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 Capitolo 15

La prima nota: a cosa serve e come si usa

La prima nota è essenziale per tenere in ordine i conti e registrare entrate e uscite secondo il principio di cassa. Ma esattamente, cos’è la prima nota e come si compila? Te lo spieghiamo in questo capitolo!

Autore: Fatture in Cloud

La prima nota è un documento che raccoglie tutte le transazioni finanziarie dell'azienda: non devi servirtene per forza (la legge non lo impone) ma può essere un valido aiuto per tenere i conti in ordine ed evitare errori che potrebbero costarti multe salate.

Cos’è la prima nota?

Si tratta di una tabella, in cui vanno inserite tutte le spese e le entrate della tua attività registrate secondo il principio di cassa (ricordi il principio di cassa? Te ne abbiamo parlato nel capitolo precedente, dedicato alla contabilità del freelance). Una prima nota ben strutturata dovrebbe indicare:

  • la data dell’operazione (quando cioè hai ricevuto un pagamento o lo hai effettuato);
  • la descrizione dell’operazione (perché hai pagato o ricevuto quella somma);
  • l’importo (nella colonna entrate o uscite a seconda che si tratti di un accredito o un addebito);
  • l’indicazione del conto corrente sul quale è avvenuto l’addebito o l’accredito;
  • un riferimento al documento fiscale (ad esempio il numero della fattura cui corrisponde l’accredito);
  • il saldo progressivo.

Come gestire la prima nota

Ci sono molti modi per gestire correttamente la prima nota. Puoi servirti del vecchio blocco di carta prestampato da compilare a mano, creare un tuo schema a computer (ad esempio con Excel) oppure servirti di un software specifico. Di sicuro quest’ultimo è il sistema più semplice e preciso: tutti i movimenti sono collegati ai documenti fiscali di riferimento, puoi filtrare le informazioni per analizzare la situazione, attivare notifiche per pagamenti ricorrenti e molto altro ancora. Fatture in Cloud rientra nella categoria dei programmi specifici: è un software con prima nota integrata , in cui la creazione di movimenti avviene in automatico non appena registri le fatture attive e passive. 

Eccoti un paio di esempi di prima nota:

Prima nota su carta

Prima nota con Fatture in Cloud

Qualunque sistema sceglierai, comunque, ciò che è fondamentale nella compilazione della prima nota è la precisione: basta una piccola dimenticanza per alterare i conteggi e rischiare multe salate. Infine, non dimenticare che è uno strumento utilissimo anche al tuo commercialista per definire le tasse che dovrai pagare… ragione in più per essere il più preciso possibile. Il nostro consiglio quindi è quello di registrare entrate e uscite nella giornata stessa in cui si verificano: sembrerà eccessivo, ma può risparmiarti non poche grane con il fisco!

Riguardo in particolare alle spese, poi, fai attenzione: ce ne sono alcune che potresti addebitare al cliente! Nel prossimo capitolo ti parliamo proprio di questo: quando hai il diritto di chiedere il rimborso spese ai tuoi clienti, come fare la richiesta e in che modo comportarti su questo tipo di importi dal punto di vista fiscale.