificare che tutto corrisponda.
Capita spesso, infatti, di annotare in contabilità aziendale fatture ancora da riscuotere oppure non inseriscano pagamenti ricorrenti ancora da effettuare. Attraverso una ricognizione monetaria e finanziaria – la riconciliazione bancaria, per l’appunto – puoi verificare la piena corrispondenza tra gli effettivi flussi monetari di cassa e le registrazioni contabili.
La riconciliazione bancaria permette così di conoscere con un maggior grado di accuratezza quale sia l’effettivo livello di liquidità, di valutare la correttezza delle voci iscritte a bilancio e di ottimizzare l'intera gestione della contabilità.
C’è da dire, però che si tratta di un’operazione piuttosto complessa e che potrebbe richiedere anche molto tempo, soprattutto nelle piccole realtà aziendali dove l’intera gestione economica è nelle mani di una, al massimo due persone.
I software di gestione aziendale permettono di condurre la riconciliazione bancaria automatica. Questi programmi infatti consentono di importare in automatico i dati del conto bancario aziendale e di riconciliarli in pochi clic con i dati e i documenti presenti nel software.
Con Fatture in Cloud esegui la riconciliazione bancaria in automatico, risparmiando tempo ed evitando gli errori. Scopri di più sulla riconciliazione bancaria con Fatture in Cloud >
Se ti trovi a dover gestire la tesoreria della tua azienda, ci sono alcune piccole azioni che consentono di ottimizzare tempi, risorse (umane e monetarie) e ottenere risultati migliori.
Di seguito trovi alcuni consigli utili, soprattutto se lavori in una piccola azienda e svolgi più di un ruolo contemporaneamente.
Un software di tesoreria è uno strumento che centralizza il controllo della liquidità aziendale: consolida i saldi bancari, monitora i flussi in entrata e in uscita e costruisce previsioni su orizzonti diversi, dal giornaliero al pluriennale. Come abbiamo già visto nel capitolo, alleggerisce il lavoro di chi gestisce la liquidità.
Capiamo allora nel dettaglio cosa cambia, in concreto, tra una gestione affidata solo a fogli di calcolo e una supportata da uno strumento pensato per questo scopo.
Nella maggior parte delle piccole e medie imprese la tesoreria viene ancora gestita con fogli Excel. Possono essere utili quando i dati sono pochi, ma richiedono un aggiornamento costante e manuale, con un elevato rischio di errori.
Passare a un software dedicato permette di recuperare gran parte di questo tempo e di azzerare gli errori. Hai sempre a disposizione dati aggiornati in tempo reale, senza dover confrontare fogli gestiti da persone diverse.
Oltre a questo, strumenti di questo tipo permettono di monitorare le scadenze con precisione e di prendere decisioni più consapevoli, supportate da previsioni affidabili.
TeamSystem Tesoreria è la soluzione di tesoreria che si alimenta in automatico con i dati di Fatture in Cloud, senza bisogno di export o configurazioni aggiuntive.
Tutte le informazioni sulla liquidità confluiscono in un'unica dashboard, eliminando i fogli sparsi da controllare. Qui trovi il saldo dei conti in tempo reale, il cash flow previsionale a 30, 60 e 90 giorni e le scadenze di clienti e fornitori sempre aggiornate.
Un assistente basato sull'intelligenza artificiale segnala in anticipo i rischi di cassa più rilevanti, così puoi intervenire prima che un ritardo di pagamento diventi un problema concreto per la tua azienda.
Cosa succede se, per una ragione o per l’altra, avessi bisogno di fondi per affrontare un periodo di difficoltà o per fare un investimento sul lungo periodo? Dovrai ricorrere ad una o più fonti di finanziamento, che esamineremo nel capitolo seguente.