La gestione di incassi e pagamenti è un’attività fondamentale per qualunque tipologia di azienda o Partita Iva individuale e la sua organizzazione e il controllo possono determinare il successo o il fallimento della tua iniziativa imprenditoriale.
Per capire meglio come addentrarsi in questa attività di gestione, partiamo da una definizione. Il flusso di cassa, o cash flow, è composto da incassi (in entrata) provenienti da vendite, finanziamenti o rendimenti sugli investimenti e pagamenti (in uscita) verso servizi, utenze, forniture, imposte.
Non dedicare attenzione a questo aspetto fin dall’apertura della partita iva utilizzando anche un software per la gestione di incassi e pagamenti, può portarti ad alcuni problemi, come ritrovarti a corto di liquidità e non riuscire a pagare fornitori o acquistare merci. Questo è tanto più vero se trascorre molto tempo tra il momento in cui i clienti dovrebbero pagare l’azienda e le scadenze da rispettare per spese, fornitori e dipendenti.
Gestire incassi e pagamenti in modo organizzato ti permette di avere sempre a disposizione capitale operativo (cioè risorse per sostenere l’attività dell’azienda), limitandone al minimo il suo utilizzo, così da lasciarlo per superare momenti di stallo o difficoltà.
Anche se può sembrare materia complessa, ci sono alcune indicazioni fondamentali che possono aiutarti a orientarti in questa materia e a impostare la giusta gestione di incassi e pagamenti anche per la tua impresa.
Perché è importante gestire con attenzione incassi e pagamenti
La gestione pagamenti così come la gestione incassi è una procedura fondamentale per far quadrare i conti a fine anno, che spesso viene sottovalutata. All’interno della gestione dei flussi, rientrano diverse procedure contabili e burocratiche.
Se desideri impostare solide basi per la crescita della tua azienda, uno dei pilastri è certamente impostare in modo corretto e organizzato la gestione pagamenti dei clienti e la gestione pagamenti dei fornitori. Se tanti sono i vantaggi di cui puoi beneficiare con una adeguata gestione di incassi e pagamenti, tre sono quelli più importanti:
1. Per capire quanta liquidità hai a disposizione
Gestire incassi e pagamenti in modo preciso ti permette di sapere in qualunque momento quanta liquidità hai a disposizione.
Avere infatti registri di spese, investimenti, pagamenti in entrata, conti attivi e passivi, inventari aggiornati e controllati, ti aiuta a calcolare e capire in un determinato momento su quanta riserva di denaro monetizzabile (cioè spendibile nell’immediato) puoi fare affidamento.
Tanti sono gli incassi e pagamenti di cui l’azienda deve tenere traccia, dal pagare i fornitori, ad acquistare merci e materiali, passando per il pagamento dei dipendenti o delle tasse. Puoi dover sostenere costi imprevisti o investimenti necessari per l’impresa: l’organizzazione dei conti fa sì che tu abbia sempre sotto controllo non solo entrate e uscite, ma tutto ciò che ha a che fare con le risorse finanziarie dell’impresa.
In questo modo, la tua azienda sarà competitiva, in grado di affrontare più facilmente difficoltà e mantenersi attiva, garantendo all’attività la flessibilità necessaria per crescere e generare profitto, anche nei periodi più difficili.
2. Per essere in grado di sopperire ad eventuali ritardi negli incassi
Gestire i flussi di cassa dell’azienda in modo puntuale ti permette di essere in grado di sopperire a problematiche, come i ritardi negli incassi. Una possibilità statisticamente in diminuzione, ma in cui è ancora possibile incorrere.
A dirlo sono i dati dello Studio Pagamenti 2022 realizzato da Cribis, società` del Gruppo CRIF specializzata nella business information, e dal gruppo partner Dun & Bradstreet. Lo studio ha analizzato le abitudini di pagamento delle imprese in 38 Paesi del mondo che rappresentano circa il 90% del PIL mondiale e le principali economie con cui le imprese italiane hanno rapporti commerciali, con l’obiettivo di fornire un quadro dettagliato della situazione mondiale e nazionale dei pagamenti delle aziende. Anche se la situazione è in miglioramento rispetto agli anni precedenti, in Italia la puntualità dei pagamenti si attesta al (solo) 38,5%, posizionando il nostro paese al 25° posto a livello mondiale e in Europa dietro a Germania, UK, Francia e Spagna in Europa. Insomma, l’Italia sembra fare meglio solo di Grecia, Romania, Serbia, Portogallo, Croazia, Turchia e Bulgaria. Se poi tra i ritardi si considerano quelli gravi, si raggiunge il 10,5%.
3. Perché può influenzare il rating bancario
Una corretta gestione di incassi e pagamenti può influenzare in positivo il rating bancario.
Tutti gli istituti di credito infatti utilizzano un metodo specifico per assegnare un punteggio definito rating basato sulla disponibilità economica dell’azienda che lo richiede. Il rating aiuta la banca a stabilire il livello di rischio che corre a concedere un prestito o un finanziamento all’impresa, e quindi a decidere se concederlo o meno.
Un buon punteggio di rating permette quindi all’azienda di accedere più facilmente a prestiti o finanziamenti e di negoziarne l’importo. Non solo: un alto livello di rating può aiutare le imprese ad accedere a sistemi di finanza alternativa, come le diverse tipologie di raccolta fondi a sostegno di progetti innovativi, dall'equity crowdfunding al reward based crowdfunding.
Per stabilire il punteggio da assegnare, e quindi la classe di merito in cui inserire l’azienda, l’istituto di credito prende in considerazione diverse componenti. Attraverso un calcolo piuttosto complesso, il rating si basa sull’analisi di dati di tipo quantitativo, le caratteristiche finanziarie dell’azienda, e qualitativo, il settore di appartenenza e la credibilità dell’attività.
In particolare, all’interno dei dati quantitativi, rientrano alcuni parametri ricavati dai bilanci dell’azienda:
- la liquidità: viene analizzata la capacità dell’azienda di creare condizioni di equilibrio finanziario a breve e medio termine. Non si considerano quindi solo i dati più attuali, ma l’andamento nel corso del tempo;
- gli scoperti e gli sconfinamenti di conto: quando la liquidità viene a mancare, l’azienda può incorrere in saldi del conto in negativo senza fido (scoperti di conto), o in un esaurimento della liquidità aziendale e di quella aggiuntiva concessa dalla banca (sconfinamenti di conto). Scoperti e sconfinamenti vengono valutati negativamente ai fini del rating, soprattutto se vi si ricorre di frequente;
- la solidità: prende in considerazione gli asset aziendali, la consistenza di beni e delle attività svolte dall’azienda;
- la redditività: viene presa in analisi la capacità dell’impresa di creare valore e conseguire profitto;
- la produttività: viene valutata e confrontata sulla base di alcuni indici gli stessi indici di altre aziende del settore.
Come gestire incassi e pagamenti
Come abbiamo visto, occuparsi della gestione pagamenti e incassi significa organizzare attività amministrative complesse. Non è sufficiente tenere in ordine conti e pagamenti, ma è importante controllare pagamenti clienti e fornitori in scadenza, tenere sotto controllo i flussi di cassa, chiudere le fatture saldate. Il processo è articolato, ma gestirlo in modo efficiente permette di ottimizzare le risorse, economiche e di tempo, dell’azienda. Per gestire incassi e pagamenti di clienti e fornitori al meglio, è importante considerare alcuni aspetti:
- Conoscere i fondamentali strumenti di pagamento: sapere come funzionano gli strumenti di pagamento più importanti permette di capire le caratteristiche di ognuno e quale preferisci far utilizzare ai tuoi clienti, stabilendo come farti pagare, e quale vuoi utilizzare con i tuoi fornitori, stabilendo come tu li pagherai.
- Capire quali strumenti/documenti/operazioni possono tornare utili per gestire incassi e pagamenti: organizzare significa anche avvalersi di strumenti utili per tenere traccia, suddividere documenti e transazioni. Tra questi, certamente fondamentali sono l’utilizzo dello scadenzario, un registro contabile nel quale inserire tutte le più importanti scadenze contabili da rispettare, l’uso della prima nota, la prima annotazione di tutte le operazioni e i movimenti finanziari effettuate quotidianamente dall’azienda, e della riconciliazione bancaria, la verifica puntuale della corrispondenza tra registrazioni contabili e movimenti riportati nell’estratto conto bancario.
- Seguire alcune buone pratiche per farsi pagare dai clienti con puntualità e rendere più veloce il pagamento ai fornitori. Tante sono le buone pratiche che l’azienda può scegliere di mettere in atto per assicurarsi il pagamenti da parte dei clienti, tra queste l’uso di una comunicazione chiara, l’emissione di fatture precise e puntuali e un tempestivo uso di solleciti, per limitare la percentuale di insoluti della tua azienda. Lo vedremo nel dettaglio nei capitoli dedicati a come farsi pagare dai clienti e al sollecito di pagamento.
Ma andiamo con ordine e vediamo quali sono i principali strumenti di pagamento che puoi utilizzare per pagare i fornitori e incassare dai clienti.