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 Capitolo 7

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: cos’è e come funziona?

Si parla molto dell’importanza della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche ma, nella pratica, in cosa consiste?

Autore: Fatture in Cloud

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. Questo vuol dire che non potrai più limitarti a stampare e conservare le fatture in un faldone. Per una valida archiviazione delle fatture elettroniche dovrai seguire una specifica procedura prevista dalla legge: vediamo come funziona.

Come funziona la conservazione sostitutiva

Ci sono due elementi che, secondo la normativa, non possono mancare sulla fattura elettronica per una corretta conservazione sostitutiva: marca temporale e firma digitale. Solo così potrai garantire data e orario di creazione del file e identità di chi l’ha creato. Una volta che ti sarai accertato che la fattura elettronica abbia tutti i requisiti previsti dalla legge, dovrai conservarla per 10 anni.

Già, ma come? Anche in questo caso un gestionale, come ad es. Fatture In Cloud o Danea Easyfatt, è la soluzione migliore. Potrai delegare al software tutto il processo: dall’apposizione di firma e marca temporale, alla verifica dei requisiti legali, fino all’archiviazione per tutto il tempo richiesto dalla legge. Ricorda: la conservazione sostitutiva è obbligatoria sia per le fatture che emetti che per quelle che ricevi.

I vantaggi della conservazione sostitutiva

I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche sono molti e si ripercuotono sui passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione. La conservazione sostitutiva, infatti:

  • consente di eliminare i costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
  • riduce sensibilmente il rischio di distruzione, corruzione o perdita delle fatture;
  • abbatte i tempi per la ricerca e la consultazione della documentazione.

Niente male vero? E ti diremo di più: col tempo ti accorgerai che gli effetti positivi della fatturazione elettronica sui tuoi affari saranno davvero tanti. Per godere di questi vantaggi però, devi prima di tutto superare le difficoltà iniziali e, in questo, l’uso di un gestionale può aiutarti moltissimo. Non ci credi? Nel prossimo capitolo ti sveleremo 7 ottime ragioni per affidare a un software gestionale la fatturazione elettronica e molti altri aspetti della tua attività.