L’idea di adottare la fatturazione elettronica, abbandonando quella cartacea, può suscitare diverse reazioni nei forfettari. Alcuni ne sono indifferenti, altri spaventati, altri ancora restii.
Emettere fattura elettronica conviene oppure no?
In questo capitolo daremo alcune risposte, tratte dall’opinione dei clienti di Fatture in Cloud. Sono emersi diversi vantaggi e qualche svantaggio: vediamoli insieme.
I vantaggi della fattura elettronica per il forfettario
1. Emettere e ricevere le fatture da un unico software
La fatturazione elettronica rende più comoda la gestione delle fatture.
Infatti, un forfettario alle prese con la fatturazione “cartacea”, di solito:
- Compila la fattura su un foglio di carta, oppure la genera con un programma per PC di utilizzo comune (ad esempio, un foglio di calcolo) o con un software specifico.
- Pronta la fattura, la converte in un file in PDF e la invia al cliente tramite mail.
- Riceve le fatture dai fornitori via mail, oppure tramite PEC o Codice Destinatario abbinati univocamente alla sua partita IVA tramite il servizio di registrazione offerto dall’Agenzia delle entrate.
- Qualsiasi sia il metodo di ricezione, il forfettario avrà comunque l’obbligo di produrre una copia cartacea della fattura (tramite le stampa) e conservarla in appositi archivi (“faldoni”). In alternativa, anche il forfettario (o il suo delegato) può sottoscrivere il servizio gratuito di conservazione offerto dall’Agenzia delle entrate, indipendentemente dalla modalità di ricezione delle fatture.
Invece, se emette e riceve fatture elettroniche:
- Entra nel software, compila la fattura e la invia al Sistema di Interscambio (SdI), quindi al destinatario.
- Riceve le fatture nel software e le registra in pochi istanti.
- Conserva le fatture sempre all’interno del software; Fatture in Cloud, ad esempio, conserva in automatico tutti i documenti elettronici inviati e ricevuti per i 10 anni obbligatori.
Una bella differenza, vero? Con la fatturazione elettronica i tempi e lo sforzo si riducono e poter gestire tutto da un unico software è estremamente comodo.
3. Lavorare con la Pubblica Amministrazione
Emettere fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione è obbligatorio, fin dal 2015.
Infatti, da quell'anno:
- i Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza,
- tutte le PA (comprese le scuole, le Università, i Comuni, le Regioni, le Camere di Commercio, le Aziende Sanitarie, ecc.),
non possono accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea, né procedere al pagamento, nemmeno parziale, di documenti non trasmessi in forma elettronica.
Iniziare ad emettere fattura elettronica aiuta quindi al forfettario nella gestione delle relazioni commerciali con la Pubblica Amministrazione.
4. Agevolare i rapporti con i soggetti obbligati
La fatturazione elettronica è obbligatoria per le tutte partite IVA nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e, dal 2019, anche nel B2B e nel B2C.
I soggetti esonerati sono ormai pochi.
Quando una partita IVA obbligata alla fatturazione elettronica si ritrova a lavorare con un forfettario che fattura in modo "tradizionale", deve:
- generare la fattura elettronica, inviarla al Sistema di Interscambio, creare una copia analogica (ad esempio, in pdf) e inviarla al forfettario;
- ricevere la fattura “cartacea” dal forfettario e registrarla a parte rispetto ai documenti ricevuti in forma elettronica.
Queste procedure “macchinose” si annullano quando il forfettario aderisce alla fatturazione elettronica, rendendo più immediati i rapporti commerciali.
5. Trasmettere le fatture al Commercialista in modo veloce
I forfettari devono trasmettere periodicamente le fatture al Commercialista, che le inserisce in contabilità.
Fatturando in formato “cartaceo”, di solito gli consegnano i documenti a mano, oppure via mail. In entrambi i casi, raccogliere, organizzare e ordinare le fatture richiede tempo e sforzo. Senza contare l’ulteriore dispendio per trovare le fatture che possono eventualmente mancare all’elenco.
I software di fatturazione elettronica velocizzano il tutto: molti, infatti, permettono al Commercialista di accedere e scaricare le fatture in totale autonomia.
Questa soluzione risulta vantaggiosa:
- per il forfettario: che non deve più spendere tempo a cercare e inviare le fatture,
- per il Commercialista: che non riceve più documenti in modo confusionario e in disordine, ma li trova subito e in ordine.
Gli svantaggi della fatturazione elettronica (e come superarli)
Ci sono alcune motivazioni che rendono i forfettari restii ad adottare la fatturazione elettronica. Ne abbiamo raccolte alcune tra i clienti di Fatture in Cloud; secondo loro la fatturazione elettronica è:
1. Un costo aggiuntivo, ma con tanti benefici
Dotarsi di un software di fatturazione elettronica è un costo per il forfettario, soprattutto se le fatture emesse e ricevute sono relativamente poche.
Tuttavia, il peso di questa spesa si riduce sensibilmente se pensiamo che:
- L’Agenzia delle entrate mette a disposizione un portale per la fatturazione elettronica gratuito, anche se essenziale.
- Non bisogna più stampare e archiviare le fatture, operazioni che hanno pur sempre un certo costo. La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è un servizio di solito incluso nell'abbonamento al software di fatturazione elettronica e, ancora una volta, messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle entrate.
- Tutti i vantaggi che abbiamo visto nel paragrafo precedente (e altri automatismi presenti nei software per fatture elettroniche) permettono di velocizzare tante operazioni. E per una piccola attività in regime forfettario il tempo è davvero prezioso.
- Gestire le fatture tramite un software semplifica notevolmente la registrazione delle entrate e delle uscite, operazione fondamentale per un forfettario: approfondiremo l’argomento nel capitolo dedicato a come monitorare i ricavi.
- L’ordine e l’organizzazione riducono drasticamente gli errori, che possono costare anche cari, in termini di sanzioni e correzioni richieste.
2. Digitale, ma immediata
Fatturare utilizzando un nuovo formato, diverso da quello a cui si è abituati, può intimorire i titolari di partita IVA, soprattutto se non sono avvezzi alla tecnologia, tantomeno alla contabilità.
In realtà la fatturazione elettronica semplifica molti dei processi che il forfettario deve affrontare:
- Molti campi della fattura elettronica corrispondono a quelli della versione “cartacea”: pensiamo ad esempio all’indicazione del mittente della fattura e dei prodotti e servizi. Le peculiarità della fatturazione elettronica riguardano l’indicazione del destinatario e l’imposta di bollo virtuale, che spiegheremo nel capitolo dedicato a come si compila una fattura elettronica nel forfettario. A differenza della fattura “cartacea”, però, i campi della fattura elettronica spesso sono più veloci da compilare, grazie ai valori prefissati tra cui scegliere e l’autocompletamento offerto da molti software.
- Ricevere e conservare le fatture diventa immediato (come abbiamo visto nel punto 2 del paragrafo sui vantaggi).
3. Può segnalare errori, ma semplici da gestire
“Cosa succede se sbaglio a compilare la fattura e me ne accorgo dopo, quando l’ho già inviata?”: ecco una domanda frequente, soprattutto quando non si ha molta confidenza con la fatturazione elettronica.
È possibile modificare una fattura elettronica prima di inviarla e porre rimedio agli errori anche dopo che il documento è stato recapitato. Puoi vedere come affrontare i casi più frequenti nell’approfondimento su come correggere una fattura elettronica errata.
Inoltre, grazie al sistema di notifiche inviate dal Sistema di Interscambio, è:
- più facile riconoscere gli errori rispetto a quando si emette fattura “cartacea”,
- più rapido intervenire e correggere la fattura.
Abbiamo esaminato i pro e i contro di adottare la fatturazione elettronica in regime forfettario. Cosa ne pensi? Nei prossimi capitoli ti guideremo passo passo nell'emettere e ricevere fatture elettroniche.
Questo contenuto è aggiornato al 2023.