Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: cos’è e come funziona?
Si parla dell’importanza della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche ma, nella pratica, in cosa consiste?
Autore: Fatture in Cloud
Autore: Fatture in Cloud
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.
Questo vuol dire che non puoi più limitarti a stampare e conservare le fatture in un faldone. Per una valida archiviazione delle fatture elettroniche devi seguire una specifica procedura prevista dalla legge.
Vediamo le informazioni essenziali da conoscere in merito alla conservazione delle fatture elettroniche: come funziona il processo, come conservare le tue fatture a norma di legge e per quanto tenerle conservate.
Prima di entrare nel dettaglio di come funziona la conservazione sostitutiva, risolviamo un dubbio frequente.
È obbligato a conservare la fattura elettronica sia chi la emette che chi la riceve, come stabilito per legge dall’art.39 del Dpr n.633/1972.
La conservazione delle fatture elettroniche è una procedura ben definita dalla legge. La fattura deve possedere determinati requisiti, e per conservarla nel modo corretto è necessario compiere alcune operazioni.
Possiamo riassumere il tutto in 5 punti:
Il file della fattura elettronica deve essere XML, l’unico formato accettato dalla normativa. Ne abbiamo già parlato nel capitolo “fatturazione elettronica: come funziona”
La fattura elettronica, per avere valore legale ed essere validamente conservata, deve aver apposta la firma digitale.
La fattura elettronica deve presentare una serie di dati (ad esempio: numero di fattura, partita IVA del cliente, etc.) che le permettono di essere “indicizzata”, quindi di essere facilmente trovata all’interno dell’archivio a seguito di una ricerca.
La fattura viene poi inserita all’interno di un “lotto di archiviazione” insieme ad altre fatture. Un lotto generalmente raccoglie tutte le fatture emesse in un determinato arco di tempo, che devono essere numerate in modo continuo e senza salti.
Ogni lotto di archiviazione viene “chiuso” tramite firma digitale e marca temporale, che vengono apposte dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva e impediscono che il contenuto venga ulteriormente modificato.
La procedura è chiara, ma ora vediamo nel concreto come conservare le tue fatture elettroniche a norma di legge.
Puoi scegliere tra due soluzioni:
L’articolo 2220 del Codice Civile stabilisce che le scritture contabili, quindi anche le fatture elettroniche, devono essere conservate per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione.
Ricorda: la conservazione sostitutiva è obbligatoria sia per le fatture che emetti che per quelle che ricevi.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche sono molti e si ripercuotono sui passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione. La conservazione sostitutiva, infatti:
La conservazione delle fatture elettroniche seguendo la procedura di legge è un obbligo che, se non rispettato, viene punito con una sanzione. A quanto ammonta la sanzione? E come porvi rimedio? Lo scopriremo nel prossimo articolo, dove esamineremo tutte le sanzioni in materia di fatturazione elettronica.
Questo contenuto è aggiornato al 2023.