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 Capitolo 13

Contabilità, prima nota e rimborsi spese: facciamo chiarezza

È molto importante per un libero professionsta aver ben chiaro il principio usato per registarte i costi e i ricavi, l'utilizzo della prima nota e la gestione dei rimborsi spese. 

Autore: Fatture in Cloud

La contabilità è sicuramente un argomento complesso, ma ogni libero professionista è tenuto a conoscere il principio usato per registrare i costi e ricavi, e strumenti come prima nota e rimborsi spese, che possono aiutarlo nella gestione quotidiana del proprio business.

  • Contabilità professionisti
  • Prima nota
  • Rimborso spese

Contabilità professionisti: competenza e cassa

È molto importante per te che sei un libero professionista, avere ben chiaro il principio usato per registrare i costi e i ricavi.

Mentre per le imprese la registrazione avviene mediante principio di competenza, ovvero entrate e uscite si registrano quando si realizzano le condizioni che danno poi origine agli effetti economici.

Per i liberi professionisti vige il principio della contabilità per cassa, con il quale la registrazione avviene solo per i ricavi già incassati e per i costi già sostenuti, che possono quindi essere inclusi nel calcolo del reddito.

Per rendere ancora più chiaro il concetto ti riportiamo questo esempio:

  • Venduto 500 unità per un totale di 2000 €, ma ti è stata pagata solamente la metà, ovvero 1000 €; il resto verrà pagato in seguito.
  • Acquistato 500 € di materiali pagando al momento solo 250 €.

Con il principio di competenza il reddito risulterà pari a 2000 € - 500 €= 1500 € --- Con il principio di cassa, obbligatorio per i liberi professionisti come te, il reddito risulterà pari a 1000 € - 250 €=750 €.

C’è da specificare che il Legislatore esclude l’obbligo dell’utilizzo del principio di cassa per alcuni casi particolari come le quote di ammortamento, i canoni di leasing e la quota del TFR.

Un ruolo importante per non incappare in errori lo svolge sicuramente la prima nota (cassa e banca), la quale deve essere gestita in maniera ordinata e pedissequa. Trascrivere tutti i pagamenti in entrata e in uscita con relativi dettagli inerenti al principio di cassa è un buon modo per non commettere errori.

  • Per i pagamenti in contanti è semplice in quanto la transazione avviene all’istante e non c’è necessità di calcolo;
  • Per i bonifici bancari il momento in cui consegui l’effettiva disponibilità delle somme sul tuo conto è il momento in cui devi registrare l’operazione. Principio precisato nella circolare n. 38/E/2010. Non assume rilievo né la data della valuta, né il momento in cui viene emesso l’ordine di bonifico;
  • Per la carta di credito e di debito, come per il bonifico, va registrato il movimento nel momento in cui si riceve l’accredito sul conto corrente;
  • Per gli assegni bancari e circolari i compensi pagati mediante essi devono considerarsi percepiti nel momento in cui il titolo di credito entra nella disponibilità del professionista, come specificato sempre nella suddetta circolare n. 38/E/2010.

Prima nota cassa: cos'è, esempi, modello excel prima nota

La prima nota è un registro facoltativo che tiene in ordine tutti i movimenti di entrate e uscite relativi ai conti in uso dalla tua attività (cassa, banca, ecc..) permettendoti di avere un maggior controllo sulla gestione finanziaria aziendale ed è inoltre essenziale per il tuo commercialista per la corretta tenuta della contabilità.

Ma in cosa consiste nell’effettivo?

E’ sostanzialmente una grossa tabella all’interno della quale vi saranno tante righe tanti quanti saranno i tuoi movimenti relativi a fatture emesse, ricevimento di fatture d’acquisto, costi non documentati, finanziamenti, ecc..

Dovrebbe contenere l’indicazione di:

  • data operazione;
  • descrizione;
  • importo;
  • indicazione del conto;
  • riferimento al documento fiscale;
  • saldo progressivo.

Di seguito trovi due esempi:

Modello standard per gestire la prima nota

Gestione della prima nota tramite Fatture in Cloud

Il consiglio è quello di registrare subito i movimenti che si effettuano per evitare dimenticanze e ritrovarsi prima nota ed estratti conto non congruenti.

Per i professionisti, il cui reddito imponibile è determinato secondo il principio di cassa, la tenuta della prima nota è importante per la corretta determinazione delle imposte da versare.

Cosa si intende per principio di cassa e competenza?

La differenza sostanziale tra i due principi è temporale, cioè si differenziano per il periodo in cui vengono attribuiti costi e ricavi.

  • Il principio di cassa tiene in considerazione solo le entrate e le uscite che effettivamente si sono verificate durante l'anno, indipendentemente dalla data dei documenti, quindi in corrispondenza di una manifestazione finanziaria.
  • Il principio di competenza invece tiene in considerazione la data di emissione dei documenti e non la data dell'effettivo pagamento.


Rimborso spese: trattamento fiscale e IVA per liberi professionisti

Durante la tua attività come freelance potrà capitarti diverse volte di dover gestire dei rimborsi spese dovuti alla necessità di svolgere, al di fuori della tua sede di lavoro, determinate mansioni.

È molto importante che tu abbia ben chiaro però il concetto di trasferta. Possiamo parlare di trasferta solo quando si è chiamati a svolgere l’attività fuori dalla sede naturale in cui si è tenuti contrattualmente a svolgere le proprie funzioni. Inoltre per essere ritenuta tale, la trasferta deve avere una durata temporanea, per non essere confusa con il trasferimento. Non è previsto dalla legge un numero massimo di giorni per le trasferte, devono essere valutati singolarmente i casi in base alla tipologia di attività svolta.

Stabilito il concetto di trasferta è necessario fare un distinguo per il trattamento delle indennità:

  • Se la trasferta avviene all’interno del territorio comunale, i rimborsi o le indennità erogate concorrono a formare il reddito;
  • Se la trasferta avviene fuori dal territorio comunale invece, vale la regola generale della non imponibilità del rimborso, con alcune eccezioni specificatamente individuate dalla normativa.

Stabilito questo sappi che ci sono tre tipologie di rimborsi spese dei quali puoi disporre:

  • Il rimborso forfettario, con il quale viene stabilita a monte una determinata somma con la quale sostenere le spese di vitto e alloggio (le spese di viaggio sono sempre escluse dalla somma forfettaria);
  • Il rimborso analitico (o a piè di lista) dove la somma viene definita sulla basa delle spese sostenute per vitto, alloggio e viaggio; tutte ovviamente documentate.
  • L’ultimo sistema racchiude i due precedente, ed è il sistema misto. È una soluzione intermedia tra i due precedenti, che prevede oltre ad un rimborso analitico per le spese di vitto e alloggio anche una indennità di trasferta.

All’interno del rimborso viene inclusa anche la parte relativa agli spostamenti. Nel caso in cui si utilizzasse un mezzo proprio, molte aziende possono utilizzare il rimborso chilometrico per fare questo calcolo. Questa tipologia di rimborso non è soggetta a tassazione per chi lo riceve, in quanto non può essere classificato come remunerazione, ma bensì risulta come un indennizzo per i costi sostenuti per conto dell’impresa.

Per calcolare l’importo del rimborso bisogna prendere in considerazione le tabelle Aci (aggiornate due volte l’anno) che vi forniscono tutti i dati per definire l’importo. Quindi, supponendo che il Sig. Bianchi possieda una Volkswagen Golf VII 1.4 TSI 150 CV benzina, e compia una trasferta da Milano a Torino, andata e ritorno per un totale di 282 km, il calcolo del rimborso chilometrico sarà il seguente:

0.5269 €/km (dato fornito dalla tabella ACI) * 282 km = 148.59 €

Da un punto di vista fiscale la disciplina che li regolamenta è stata radicalmente modificata a decorrere dal 1° gennaio 2015 ad opera dell’art. 10 del D.Lgs. 175/2014, con delle importanti novità. Per quanto riguarda il vitto e l’alloggio pagati e fatturati direttamente da e al committente, non costituiscono compensi in natura per la tua figura di professionista e non partecipano quindi alla formazione del tuo reddito da lavoro. In questo caso saresti molto fortunato perché non sono previste azioni aggiuntive da parte tua! Se invece tali spese vengono fatturate dal terzo direttamente nei tuoi confronti, il loro successivo riaddebito al cliente committente deve essere considerato nell’effettivo un compenso verso il professionista, partecipando così alla formazione del reddito da lavoro autonomo e quindi dovrà essere assoggettato a ritenuta.

Il loro costo lo potrai dedurre con il doppio limite previsto dall’art. 54, co. 5, Tuir: “nella misura del 75 per cento, e, in ogni caso, per un importo complessivamente non superiore al 2 per cento dell’ammontare dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.”

Ma come chiedere il rimborso di queste spese? La domanda di rimborso avviene attraverso la presentazione della nota spese. Se non hai un software che ti permette di crearne una, puoi limitarti a generarla tramite Word o Excel. I dati da inserire all’interno di questo documento sono i seguenti:

  • Riferimenti aziendali: tutti i dati dell’azienda alla quale si chiede il rimborso, come ragione sociale, indirizzo dell'attività, ecc...;
  • I tuoi dati anagrafici: nome, cognome e tipo di collaborazione svolta;
  • Data, luogo e durata della trasferta;
  • Natura ed entità della spesa: elenco dei costi sostenuti per vitto, alloggio e spostamenti;
  • Eventuali note e chiarimenti.

Assieme alla nota spese devi presentare tutte le ricevute che giustificano i dati inseriti nella richiesta di rimborso. Se ti trovi a sostenere delle spese non documentate, è consigliabile aggiungere in fondo alla nota spese un'auto-dichiarazione a riguardo.

Per essere sempre aggiornato sulle normative e quindi per essere sicuro di aver emesso sempre nel modo corretto i tuoi documenti, è assolutamente consigliabile utilizzare un adeguato software di fatturazione che ti accompagnerà in tutte le fasi delicate che riguardano l’intero ambito della fatturazione.

Per approfondire il tema leggi il capitolo dedicato a freelance e professionisti della Guida alle note spese e ai rimborsi.

  • Per i pagamenti in contanti è semplice in quanto la transazione avviene all’istante e non c’è necessità di calcolo;
  • Per i bonifici bancari il momento in cui consegui l’effettiva disponibilità delle somme sul tuo conto è il momento in cui devi registrare l’operazione. Principio precisato nella circolare n. 38/E/2010. Non assume rilievo né la data della valuta, né il momento in cui viene emesso l’ordine di bonifico;
  • Per la carta di credito e di debito, come per il bonifico, va registrato il movimento nel momento in cui si riceve l’accredito sul conto corrente;
  • Per gli assegni bancari e circolari i compensi pagati mediante essi devono considerarsi percepiti nel momento in cui il titolo di credito entra nella disponibilità del professionista, come specificato sempre nella suddetta circolare n. 38/E/2010.