Capitolo n° 5

Tesoreria aziendale: cos’è, come funziona e come gestirla

La tesoreria aziendale favorisce la gestione ottimale dei flussi di cassa, fornendo una panoramica sempre aggiornata. Vediamo di cosa si tratta.

Autore: Fatture in Cloud

 

I processi che influenzano lo “stato di salute” di un’azienda sono molteplici. Molti di questi sono endogeni, cioè possono essere controllati direttamente dall’impresa, altri sono invece esogeni e devono necessariamente essere affrontati a posteriori, tentando di limitare i loro effetti.

Fondamentale, in questo scenario, la gestione della tesoreria. Come vedremo in dettaglio tra poco, è grazie a questi strumenti che le aziende sono in grado di gestire le attività correnti (pagare stipendi e fornitori, mutui e prestiti, riscuotere fatture e crediti) e progettare quelle future, oltre a far fronte a eventi imprevisti.

Cerchiamo di capire insieme che cos’è la tesoreria aziendale, come funziona la gestione della tesoreria e perché è di così grande importanza.

 

Tesoreria di un'azienda: cos'è

La tesoreria aziendale è l’insieme di tutte quelle attività – di gestione, di previsione e di programmazione – per far sì che il flusso di cassa, o cash flow, sia positivo.

Nel capitolo 3 di questa guida abbiamo già affrontato il concetto di flusso di cassa: in poche parole, si tratta della differenza tra le entrate e le spese che un’azienda affronta in un determinato lasso di tempo.

La tesoreria aziendale si occupa quindi dell’ottimizzazione dei flussi finanziari e monetari per assicurare una gestione quanto più possibile armoniosa e virtuosa della cassa. L’obiettivo è quello di essere sempre solvibili ed evitare pericolose crisi di liquidità.

Se vuoi sapere di più su solvibilità e crisi di liquidità, leggi il capitolo 4 di questa guida, dedicato alla liquidità aziendale.

 

Gestione della tesoreria aziendale: cosa s'intende

Nella gestione della tesoreria ci si concentra su tre aspetti fondamentali, grazie ai quali puoi avere possibile avere sotto controllo il flusso monetario e assicurare la solvibilità dell’azienda.

• Monitoraggio dei flussi di cassa. Attraverso il controllo continuo e in tempo reale delle entrate e delle uscite dalla cassa aziendale puoi avere sempre un dato preciso e puntuale del livello di liquidità disponibile in cassa e nei conti aziendali.
• Analisi previsionale. Saper prevedere quali saranno le entrate e le uscite delle settimane e dei mesi successivi è fondamentale per evitare crisi di liquidità. Nella gestione della tesoreria, le attività di analisi previsionali (che tengono conto, ad esempio, di scadenze fiscali, stagionalità e appuntamenti fissi) sono complementari al monitoraggio “in tempo reale” dei flussi di cassa e permettono di programmare investimenti e altre attività straordinarie.
• Risk management. Al fianco delle analisi previsionali è necessario condurre anche attività di gestione del rischio, attraverso le quali è possibile ridurre l’impatto negativo di eventi non prevedibili – come una pandemia, una guerra o una crisi economica globale – sull’operatività aziendale.

 

Perché è importante gestire la tesoreria

Come abbiamo visto, la tesoreria si occupa di garantire la solvibilità aziendale. Ossia, ha il compito di assicurare che in cassa ci sia sempre liquidità a sufficienza per far fronte alle spese correnti: pagare stipendi ed effettuare versamenti agli enti di previdenza sociale, restituire le rate dei mutui e dei prestiti, finanziare progetti di sviluppo, pagare i fornitori e così via.

Non solo: in cassa e nei conti correnti aziendali deve esserci liquidità a sufficienza anche per far fronte a spese impreviste. L’azienda, ad esempio, potrebbe essere oggetto di accertamento fiscale e potrebbe trovarsi a dover pagare una cartella dell’Agenzia delle Entrate. O, ancora, in caso di licenziamento di un dipendente, l’azienda deve essere in grado di corrispondergli il TFR ed eventuali ferie o permessi non goduti.

Dalla corretta gestione della tesoreria, quindi, passa la possibilità dell’azienda di continuare a operare nel breve e medio termine e progettare il futuro. Solo attraverso un’accorta politica monetaria frutto di un’ottimizzazione della tesoreria potrai possibile ricavare risorse da investire in nuovi progetti senza esser costretti a ricorrere a finanziamenti e prestiti.

 

Gestione della tesoreria: le attività

Gestire e armonizzare incassi e uscite. Volendo essere particolarmente sintetici, le attività della tesoreria potrebbero essere riassunte in queste cinque parole. Chi lavora alla gestione della tesoreria, infatti, deve far sì che il livello di liquidità disponibile nella cassa e nei conti correnti dell’azienda non scenda mai al di sotto della soglia di guardia.

Affinché ciò sia possibile, la tesoreria è chiamata a svolgere diverse attività, sia gestionali, sia di previsione, che le consentono di dare risposta alle diverse esigenze che possono emergere tanto nell’immediato, quanto nel medio e lungo periodo.

Nello specifico, nella gestione della tesoreria rientrano:

• predisposizione e aggiornamento del piano finanziario aziendale,
• monitoraggio costante del fabbisogno di liquidità,
• individuazione delle fonti di finanziamento a breve e lungo termine per lo sviluppo dell’azienda,
• ottimizzazione dei costi dei prodotti finanziari,
• risk management,
• mantenimento dei rapporti con banche e istituti di credito,
• elaborazione piani di previsione sugli incassi a breve e medio termine.

 

Chi si occupa della gestione della tesoreria

Nelle grandi aziende dove il dipartimento finanziario è composto da diversi professionisti, è molto probabile che ci sia una persona (o addirittura più di una) il cui unico compito è quello di gestire la tesoreria e tutti i processi a essa connessi. Stiamo parlando del tesoriere, il cui ruolo assume un’importanza strategica all’interno della gestione finanziaria ed economica dell’azienda.

Esattamente, però, che cosa fa un tesoriere e quali sono le sue mansioni principali? Chiamato anche cash manager o gestore della liquidità aziendale, il tesoriere si occupa principalmente della gestione dei flussi monetari e finanziari dell’azienda.

Insomma, è un po’ il “deus ex machina” del dipartimento finanziario, dalla cui capacità gestionale e di programmazione dipende non solo la possibilità di finanziarie la progettazione e lo sviluppo di nuovi macchinari o nuovi servizi, ma anche la capacità di far fronte alle spese correnti (bollette, stipendi, prestiti, mutui e così via).

Se nelle grandi realtà industriali la tesoreria è un dipartimento spesso indipendente, con molti addetti e un direttore a soprintendere il tutto, nelle piccole aziende la figura del tesoriere si fonde con quella del contabile e del responsabile finanziario. Insomma, ci sarà un’unica persona a svolgere più ruoli, con tutte le difficoltà e le complicazioni che questo può portare.

Un grande aiuto può arrivare da software che permettono sia di avere una panoramica generale dell’andamento delle entrate e le uscite aziendali, sia di automatizzare alcune operazioni ripetitive e ricordarti delle scadenze. In questo modo non solo potrai possibile ottimizzare tempi e risorse, ma si eviteranno anche errori grossolani (come il mancato pagamento di bollette, rate di mutui e prestiti e così via).

Fatture in Cloud, ad esempio, ti offre diversi strumenti:

• la prima nota, per monitorare entrate e uscite, che si compila in automatico con le fatture attive e passive,
• lo scadenzario, che si completa con le scadenze delle fatture in entrata e in uscita,
• ...e altri ancora.

Scopri tutte le funzionalità di Fatture in Cloud >

 

Il ruolo della riconciliazione bancaria

Dalla riconciliazione bancaria puoi ricavare informazioni molto utili nell’ottica della corretta gestione della tesoreria della tua azienda. Attraverso questo strumento, infatti, puoi confrontare incassi e uscite con le voci registrate in contabilità e verificare che tutto corrisponda.

Capita spesso, infatti, di annotare in contabilità aziendale fatture ancora da riscuotere oppure non inseriscano pagamenti ricorrenti ancora da effettuare. Attraverso una ricognizione monetaria e finanziaria – la riconciliazione bancaria, per l’appunto – puoi verificare la piena corrispondenza tra gli effettivi flussi monetari di cassa e le registrazioni contabili.

La riconciliazione bancaria permette così di conoscere con un maggior grado di accuratezza quale sia l’effettivo livello di liquidità; valutare la correttezza delle voci iscritte a bilancio e ottimizzare l’intera gestione della contabilità.

C’è da dire, però che si tratta di un’operazione piuttosto complessa e che potrebbe richiedere anche molto tempo, soprattutto nelle piccole realtà aziendali dove l’intera gestione economica è nelle mani di una, al massimo due persone.

I software di gestione aziendale permettono di condurre la riconciliazione bancaria automatica. Questi programmi infatti consentono di importare in automatico i dati del conto bancario aziendale e di riconciliarli in pochi clic con i dati e i documenti presenti nel software.

Con Fatture in Cloud esegui la riconciliazione bancaria in automatico, risparmiando tempo ed evitando gli errori. Scopri di più sulla riconciliazione bancaria con Fatture in Cloud >

 

Consigli per la gestione della tesoreria

Se ti trovi a dover gestire la tesoreria della tua azienda, ci sono alcune piccole azioni che consentono di ottimizzare tempi, risorse (umane e monetarie) e ottenere risultati migliori.

Di seguito troverai 3 (+1) consigli molto utili soprattutto se lavori in una piccola azienda e svolgi più di un ruolo contemporaneamente.

1. Attenzione al flusso di cassa. La base di una buona gestione della tesoreria è senza ombra di dubbio il cashflow. Dall’analisi in tempo reale delle entrate e delle uscite avrai sempre un quadro generale – ma allo stesso tempo preciso – dei soldi disponibili in cassa e sui conti correnti.
    
2. Sii previdente. Ormai l’avrai imparato da te, ma non va mai sottovalutata l’importanza di saper fare previsioni, anche se non precise al 100%.
   Ti consigliamo, soprattutto, di:
   • tenere conto delle spese programmate e delle scadenze fiscali;
   • valutare la capacità di pagamento dei tuoi creditori e, nel caso, stimare al ribasso i crediti che dovresti riscuotere nelle prossime settimane e mesi;
   • analizzare l’età dei tuoi dipendenti e registra le date dei possibili pensionamenti.
      
   Mettendo a fattor comune questi dati – e molti altri – sarai in grado di prevedere il flusso di cassa con un buon margine di tempo (ed errore), ottimizzando così la gestione della tesoreria.


3. Ottimizza. Dati alla mano, valuta se sei in grado di acquistare il nuovo macchinario o finanziare il piano di sviluppo facendo ricorso esclusivamente a risorse proprie (ossia, già presenti in cassa). Così facendo riuscirai a ottimizzare le spese, evitando di sprecare denaro in interessi su prestiti o mutui ipotecari.
    
4. Fidati degli amici. In questo scenario, ci sono degli amici di cui ti puoi assolutamente fidare: si tratta dei software gestionali grazie alle quali potrai ottimizzare sforzi, risorse e tempo. Abbiamo già detto, ad esempio, che possono esserti utili a gestire i flussi di cassa mettendoti a disposizione un pannello di controllo intuitivo e semplice da utilizzare. Allo stesso tempo, programmi di questo genere facilitano le operazioni di riconciliazione bancaria, rendendo molto più semplice e veloce l’operazione e riducendo al minimo il rischio di errori.

Gestire la tesoreria ti permette di assicurare alla tua azienda le risorse necessarie per continuare ad operare nel presente e stabilire progetti per il futuro.

Ma cosa succede se, per una ragione o per l’altra, avessi bisogno di fondi per affrontare un periodo di difficoltà o per fare un investimento sul lungo periodo? Dovrai ricorrere ad una o più fonti di finanziamento, che esamineremo nel capitolo seguente.