Capitolo n° 5

Come conservare le fatture elettroniche in regime forfettario

I forfettari sono obbligati alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, oppure possono archiviare una copia cartacea? Rispondiamo alla domanda e vediamo i pro e i contro delle due modalità.

Autore: Fatture in Cloud

Hai ricevuto una fattura elettronica, ora la devi conservare. Infatti, tra i (pochi) obblighi per i contribuenti in regime forfettario vi è la conservazione delle fatture di acquisto.
Puoi scegliere se:

  • conservare le fatture in formato cartaceo,
  • conservare le fatture elettroniche tramite conservazione sostitutiva.

In questo capitolo approfondiremo le due possibilità, spiegando come funzionano, i vantaggi e gli svantaggi.

Conservazione delle fatture cartacee: come si fa e quali limiti ha

I forfettari non sono tenuti alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, ma hanno l’obbligo di conservare il documento cartaceo.
Il 1° luglio 2022, peròla situazione cambierà: infatti i forfettari che nell'anno precedente hanno percepito compensi o ricavi superiori a € 25.000 saranno obbligati alla fatturazione elettronica
Per aggionamenti in merito, consulta il capitolo sulla fattura elettronica obbligatoria per il forfettario.

Al momento, la conservazione cartacea del documento si esegue anche se per ricevere le fatture è stata utilizzata la PEC o il Codice Destinatario: lo chiarisce la circolare 9/E/2019 dell’Agenzia delle entrate.

Il processo da seguire per conservare le fatture in formato cartaceo è questo:

  • scaricare il file della fattura che hai ricevuto (via mail, PEC o tramite codice destinatario),
  • stampare una copia cartacea,
  • inserirla in appositi faldoni,
  • conservare la fattura per un minimo di 10 anni, come suggerisce l’articolo 2220 del Codice civile, per poterla presentare in caso di controllo.

Non è una soluzione molto conveniente, per alcuni motivi. Innanzitutto comporta dei costi (per la carta, i toner, e gli spazi di archiviazione) che, seppur minimi, possono avere il loro peso quando bisogna stampare e conservare una certa quantità di fatture per 10 anni. Inoltre, il rischio di smarrimento, distruzione o corruzione dei documenti è davvero alto.

Quello che però possiamo considerare il limite più grande della conservazione cartacea delle fatture è il fattore tempo, speso sia nell’archiviare la fattura, ma soprattutto nel ritrovarla una volta inserita nei faldoni.

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Conservazione digitale per i forfettari: come funziona e quali sono i vantaggi

L’alternativa più comoda e veloce per conservare le fatture elettroniche che ricevi dai fornitori è la conservazione digitale a norma.

Si tratta di un processo regolamentato tecnicamente dalla legge che permette di conservare le fatture in modalità digitale, mantenendo il valore legale del documento. Questo tipo di conservazione si definisce “sostitutiva” proprio perché “sostituisce” la fattura cartacea.

Non dovrai più stampare e archiviare le fatture nei faldoni e annullerai il rischio di perderle o danneggiarle.

Per saperne di più, consulta l'approfondimento sulla conservazione delle fatture elettroniche.

Con i software di fatturazione puoi inviare, ricevere e conservare le fatture elettroniche. Ma non solo: con alcuni, come con Fatture in Cloud, puoi anche gestire e monitorare gli incassi. Nel prossimo capitolo capiremo in cosa consiste questa opportunità e come torna utile a forfettario.

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Questo contenuto è aggiornato al 3 maggio 2022.