Capitolo 7.2

Come correggere una fattura elettronica sbagliata

Hai creato una fattura elettronica errata? Non temere, qui capirai come correggerla nei quattro casi più comuni: non hai ancora inviato la fattura, l’hai già inviata ed è stata scartata dal SdI, il destinatario l’ha già ricevuta, la PA l’ha rifiutata.

Autore: Fatture in Cloud

 

Hai notato di aver commesso uno sbaglio nel momento della compilazione della fattura elettronica. Magari rientra tra gli errori della fatturazione elettronica più comuni, che abbiamo affrontato nel capitolo precedente. Qualsiasi sia il tuo caso, non preoccuparti: a tutto c’è un rimedio. 

La soluzione varia in base a quando hai rilevato l’errore, se nel momento in cui:

• non hai ancora inviato la fattura elettronica,
• hai inviato la fattura ed è stata scartata dal Sistema di Interscambio (SdI),
• hai inviato la fattura e il destinatario l’ha ricevuta,
• la Pubblica Amministrazione ha rifiutato la fattura

Ti guideremo passo passo in ciascuno dei quattro casi, mostrandoti come correggere la fattura elettronica o annullarla (nel caso in cui sia già stata accettata dal SdI e inoltrata al destinatario).

 

1. La fattura elettronica è sbagliata, ma non l'hai ancora inviata

Questo è il caso più semplice: puoi subito correggere la fattura errata e inviarla al Sistema di Interscambio senza modificare il numero della fattura.

2. Hai inviato la fattura ed è stata scartata dal Sistema di Interscambio

Hai inviato la fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SdI) e, qualche giorno dopo (fino a 5 giorni) vedi che la fattura cambia stato, che passa a “Scartata”.

Cosa è successo? Il SdI ha controllato la fattura e ha trovato un errore, che può riguardare il contenuto, la dimensione o il formato del file, oppure l’autenticità della firma.

Insieme al messaggio di errore, probabilmente avrai ricevuto anche una “ricevuta di scarto” (più comunemente “notifica di scarto”), con il codice dell’errore e una breve descrizione del motivo dello scarto.

Cosa fare a questo punto? Entro 5 giorni dalla data della notifica dovrai correggere la fattura e inviarla di nuovo al SdI con numero e data uguali.

In alternativa, puoi correggere ed emettere la fattura con numero e data nuova, seguendo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate.

Per approfondire l’argomento, leggi anche il capitolo “Fattura elettronica scartata dal SdI: cosa fare”.

Come modificare la fattura se mi accorgo dell’errore prima dello scarto?

Ti consigliamo di aspettare l’esito dei controlli del Sdi, poi:

• se la fattura è stata scartata, segui le procedure che abbiamo riportato in questo punto;
• se la fattura viene accettata, fai riferimento al punto successivo.

 

3. Hai inviato la fattura, il destinatario l’ha ricevuta, ma è errata

Il Sistema di Interscambio accetta la fattura elettronica (perché non contiene errori formali) e la recapita al destinatario. A quel punto, però, tu o il cliente vi accorgete che uno o più dati sono sbagliati. Come correggere una fattura già inviata e ricevuta dal destinatario?

Non la puoi modificare: infatti, una fattura inviata e non scartata viene considerata emessa e non più modificabile. Nella maggior parte dei casi, dovrai emettere una nota di variazione (di credito o di debito), un documento che rettifica una fattura già emessa o registrata. Di solito la soluzione più semplice e veloce è emettere una nota di credito riferita al totale della fattura errata, per poi emettere una nuova fattura corretta.

Per decidere come agire nel modo più corretto in base al tuo caso specifico, ti consigliamo di chiedere conferma al Commercialista o al professionista che ti segue nella contabilità. Per capire come emettere una nota di credito, leggi il capitolo “Nota di credito: cos’è e come si compila”.

Invece, non è necessario emettere una nota di variazione quando:

• È sbagliato l’indirizzo PEC oppure il codice destinatario

Avvisa il tuo cliente che la fattura è disponibile all’interno dell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

• L’IBAN su cui vuoi ricevere il pagamento è diverso da quello indicato

Fornisci al cliente l’IBAN corretto.

• L'errore si trova nei campi “facoltativi” della fattura elettronica

Ad esempio, il numero d’ordine e i dati sulla consegna. Contatta il cliente e trasmetti i dati corretti. In questi casi, conserva tutta la documentazione che hai inviato e ricevuto in merito alla fattura elettronica errata: ti potrà tornare utile.

4. La Pubblica Amministrazione ha rifiutato la fattura

La Pubblica Amministrazione, a differenza delle aziende, dei professionisti e dei privati, può rifiutare una fattura elettronica, anche se è già stata approvata dal SdI. La può rifiutare in due modi:

• Con una “Notifica di esito negativa”

L’avviso ti arriverà nel software di fatturazione, nello stesso modo delle notifiche di scarto. Anche in questo caso dovrai correggere la fattura e inviarla di nuovo al SdI, con la stessa data e numero.

• Con un rifiuto dopo l’accettazione o la decorrenza dei termini

La Pubblica Amministrazione decide di rifiutare la fattura o dopo averla già accettata (magari per errore), oppure più di 15 giorni dopo aver ricevuto la fattura (senza prima dare segnalazione).

In questi casi, la PA ti potrà contattare in modo diretto (via telefono, mail, PEC, etc.) e chiederti una nota di credito e una nuova fattura elettronica. La soluzione più semplice e veloce è emettere una nota di credito a storno totale della fattura errata e poi una nuova fattura elettronica seguendo le istruzioni fornite dall’Amministrazione.

Accorgersi degli errori e correggerli in modo immediato è importante, perché aiuta ad evitare sanzioni in caso di verifiche da parte delle autorità.
Entriamo nel dettaglio del secondo caso che abbiamo visto in questo capitolo: vediamo cosa quando la fattura elettronica è stata scartata dal SdI.