L’idea di emettere fattura elettronica, abbandonando quella cartacea, può suscitare diverse reazioni nei forfettari. Alcuni ne sono indifferenti, altri spaventati, altri ancora restii.
La fatturazione elettronica conviene oppure no?
In questo capitolo daremo alcune risposte, tratte dall’opinione dei clienti di Fatture in Cloud. Sono emersi diversi vantaggi e qualche svantaggio: vediamoli insieme.
I vantaggi della fattura elettronica per il forfettario
1. Emettere e ricevere le fatture da un unico software
La fatturazione elettronica rende comoda la gestione delle fatture.
Infatti, con la fatturazione “cartacea”, un forfettario doveva:
- Compilare la fattura su un foglio di carta, oppure generarla con un programma per PC di utilizzo comune (ad esempio, un foglio di calcolo) o con un software specifico.
- Convertire la fattura in un file in PDF e inviarla al cliente tramite mail.
- Ricevere le fatture dai fornitori via mail, oppure tramite PEC o Codice Destinatario abbinati univocamente alla partita IVA tramite il servizio di registrazione offerto dall’Agenzia delle entrate.
- Qualsiasi fosse il metodo di ricezione, il forfettario aveva comunque l’obbligo di produrre una copia cartacea della fattura (tramite le stampa) e conservarla in appositi archivi (“faldoni”). In alternativa, il forfettario (o il suo delegato) poteva sottoscrivere il servizio gratuito di conservazione offerto dall’Agenzia delle entrate.
Invece, con la fatturazione elettronica, al forfettario basta:
- Entrare nel software, compilare la fattura e inviarla al Sistema di Interscambio (SdI), quindi al destinatario.
- Ricevere le fatture nel software e registrarle in pochi istanti.
- Conservare le fatture sempre all’interno del software; il programma per forfettari Fatture in Cloud, ad esempio, conserva in automatico tutti i documenti elettronici inviati e ricevuti per i 10 anni obbligatori.
Una bella differenza, vero? Con la fatturazione elettronica i tempi e lo sforzo si riducono e poter gestire tutto da un unico software è estremamente comodo.
2. Agevolare i rapporti commerciali
La fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le partite IVA nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e, dal 2019, anche nel B2B e nel B2C.
I soggetti esonerati rimangono ormai pochi, ad esempio i professionisti che devono fatturare prestazioni sanitarie a privati.
Quando una partita IVA obbligata alla fatturazione elettronica si ritrovava a lavorare con un forfettario che fatturava in modo "tradizionale", doveva:
- generare la fattura elettronica, inviarla al Sistema di Interscambio, creare una copia analogica (ad esempio, in pdf) e inviarla al forfettario;
- ricevere la fattura “cartacea” dal forfettario e registrarla a parte rispetto ai documenti ricevuti in forma elettronica.
Ora, poiché anche il forfettario deve aderire alla fatturazione elettronica, queste procedure “macchinose” si annullano, rendendo più immediati i rapporti commerciali.
Un'intera raccolta di risorse dedicata a te
Guide, informazioni e consigli per gestire al meglio la tua attività in regime forfettario.
3. Trasmettere le fatture al Commercialista in modo veloce
I forfettari devono trasmettere periodicamente le fatture al Commercialista, che le inserisce in contabilità.
Con la fatturazione “cartacea”, i documenti dovevano essere stampati e consegnati a mano, oppure inviati tramite mail.
In entrambi i casi, raccogliere, organizzare e ordinare le fatture richiedeva tempo e sforzo. Senza contare l’ulteriore dispendio per trovare le fatture che potevano eventualmente mancare all’elenco.
I software di fatturazione elettronica velocizzano il processo: molti, infatti, permettono al Commercialista di accedere e scaricare le fatture in totale autonomia.
Questa soluzione risulta vantaggiosa:
- per il forfettario: che non deve più spendere tempo a cercare e inviare le fatture,
- per il Commercialista: che non riceve più documenti in modo confusionario e in disordine, ma li trova subito e in ordine.
Gli svantaggi della fatturazione elettronica (e come superarli)
Ci sono alcune motivazioni che rendono i forfettari restii alla fatturazione elettronica. Ne abbiamo raccolte alcune tra i clienti di Fatture in Cloud; secondo loro la fatturazione elettronica è:
1. Un costo aggiuntivo, ma con tanti benefici
Dotarsi di un software di fatturazione elettronica è un costo per il forfettario, soprattutto se le fatture emesse e ricevute sono relativamente poche.
Tuttavia, l'impatto di questa spesa si riduce sensibilmente se pensiamo che:
- L’Agenzia delle entrate mette a disposizione un portale per la fatturazione elettronica gratuito, anche se essenziale.
- Non bisogna stampare e archiviare le fatture, operazioni che hanno pur sempre un certo costo. La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è un servizio di solito incluso nell'abbonamento al software di fatturazione elettronica e, ancora una volta, messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle entrate.
- Tutti i vantaggi che abbiamo visto nel paragrafo precedente (e altri automatismi presenti nei software per fatture elettroniche) permettono di velocizzare tante operazioni. E per una piccola attività in regime forfettario il tempo è davvero prezioso.
- Gestire le fatture tramite un software semplifica notevolmente la registrazione delle entrate e delle uscite, operazione fondamentale per un forfettario: approfondiremo l’argomento nel capitolo dedicato a come monitorare i ricavi.
- L’ordine e l’organizzazione riducono drasticamente gli errori, che possono costare anche cari, in termini di sanzioni e correzioni richieste.
2. Digitale, ma immediata
Fatturare utilizzando un formato diverso da quello a cui si è abituati, può intimorire i titolari di partita IVA, soprattutto se non sono avvezzi alla tecnologia, tantomeno alla contabilità.
In realtà la fatturazione elettronica semplifica molti dei processi che il forfettario deve affrontare:
- Molti campi della fattura elettronica corrispondono a quelli della versione “cartacea”: pensiamo ad esempio all’indicazione del mittente della fattura e dei prodotti e servizi. Le peculiarità della fatturazione elettronica riguardano perlopiù l’indicazione del destinatario e l’imposta di bollo virtuale, che spiegheremo nel capitolo dedicato a come si compila una fattura elettronica nel forfettario. A differenza della fattura “cartacea”, però, i campi della fattura elettronica spesso sono più veloci da compilare, grazie ai valori prefissati tra cui scegliere e l’autocompletamento offerto da molti software.
- Ricevere e conservare le fatture diventa immediato.
3. Può segnalare errori, ma semplici da gestire
“Cosa succede se sbaglio a compilare la fattura e me ne accorgo dopo, quando l’ho già inviata?”: ecco una domanda frequente, soprattutto quando non si ha molta confidenza con la fatturazione elettronica.
È possibile modificare una fattura elettronica prima di inviarla e porre rimedio agli errori anche dopo che il documento è stato recapitato. Puoi vedere come affrontare i casi più frequenti nell’approfondimento su come correggere una fattura elettronica errata.
Inoltre, grazie al sistema di notifiche inviate dal Sistema di Interscambio, è:
- più facile riconoscere gli errori rispetto a quando si emette fattura “cartacea”,
- più rapido intervenire e correggere la fattura.
Abbiamo esaminato i pro e i contro di adottare la fatturazione elettronica in regime forfettario. Cosa ne pensi? Nei prossimi capitoli ti guideremo passo passo nell'emettere e ricevere fatture elettroniche.