Emettere una fattura elettronica è come andare in bicicletta: le prime volte sembra difficile, ma poi s’impara e a un certo punto diventa naturale. E noi siamo qui per aiutarti a ingranare: in questo capitolo ti mostreremo come si fa una fattura elettronica in regime forfettario e un esempio di come dovrebbe essere una volta pronta.
1. Procurati un software di fatturazione elettronica
Per emettere fattura elettronica è necessario avere un software di fatturazione elettronica. Si tratta di un apposito programma che genera la fattura in XML (il linguaggio informatico richiesto dalla normativa) e la invia al Sistema di Interscambio o SdI (che esamina la fattura e la recapita al destinatario).
Molti di questi software sono accessibili a tutti, sia come semplicità d’uso, sia in termini di costi. Se non sai quale scegliere, leggi l’ultimo capitolo di questa guida, dove ti aiutiamo a capire qual è il software di fatturazione più adatto alle tue esigenze.
2. Compila la fattura
Una volta deciso il software, è giunto il momento compilare la fattura.
a. Inserisci le informazioni sul mittente (la tua Partita IVA)
Indica il tuo:
- Nome della ditta/denominazione/ragione sociale, nome e cognome, indirizzo
- Numero di partita IVA
Inoltre, configura il tuo profilo di fatturazione con:
- Regime fiscale (RF02 per Contribuenti minimi o RF19 per Regime Forfettario)
- Cassa previdenziale, ad esempio: Cassa di previdenza e assistenza per gli ingegneri e architetti (INARCASSA), Cassa di previdenza e assistenza geometri (CIPAG), cassa di previdenza e assistenza forense, etc.
Utilizzando alcuni software, ad esempio Fatture in Cloud, programma per le fatture in regime forfettario, non dovrai ripetere sempre queste operazioni: ti basterà impostare i dati solo la prima volta, per poi averli applicati in automatico a tutte le fatture successive.
b. Inserisci i dati sul destinatario (il cliente/consumatore)
Ora passiamo al destinatario della fattura; di lui dovrai specificare:
- Nome della ditta/denominazione/ragione sociale, nome e cognome, indirizzo
- Numero di partita IVA
-
Codice destinatario o codice univoco: ecco il primo dato (e uno dei pochi) che differenzia la fattura elettronica da quella cartacea.
È un codice che identifica il destinatario della fattura e aiuta il Sistema di Interscambio a recapitare la fattura; ha 6 cifre se il destinatario è un’azienda o un libero professionista, oppure 7 se si tratta di una Pubblica Amministrazione. Invece, se stai emettendo fattura verso un privato senza partita IVA, dovrai inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice convenzionale “0000000” (7 zeri) e specificare solo ed esclusivamente il “CodiceFiscale”.
Come e dove trovare il codice destinatario di un’azienda, un professionista o una Pubblica Amministrazione? Puoi:- chiederlo direttamente al cliente,
- cercarlo nelle banche dati (come il portale IPA nel caso delle Pubbliche Amministrazioni),
- digitare la ragione sociale e lasciare che sia il software a ricercare tutti gli altri dati, come avviene in Fatture in Cloud.
- PEC: in alternativa al codice destinatario, puoi indicare l’indirizzo di PEC del cliente.
Una volta impostati i dati, li potrai salvare in rubrica e inserire con un clic nelle fatture successive indirizzate allo stesso destinatario: risparmierai tempo e ridurrai il rischio di errori.
c. Compila i dati della fattura
Veniamo ora ai dati che caratterizzano la singola fattura:
- Numero progressivo: in molti casi è il software stesso a suggerire il numero, tenendo il conteggio, così da prevenire gli errori di numerazione.
- Data
- Prodotti e servizi: con unità vendute, prezzo e natura IVA N2.2 (prodotti o servizi non soggetti ad IVA, in quanto il regime forfettario è esente dall’applicazione dell’IVA). Anche qui puoi impostare i dati la prima volta, salvarli in un listino e inserirli in pochi secondi nelle fatture seguenti.
- Dati di pagamento
d. Specifica l’imposta di bollo virtuale
Sulle fatture di importo superiore a 77,47€ i forfettari devono applicare l’imposta di bollo di 2€, come da regola generale.
L’imposta di bollo in fattura elettronica deve essere indicata tramite la valorizzazione a “SI” del campo “Bollo Virtuale”.
Al termine di ogni trimestre solare, all’interno della tua area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate, troverai un elenco delle fatture assoggettate all’imposta di bollo e l’importo da versare tramite indicazione dell’IBAN o modello F24. Per i dettagli, leggi il capitolo dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche.
Se ora hai l’abitudine di apporre la marca da bollo “tradizionale” (cartacea) sulle fatture, tutte le volte affronti questo processo:
- prima di emettere la fattura, devi controllare di aver a disposizione la marca da bollo con data uguale o al massimo antecedente a quella dell’emissione della fattura;
- se non ce l’hai, devi posticipare l’emissione del documento e acquistare la marca da bollo presso un rivenditore autorizzato, ad esempio in una tabaccheria;
- una volta ottenuta la marca da bollo, potrai procedere con la fatturazione.
Invece, ricorrendo all’imposta di bollo virtuale, ti basterà specificare l’apposizione all’interno della fattura e procedere al versamento del corrispettivo di tutti bolli in un secondo momento e con un’unica operazione: molto comodo, vero?
e. Aggiungi le diciture obbligatorie
Infine, come nelle fatture cartacee, ricordati di inserire le diciture obbligatorie:
- “Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018”.
- “Operazione non soggetta a ritenuta alla fonte a titolo di acconto ai sensi dell’articolo 1, comma 67, l. n. 190 del 2014 e successive modificazioni”
Per semplificarti la vita, software ti permettono di specificare le diciture nelle impostazioni della fattura e di ritrovarle sempre, senza doverle inserire a mano ogni volta. Ecco l’esempio di una fattura elettronica per regime forfettario compilata con tutti i dati che abbiamo elencato.
