La prima nota è un documento che viene utilizzato dalle aziende per rendicontare tutti i movimenti finanziari ed economici che ne caratterizzano la gestione.
Non devi servitene per forza, ma poter contare su un registro dettagliato dei movimenti economici della tua attività presenta numerosi vantaggi.
Quali? Ti consente di monitorarne costantemente l’andamento, così come di porre le basi della contabilità aziendale e di supportare il lavoro del commercialista.
Cos’è la prima nota?
La prima nota è un registro contabile all’interno di cui vengono annotate in ordine cronologico tutte le entrate e le uscite di denaro di un’azienda.
Anche se non è obbligatorio per legge, rappresenta uno dei pilastri per poter gestire i flussi di cassa dell’attività.
La prima nota si basa sul principio di cassa: le entrate si registrano quando il denaro viene effettivamente incassato, e allo stesso modo le uscite si annotano al momento del pagamento. Non dovrai quindi tener conto della data di emissione o ricezione della fattura.
A cosa serve la prima nota?
La prima nota è un documento che risponde a diverse esigenze fondamentali per poter gestire al meglio la “salute finanziaria” di un’azienda.
Ecco quali:
- Tener traccia dei movimenti finanziari della tua attività: si tratta del flusso di cassa, flusso di cassa, ossia il monitoraggio di incassi e pagamento di un determinato periodo.
- Raccogliere in modo ordinato tutti i dati prima della registrazione nei registri contabili obbligatori (come il Libro giornale o il Registro IVA), agevolando quindi il lavoro di chi si occupa della loro compilazione, cioè tipicamente il commercialista o il consulente dell'azienda. La prima nota è in sostanza un documento propedeutico alla tenuta ufficiale della contabilità aziendale.
- Verificare i movimenti annotati con gli estratti conto bancari (riconciliazione bancaria), e controllare quindi la presenza di fatture, scontrini e ricevute per ogni incasso o pagamento.
In sintesi, la prima nota è una vera e propria “memoria finanziaria” della propria azienda.
Differenza prima nota cassa e banca
La gestione della prima nota può procedere secondo due binari paralleli, cioè registrando in modo separato i movimenti di denaro contante rispetto a quelli tramite bonifici, assegni e in linea generale tramite strumenti tracciabili.
Si parla infatti di:
- prima nota cassa: dove vengono annotati i movimenti di denaro contante, come ad esempio i pagamenti per spese quotidiane di importo più contenuto, supportate da scontrini o ricevute
- prima nota banca: dove invece si indicano i movimenti sui conti correnti, e quindi i pagamenti o gli incassi tramite bonifici, carte o bancomat.
Non cambiano la natura, la struttura e la finalità del documento, ma la tipologia di entrata o uscita registrata.
Si tratta di un modello utilizzato da chi preferisce gestire le registrazioni in due flussi separati per maggiore chiarezza e controllo.
La prima nota è obbligatoria?
Il registro di prima nota non è obbligatorio per legge ma rappresenta uno strumento di supporto molto importante per la gestione quotidiana dell’azienda.
Dal punto di vista formale occorre comunque tenere presente che l’articolo 2214 del codice civile prevede che l’imprenditore debba tenere, oltre al libro giornale e al libro degli inventari, anche “le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa”.
Parte della dottrina e degli addetti ai lavori ritiene che la prima nota possa essere addirittura considerata come un adempimento sostanzialmente obbligatorio quando, in assenza di quest’ultima, l’imprenditore non è in grado di garantire un’ordinata contabilità.
Per i soli commercianti al minuto il registro di prima nota può diventare un obbligo: si tratta delle situazioni in cui il commerciante viene esonerato dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi oppure se il registro dei corrispettivi si trova in un luogo diverso a quello in cui si svolge l’attività.
Come si compila la prima nota?
Come abbiamo avuto modo di vedere, la prima nota include tutte le operazioni che generano un movimento di denaro e, quindi, un’entrata o un’uscita.
Dovrai quindi registrare in ordine cronologico tutte le transazioni che comportano un effettivo incasso o pagamento (principio di cassa).
Nelle entrate dovrai quindi annotare, ad esempio, l’incasso di fatture, corrispettivi, i versamenti sul conto aziendale o ancora l’accredito di finanziamenti o prestiti.
Nelle uscite invece dovrai annotare i pagamenti verso i fornitori, ma anche quelli relativi, ad esempio, a costi fissi o gli stipendi corrisposti ai dipendenti, le imposte e i prelievi, senza dimenticare le spese di valore più contenuto pagate in contante.
Una prima nota ben strutturata dovrebbe indicare i seguenti dati:
- la data dell’operazione (quando cioè hai ricevuto un incasso o hai eseguito un pagamento);
- la descrizione dell’operazione (perché hai pagato o ricevuto quella somma);
- l’importo (nella colonna entrate o uscite a seconda che si tratti di un accredito o un addebito);
- l’indicazione del conto corrente sul quale è avvenuto l’addebito o l’accredito o del conto di cassa;
- un riferimento al documento fiscale (ad esempio il numero della fattura cui corrisponde l’accredito);
- il saldo progressivo.
Tutto questo contribuisce a rendere la prima nota uno strumento utile a te, per monitorare l’andamento della tua attività, e a chi si occupa della contabilità aziendale per avere un prospetto chiaro e accurato dei flussi di entrate e uscite.
Gestione della prima nota: come si fa
Ci sono diversi strumenti per compilare e gestire correttamente la prima nota.
Puoi servirti del vecchio blocco di carta prestampato da compilare a mano, creare un tuo schema con un foglio di calcolo (ad esempio con Excel) oppure servirti di un software specifico.
È chiaro che al giorno d’oggi utilizzare un supporto cartaceo sarebbe comunque disfunzionale e inefficiente.
Di sicuro il sistema più semplice e preciso è il software: tutti i movimenti sono collegati ai documenti fiscali di riferimento, è possibile filtrare le informazioni per analizzare la situazione, attivare notifiche per pagamenti ricorrenti e molto altro ancora.
Fatture in Cloud rientra nella categoria dei programmi specifici: è un software per la prima nota, in cui la creazione dei movimenti avviene in automatico non appena registri l'incasso e il pagamento di fatture, note di credito, corrispettivi, ricevute, fatture d’acquisto e F24.
Puoi registrare in prima nota anche movimenti in modo manuale e giroconti.
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Esempio di prima nota
Eccoti un paio di esempi di prima nota:
Prima nota su Excel
Prima nota con Fatture in Cloud
La prima nota creata con un software dedicato, ad esempio con Fatture in Cloud, risulta più ordinata rispetto alla prima nota con Excel, ed è anche più facile da comprendere. Infatti, la puoi filtrare per entrate o uscite, conto, periodo e competenza.
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Qualsiasi sistema sceglierai, comunque, ciò che è fondamentale nella compilazione della prima nota è la precisione: basta una piccola dimenticanza per alterare i conteggi e rischiare multe salate.
Infine, non dimenticare che è uno strumento utilissimo anche al tuo commercialista per definire le tasse che dovrai pagare, ragione in più per essere il più preciso possibile.
Il nostro consiglio, quindi, è quello di registrare entrate e uscite nella giornata stessa in cui si verificano.
I vantaggi della prima nota per piccole e medie imprese e professionisti
La corretta gestione della prima nota produce molteplici vantaggi:
- la conformità fiscale, che viene di fatto garantita da questo strumento di supporto e consente di ottimizzare il rapporto tra azienda e professionista;
- l’ottimizzazione del processo di archiviazione dati, in quanto la prima nota rappresenta una delle forme attraverso le quali i dati aziendali vengono archiviati;
- il potenziamento delle capacità di controllo, consentite dalla possibilità di tracciare in modo continuativo le transazioni finanziarie ed economiche, oltre che dalla possibilità di riconciliare i valori contabili grazie alla tecnica della partita doppia.
Oltre allo scadenzario pagamenti e alla prima nota, c’è un altro strumento che ti aiuta ad avere un miglior controllo sulle entrate e uscite della tua attività: la riconciliazione bancaria. Il prossimo capitolo è dedicato proprio a questo.