Capitolo 10

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: cos’è e come funziona?

Si parla molto dell’importanza della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche ma, nella pratica, in cosa consiste?

Autore: Fatture in Cloud

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. Questo vuol dire che non potrai più limitarti a stampare e conservare le fatture in un faldone. Per una valida archiviazione delle fatture elettroniche dovrai seguire una specifica procedura prevista dalla legge.

Vediamo le informazioni essenziali da conoscere in merito alla conservazione delle fatture elettroniche: come funziona il processo, come conservare le tue fatture a norma di legge e per quanto tenerle conservate.

Chi ha l’obbligo di conservare le fatture elettroniche?

Prima di entrare nel dettaglio di come funziona la conservazione sostitutiva, risolviamo un dubbio frequente. È obbligato a conservare la fattura elettronica sia chi la emette che chi la riceve, come stabilito per legge dall’art.39 del Dpr n.633/1972. 

Come funziona la conservazione delle fatture elettroniche?

La conservazione delle fatture elettroniche è una procedura ben definita dalla legge. La fattura deve possedere determinati requisiti, e per conservarla nel modo corretto è necessario compiere alcune operazioni.
Possiamo riassumere il tutto in 5 punti:

1. Fattura in formato XML

Il file della fattura elettronica deve essere XML, l’unico formato accettato dalla normativa. Ne abbiamo già parlato nel capitolo “fatturazione elettronica: come funziona

2. Firma digitale

La fattura elettronica, per avere valore legale ed essere validamente conservata , deve aver apposta la firma digitale.

3. Indicizzazione

La fattura elettronica deve presentare una serie di dati (ad esempio: numero di fattura, partita IVA del cliente, etc.) che le permettono di essere “indicizzata”, quindi di essere facilmente trovata all’interno dell’archivio a seguito di una ricerca.

4. Lotto di archiviazione

La fattura viene poi inserita all’interno di un “lotto di archiviazione” insieme ad altre fatture. Un lotto generalmente raccoglie tutte le fatture emesse in un determinato arco di tempo, che devono essere numerate in modo continuo e senza salti.

5. Chiusura del lotto con marca temporale e firma

Ogni lotto di archiviazione viene “chiuso” tramite firma digitale e marca temporale, che vengono apposte dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva e impediscono che il contenuto venga ulteriormente modificato. 

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Come conservare le fatture elettroniche?

La procedura è chiara, ma ora vediamo nel concreto come conservare le tue fatture elettroniche a norma di legge.

Puoi scegliere tra due soluzioni:

  • il servizio messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate;
  • un software di fatturazione elettronica, come Fatture in Cloud o Danea Easyfatt, a cui delegare tutto il processo: dall’apposizione di firma e marca temporale, alla verifica dei requisiti legali, fino all’archiviazione per tutto il tempo richiesto dalla legge.

Quanti anni vanno conservate le fatture elettroniche?

L’articolo 2220 del Codice Civile stabilisce che le scritture contabili, quindi anche le fatture elettroniche, devono essere conservate per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione.

Ricorda: la conservazione sostitutiva è obbligatoria sia per le fatture che emetti che per quelle che ricevi.

I vantaggi della conservazione sostitutiva

I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche sono molti e si ripercuotono sui passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione. La conservazione sostitutiva, infatti:

  • consente di eliminare i costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
  • riduce sensibilmente il rischio di distruzione, corruzione o perdita delle fatture;
  • abbatte i tempi per la ricerca e la consultazione della documentazione.

Niente male vero? E ti diremo di più: col tempo ti accorgerai che gli effetti positivi della fatturazione elettronica sui tuoi affari saranno davvero tanti. Per godere di questi vantaggi però, devi prima di tutto superare le difficoltà iniziali e, in questo, l’uso di un gestionale può aiutarti moltissimo. Non ci credi? Nel prossimo capitolo ti sveleremo 7 ottime ragioni per affidare a un software gestionale la fatturazione elettronica e molti altri aspetti della tua attività.

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Questo contenuto è aggiornato al 2022.