Capitolo n° 1

Cos’è la gestione finanziaria: definizione, fasi e aree di gestione

Cos’è la gestione finanziaria e perché è così importante per la sopravvivenza e lo sviluppo delle aziende, anche di quelle più piccole? Scopriamolo insieme.

Autore: Fatture in Cloud

 

Non ci si improvvisa imprenditori. Neanche se si dovesse avere un'idea che, almeno idealmente, è in grado di rivoluzionare un settore produttivo ed economico. Per fare impresa è importante acquisire concetti basilari come quello della gestione finanziaria, della gestione economica e fiscale di un'azienda.

Anche se può apparire strano, infatti, moltissime persone, anche con idee imprenditoriali brillanti ed estremamente valide, si avventurano nel mondo dell'impresa senza conoscere che cos'è la gestione finanziaria aziendale, finendo con l'ottenere cocenti delusioni, quando non pesanti perdite economiche.

Se anche tu vorresti capire di più sulla gestione finanziaria di un’impresa, non preoccuparti. Nei prossimi paragrafi ti guideremo alla scoperta di questo mondo partendo da una definizione di gestione finanziaria, in modo che tu possa comprendere in maniera semplice e immediata a cosa ci si riferisce.

Vedremo poi tutti gli aspetti legati a questa materia, così da fornirti un quadro completo e dettagliato su cosa debba aspettarti.

 

Cos'è la gestione finanziaria: definizione

Quando parliamo di gestione finanziaria aziendale, ci riferiamo a tutte quelle attività che riguardano la gestione del denaro, del flusso di cassa e tutte le azioni che il management di un’azienda mette in atto per reperire fondi necessari a finanziare il piano strategico aziendale (il business plan) e mantenere un flusso di cassa positivo.

Detto in parole più semplici, la gestione finanziaria permette all’azienda di avere sempre un’idea precisa e puntuale di quella che è la situazione finanziaria e di cassa.

Se, ad esempio, stai pensando di fare un investimento per acquistare un nuovo macchinario o vuoi sviluppare un nuovo prodotto, grazie alla gestione finanziaria potrai capire quale sarà l’impatto della spesa sui tuoi conti, se hai bisogno di un prestito o di finanziatori per realizzare il progetto o se corri il rischio di ritrovarti in dissesto.

 

Perché è importante la gestione finanziaria per un'azienda

Dalla definizione di gestione finanziaria che abbiamo appena dato è facile intuire che si tratta di un’attività strategica per la sostenibilità aziendale, tanto nel breve quanto nel lungo periodo.

Nella fase di start-up, ad esempio, è tramite un’attenta gestione finanziaria che potrai individuare le risorse necessarie ad attuare il business.

Nel medio e lungo periodo, invece, la gestione finanziaria aziendale ti permetterà di dare continuità all’attività di impresa anche tramite lo sviluppo di nuove opportunità di business.

Dalla gestione del cash flow e dal reperimento di nuove risorse finanziarie potrai infatti capire se è possibile creare nuovi prodotti o servizi da aggiungere al catalogo aziendale.

Inoltre, potrai avere sempre un quadro dettagliato della condizione di cassa e capire se potrebbero esserci problemi di sostenibilità tanto nell’immediato, quanto nel medio e lungo periodo.

In questi processi, il supporto di professionisti e di software è sicuramente di grande aiuto: ti solleverà da molte incombenze, permettendoti di risparmiare tempo e denaro.

 

Cosa comprende la gestione finanziaria aziendale?

La gestione finanziaria aziendale comprende un insieme di attività che vanno oltre il semplice controllo dei conti.

Riguarda infatti la pianificazione, il budget e il controllo finanziario, con l'obiettivo di utilizzare i fondi in modo efficiente per raggiungere gli obiettivi dell'impresa.

Include anche l’analisi di come le risorse vengono acquisite e gestite, inclusi gli investimenti e il denaro destinato ai diversi progetti aziendali.

Rientrano nella gestione finanziaria di un’azienda le seguenti attività:

• monitoraggio dei flussi di cassa,
• definizione degli obiettivi finanziari da raggiungere e del fabbisogno finanziario,
• strategie per aumentare la redditività dell'azienda nel tempo,
• pianificazione della liquidità aziendale,

Componenti operative: bilanci, contabilità e riconciliazione bancaria

Tra le componenti più concrete della gestione finanziaria rientrano la produzione di bilanci e conti economici, insieme alla tenuta dei registri contabili (libro giornale, mastrini, partitario e registri IVA).

A questi si aggiungono le registrazioni delle fatture di acquisto e di vendita, il piano dei conti, il monitoraggio dei saldi, la gestione dei cespiti e gli adempimenti IVA.

Un ruolo centrale spetta alla riconciliazione bancaria, il processo che confronta i movimenti registrati in contabilità con quelli effettivamente transitati sui conti aziendali. Farla a mano richiede tempo e aumenta il rischio di errori, soprattutto quando le fatture e le scadenze non sono collegate ai movimenti bancari.

La riconciliazione bancaria di Fatture in Cloud rende semplice questa operazione: i movimenti bancari vengono importati in automatico collegando il conto corrente e l'intelligenza artificiale ti suggerisce i documenti a cui collegarli.

 

Le fasi della gestione finanziaria

Quando parliamo delle fasi della gestione finanziaria, possiamo riferirci a due approcci molti diversi tra loro, entrambi ugualmente validi: quello operativo e quello temporale.

Il primo ci aiuta a capire cosa fa un manager finanziario e come si articola il suo lavoro; il secondo, invece, è utile a capire quali sono le dinamiche interne aziendali e come la gestione finanziaria incida su di esse.

Fasi della gestione finanziaria: l’analisi operativa

Da un punto di vista operativo, la gestione finanziaria si articola in quattro fasi. Ognuna di queste è dedicata a una differente attività necessaria all’attuazione del business plan.

• Stabilire il fabbisogno finanziario. Una volta approvato il piano di sviluppo strategico, dovrai reperire le risorse per finanziarlo. Prima di tutto, quindi, è necessario stabilire di quante risorse ci sarà bisogno per raggiungere gli obiettivi prefissi e, allo stesso tempo, garantire l’operatività aziendale.
• Reperire le risorse necessarie. Prestiti e mutui, finanziamenti da restituire o a fondo perduto, aumenti di capitale, risorse disponibili in cassa. Nella seconda fase individui quali sono le risorse per coprire il fabbisogno emerso dalla prima fase.
• Analizzare la propria situazione finanziaria e quella del proprio portafoglio clienti. In questa fase entra più propriamente in gioco la gestione del flusso di cassa e le previsioni sulla solvibilità nel breve e medio periodo. Dovrai analizzare la situazione finanziaria aziendale e, nei limiti del possibile, quella dei clienti, in modo da valutare se il flusso di cassa nei giorni, settimane e mesi successivi sarà positivo.
• Fare previsioni per il futuro. Chi si occupa di gestione finanziaria deve essere anche in grado di prevedere l’impatto che un progetto avrà sull’azienda, sul cash flow e sulla sua solvibilità. Per riuscirci, ovviamente, farà ricorso a dati e modelli statistico/matematici che più si avvicinano al caso reale.

Un esempio ti aiuterà a capire meglio come si muovono le persone che si occupano di gestione finanziaria in questo quadro organizzativo. Le attività che sono chiamate a svolgere sono sia di natura contabile e pratica, sia di natura strategica. Da un lato, infatti, devono analizzare lo stato della cassa e la situazione contabile quasi in tempo reale; dall’altro, sfruttando questa visione “istantanea”, dovranno essere in grado di prevedere quali sono gli investimenti che l’azienda potrà compiere e quali le risorse da impiegare per finanziarli.

Fasi della gestione finanziaria: l’analisi temporale

Da un punto di vista temporale, invece, la gestione finanziaria di un’azienda si articola in tre fasi differenti, che si distinguono per tempistiche, obiettivi e operatività.

• Pianificazione strategica. Il futuro aziendale dipende dalle persone che operano nella pianificazione strategica. È in questa fase, infatti, che viene elaborato e rinnovato il business plan, individuando quelli che sono i prodotti e i servizi da sviluppare o potenziare nel breve e lungo periodo. Da qui emergono i piani di investimento e di reperimento delle risorse necessarie.
• Pianificazione di budget. Si occupa della sostenibilità aziendale. Operando nel breve e medio periodo, si assicura che la differenza tra entrate e uscite sia positiva, in modo da generare un flusso di cassa attivo che possa sostenere il business plan stabilito nella fase precedente.
• Pianificazione di tesoreria. Chi si occupa della pianificazione di tesoreria opera nel breve e brevissimo periodo. Tenendo conto delle spese ricorrenti dell’azienda (pagamento degli stipendi, pagamento di affitti, mutui o prestiti, pagamento di bollette e così via), deve prevedere i flussi di cassa dei giorni e delle settimane successive in modo da non avere problemi di liquidità nell’immediato. Queste previsioni vanno aggiornate costantemente e richiedono una stretta sinergia e collaborazione tra i vari team e dipartimenti aziendali.

Nel caso in cui invece ti vorresti servire di questa suddivisione, dovresti adottare un’organizzazione interna che la rispecchi fedelmente.
Ci saranno così persone che si occupano di:

• pianificazione strategica e lavorano, dunque, sullo sviluppo di piani nel lungo periodo;
• pianificazione del budget, verificando che la sostenibilità finanziaria non sia mai compromessa;
• pianificazione di tesoreria, analizzando quello che accade al flusso di cassa aziendale nel breve e brevissimo periodo.

I tre sotto-gruppi non lavorano a comparti stagni: lo scambio di dati, informazioni e analisi è continuo, in modo da assicurare il corretto funzionamento dell'intera struttura di gestione finanziaria. Se il flusso di dati dovesse fermarsi, infatti, l'intero “castello” crollerebbe.

 

Differenza tra gestione economica e gestione finanziaria dell'azienda

Un errore da evitare è quello di far combaciare la gestione economica con la gestione finanziaria della tua impresa. Anche se i punti in comune sono molteplici, queste due attività, entrambe strategiche, si pongono su piani distinti e separati.

La gestione economica si occupa del controllo dei ricavi e delle spese e delle voci di bilancio a esse collegate. Si occupa, quindi, delle normali operazioni di acquisto e vendita necessarie al funzionamento dell’attività imprenditoriale.

L’obiettivo della gestione finanziaria, come abbiamo visto sinora, è quello di trovare risorse affinché l’azienda possa continuare a operare sul mercato. Principalmente, dunque, si occupa della solvibilità e della liquidità, così che sia possibile evitare crisi che potrebbero mettere a rischio la sua operatività dell’impresa.

 

Gestione finanziaria e altre aree di gestione dell'azienda

La gestione finanziaria e la gestione economica, definite convenzionalmente come aree di “gestione caratteristica” dell'azienda, non sono le sole a determinare le sorti dell'impresa.

Affinché possa definirsi sana e ben organizzata, la struttura aziendale deve comprendere anche altre aree di gestione che collaborino con la gestione finanziaria per il raggiungimento degli obiettivi di sviluppo fissati nel business plan.

• L’area di gestione fiscale si occupa di stilare un piano di previsione delle tasse e delle imposte da corrispondere all’erario in base ai piani di sviluppo e ai piani finanziari aziendali. Tenendo conto delle entrate e delle uscite, degli investimenti, dell’utile e di altri fattori di natura fiscale, determina una loro gestione equa che garantisca la solvibilità e l’operatività aziendale.
• L’area di gestione accessoria collabora strettamente con la gestione caratteristica per far sì che gli obiettivi di sviluppo vengano rispettati nelle tempistiche previste. Se, ad esempio, nel business plan è previsto l’utilizzo di un nuovo macchinario necessario per lo sviluppo di un nuovo prodotto o per l’incremento della produzione di beni e servizi già a listino, saranno i responsabili della gestione accessoria a occuparsi del suo acquisto alle condizioni più favorevoli per l’azienda.
• L'area di gestione straordinaria fa fronte a tutte quelle attività inattese e imprevedibili che potrebbero compromettere l'operatività aziendale. Chi lavora in questa area deve essere in grado di dare una risposta pronta a eventi inattesi, come lo scoppio di una pandemia o di una guerra, in modo che l'azienda possa continuare a operare sul mercato senza apparenti difficoltà. Allo stesso modo, si occupa di operazioni come l'acquisizione di nuovi rami aziendali o la fusione con altre realtà imprenditoriali.

 

L’AI nella gestione finanziaria: le potenzialità a portata di piccola impresa

L'intelligenza artificiale ha cambiato il modo in cui le aziende gestiscono le proprie finanze, permettendo di analizzare grandi quantità di dati in tempo reale e generare previsioni più accurate sugli scenari economici futuri.

Questi strumenti supportano il controllo incrociato con i dati delle fatture elettroniche e permettono di generare report su bilanci, flussi di cassa, inventari e altri indicatori finanziari, con suggerimenti già pronti da consultare.

Ad esempio, TeamSystem Tesoreria, il software di gestione della tesoreria collegato a Fatture in Cloud, aggiorna la liquidità in automatico e restituisce un cash flow previsionale su un orizzonte di 30, 60 e 90 giorni.

Grazie all’ AI, l'imprenditore può porre domande in linguaggio naturale, ad esempio “Quanta IVA dovrò versare il mese successivo?” oppure “Chi sta pagando in ritardo?”. Le risposte arrivano basate sui dati reali della propria attività, con indicazioni operative da seguire subito.

Inoltre, sempre l’AI di TeamSystem restituisce un briefing mattutino automatico, per priorità e impatto sulla liquidità.

Abbiamo visto le principali informazioni sulla gestione finanziaria: cosa s’intende, perché è importante, quali attività comprende, da quali fasi è composta e come si rapporta con le altre aree di gestione dell’azienda. Nel prossimo capitolo andremo alla scoperta di uno dei documenti fondamentali per la gestione finanziaria di un’attività: il budget finanziario.