Hai ricevuto una fattura elettronica, ora la devi conservare. Infatti, tra i (pochi) obblighi per i contribuenti in regime forfettario vi è la conservazione delle fatture di acquisto.
Puoi scegliere se:
- conservare le fatture in formato cartaceo,
- conservare le fatture elettroniche tramite conservazione digitale a norma.
In questo capitolo approfondiremo le due possibilità, spiegando come funzionano, i vantaggi e gli svantaggi.
I forfettari hanno l'obbligo di conservazione delle fatture elettroniche?
Dal 1° luglio 2022 i forfettari che nell'anno precedente hanno percepito compensi o ricavi superiori a € 25.000 sono obbligati alla fatturazione elettronica.
Questo vuol dire che, oltre ad emettere, hanno anche l'obbligo di conservare fatture elettroniche.
I contribuenti in regime forfettario che non superano la soglia di compensi/ricavi invece possono continuare a conservare le fatture in formato cartaceo, almeno fino al 31 dicembre 2023. Infatti, il 1 gennaio 2024 scatterà anche per loro l'obbligo di fatturazione elettronica.
Per aggionamenti in merito alla normativa, consulta il capitolo sulla fattura elettronica obbligatoria per il forfettario.
Conservazione delle fatture cartacee: come si fa e quali limiti ha
Come abbiamo visto, i forfettari non obbligati alla fatturazione elettronica possono conservare le fatture cartacee.
Al momento possono ricorrere alla conservazione cartacea anche se per ricevere le fatture è stata utilizzata la PEC o il Codice Destinatario: lo chiarisce la circolare 9/E/2019 dell’Agenzia delle entrate.
Il processo da seguire per conservare le fatture in formato cartaceo è questo:
- scaricare il file della fattura che hai ricevuto (via mail, PEC o tramite codice destinatario),
- stampare una copia cartacea,
- inserirla in appositi faldoni,
- conservare la fattura per un minimo di 10 anni, come suggerisce l’articolo 2220 del Codice civile, per poterla presentare in caso di controllo.
Non è una soluzione molto conveniente, per alcuni motivi. Innanzitutto comporta dei costi (per la carta, i toner, e gli spazi di archiviazione) che, seppur minimi, possono avere il loro peso quando bisogna stampare e conservare una certa quantità di fatture per 10 anni. Inoltre, il rischio di smarrimento, distruzione o corruzione dei documenti è davvero alto.
Quello che però possiamo considerare il limite più grande della conservazione cartacea delle fatture è il fattore tempo, speso sia nell’archiviare la fattura, ma soprattutto nel ritrovarla una volta inserita nei faldoni.
Conservazione digitale per i forfettari: come funziona e quali sono i vantaggi
I forfettari obbligati alla fatturazione elettronica devono conservare le fatture tramite conservazione digitale a norma.
Ma non solo: possono ricorrere a questa modalità anche i forfettari esonerati dall'obbligo, ma che desiderano conservare le fatture in modo più semplice e comodo rispetto al formato cartaceo.
La conservazione digitale è un processo regolamentato tecnicamente dalla legge che permette di conservare le fatture in modalità digitale, mantenendo il valore legale del documento. Questo tipo di conservazione si definisce “sostitutiva” proprio perché “sostituisce” la fattura cartacea. In questo modo, non devi più stampare e archiviare le fatture nei faldoni e annulli il rischio di perderle o danneggiarle.
Per saperne di più, consulta l'approfondimento sulla conservazione delle fatture elettroniche.
Con i software di fatturazione puoi inviare, ricevere e conservare le fatture elettroniche. Ma non solo: con alcuni, come con Fatture in Cloud, puoi anche gestire e monitorare gli incassi. Nel prossimo capitolo capiremo in cosa consiste questa opportunità e come torna utile a forfettario.
Questo contenuto è aggiornato al 2023.