Capitolo n° 6

Come farsi pagare dai clienti: 4 consigli utili

Se un cliente paga in ritardo o, peggio, non lo fa affatto, a risentirne è la salute della tua attività. Vediamo perché è meglio evitare questa situazione e 4 consigli per farsi pagare in tempo.

Autore: Fatture in Cloud

Se la contabilità può essere un’attività impegnativa e complessa, farsi pagare con regolarità dai clienti può trasformarsi in una vera impresa per aziende e liberi professionisti.

Talvolta infatti, può capitare di imbattersi in clienti che pagano in ritardo, o addirittura che fanno perdere le loro tracce dopo l’invio della fattura, determinando insolvenze problematiche per l’impresa.

Ci sono però alcune soluzioni per cercare di ridurre la possibilità di dover gestire ritardi nei pagamenti e recupero crediti con alcuni clienti.

 

Perché è importante farsi pagare in tempo

Quando si gestisce la propria attività imprenditoriale, una delle più grandi sfide da affrontare è farsi pagare in tempo dai propri clienti. Un’azienda infatti funziona e cresce quando possiede liquidità da poter investire o da utilizzare per far fronte a eventuali problemi ed eventi inattesi. Se questo è vero in generale, lo è ancora di più se si parla di attività giovani e avviate da poco tempo e soprattutto se si considerano freelance, start up e consulenti.

Quando i pagamenti non arrivano entro le scadenze attese, ci si può ritrovare a non avere fondi sufficienti per affrontare imprevisti, semplici problemi come guasti tecnici o tasse inattese possono causare blocchi all’attività produttiva, con ripercussioni sulla salute dell’azienda. In mancanza di liquidità, l’impresa può trovarsi ad avere problemi nella gestione delle spese e a dover chiedere prestiti per far fronte ad esse. Se poi il periodo di difficoltà continua nel tempo, l’attività potrebbe rischiare di non riuscire a sopravvivere e di dover cessare.

Per questo, soprattutto se l’azienda a partita iva è giovane, il numero di clienti è piccolo e le entrate non hanno ancora raggiunto un livello costante, è importante riuscire a farsi pagare entro le scadenze dai propri clienti, mantenendo il controllo sulle entrate anche attraverso una attenta gestione di incassi e pagamenti.

 

4 consigli per farsi pagare dai clienti

Farsi pagare in tempo dai clienti può diventare complesso. Potresti trovare clienti che a loro volta non vengono pagati in tempo dai loro clienti o ancora, che si dimenticano. Può anche succedere di trovarsi di fronte a clienti insoddisfatti del lavoro, che fuggono nel momento del pagamento della prestazione o che tentano di avere una riduzione sulla fattura finale. Infine, il cliente potrebbe voler pagare con un metodo di pagamento che non è supportato dalla tua attività.

Per questo, abbiamo pensato a 4 consigli che puoi decidere di applicare per non trovarti in questa spiacevole situazione e riuscire con successo a farti pagare in tempo da tutti (o quasi) i tuoi clienti.

1. Determina tempi e metodi di pagamento e inseriscili in contratto

Prima di avviare una collaborazione con nuovi clienti, definisci i dettagli del contratto di lavoro per ogni tuo servizio o prodotto offerto.

All’interno del contratto, inserisci le clausole e i dettagli del servizio dal monte ore previsto alla gestione di imprevisti, passando per la definizione dei tempi e dei metodi di pagamento che la tua azienda supporta.

La presenza di un contratto dettagliato e firmato dalle controparti può essere fondamentale in caso anche di recupero crediti e gestione di insolvenze.

2. Verifica l’affidabilità del cliente

Prima di accettare un nuovo cliente, verifica la sua affidabilità. Puoi ad esempio verificare se è stato inserito nel Registro Informatico dei Protesti e analizzare le copie del bilancio aziendale. Per una verifica completa e un’analisi della classe di rischio del cliente, puoi affidarti ad imprese specializzate nella gestione e nel recupero del credito.

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3. Chiedi un acconto

Una soluzione utile ed efficace è chiedere un acconto, che il cliente è tenuto a versare subito dopo la stipula del contratto di collaborazione.

L’acconto è un pagamento anticipato di parte dell'importo della fattura prima della prestazione dei servizi: ciò significa che l’acconto versato andrà sottratto poi alla fattura finale. Questa soluzione ti permette di ottenere liquidità immediata ed è molto più probabile che un cliente che paga un acconto finisca per saldare la fattura finale entro i termini pattuiti.

3. Emetti fatture chiare e complete

A volte può capitare che a causare ritardi nei pagamenti possono essere anche errori a livello di fattura emessa.

Per questo, una soluzione è quello di predisporre modelli chiari e completi da utilizzare ad ogni fatturazione, mostrando chiaramente i termini di pagamento, la data di scadenza e gli interessi che verranno applicati in caso di pagamento ritardato. È utile completare la fattura con i contatti aziendali per chiarimenti e velocizzare la ricezione dei pagamenti.

4. Invia solleciti di pagamento

Se ti ritrovi a dover gestire un cliente che non paga, non lasciare al caso i solleciti di pagamento e stabilisci tempistiche chiare per inviarli. È bene non lasciar trascorrere troppi giorni dalla scadenza dei termini di pagamento, inviando una prima comunicazione dopo circa 10 giorno. Se il cliente continua a non voler pagare, dopo un contatto telefonico, è consigliabile inviare un secondo sollecito di pagamento dopo 30 giorni. Trascorsi 45 giorni dalla scadenza, si può inviare la lettera di richiesta di pagamento, nella quale si anticipa la possibilità di affidarsi ad una agenzia di recupero crediti, eventualità necessaria dopo 90 giorni dalla scadenza.

Per ulteriori dettagli sul modo di gestire queste situazioni, consulta l'approfondimento su cosa fare con un cliente che non paga.


Con Fatture in Cloud invii solleciti di pagamento manuali o automatici.
Per i solleciti automatici, basta impostare:
- quanti giorni dopo la scadenza inviare il sollecito,
- l’importo della fattura sopra a cui il sollecito si attiva,
- i documenti per cui mandare il sollecito (fatture, proforma, etc.)
Il sollecito si invia in automatico e tu non dovrai più ricordarti di farlo!

Eccoci alla fine dell’ultimo capitolo della guida alla gestione di incassi e pagamenti. Siamo partiti dalle basi, dalle definizioni e dai motivi per cui è importante monitorare entrate e uscite di tutte le attività, anche le più piccole. Abbiamo poi proseguito con i diversi strumenti di pagamento (contanti, RiBa, addebito su conto corrente) ed esaminato le caratteristiche di ognuno, per scegliere quello che più soddisfa le tue esigenze. Poi siamo passati agli strumenti e operazioni che ti possono aiutare nella gestione di incassi e pagamenti: scadenzario, prima nota e riconciliazione bancaria. Infine, abbiamo elencato alcuni consigli per favorire la puntualità dei pagamenti dei tuoi clienti.
Per leggere i capitoli in cui sono approfonditi questi argomenti, vai all’introduzione alla guida alla gestione di incassi e pagamenti.

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