Scegliere la sede aziendale: cosa sapere e quali criteri seguire

Tra i dati da indicare al momento dell’apertura di un’attività, c’è la sede legale (o sociale). Cosa significa esattamente? Dove posizionarla? Deve corrispondere a dove effettivamente si svolgeranno le attività, quindi alla sede operativa?

Calma, non agitarti. In questo capitolo ti spieghiamo i concetti essenziali in merito alla scelta della sede aziendale, con le implicazioni che può avere sulla tua nuova attività.

Sede legale: cos’è e come si definisce

La sede legale (sede principale, oppure sede sociale per le società) è l’indirizzo di residenza dove registri la tua attività professionale. Corrisponde al “centro degli affari”, dove gestisci l’amministrazione della tua nuova attività. Ci puoi anche ricondurre la notifica della corrispondenza legale.

Puoi stabilire la sede legale presso la tua abitazione o lo studio del tuo commercialista, ma anche scegliere una sede legale virtuale o posizionarla presso un coworking (vedremo nel prossimo paragrafo cos’è un coworking).

La devi riportare nell’atto costitutivo e nello statuto della tua società e comunicarla al Registro delle Imprese e all’Agenzia delle Entrate. Non sei obbligato a indicare l’indirizzo completo, ma puoi limitarti anche al Comune.

Ti consigliamo di scegliere la sede legale con molta attenzione, perché:

• Può precludere l’accesso ad alcune agevolazioni. Oggi è sempre più diffusa la moda di stabilire la sede legale in Svizzera, a San Marino o in altri stati con vantaggi fiscali; tuttavia per aver diritto alle agevolazioni previste dallo Stato Italiano, ad esempio quelle sulle startup, devi avere la sede legale in Italia.
   
• Può diventare un dato utile ai fini di marketing. Molte aziende decidono di posizionare la propria sede legale in un luogo o in un indirizzo particolare per averne dei benefici a livello di immagine. Ad esempio, avere la sede legale in via Montenapoleone a Milano restituisce un’aura di prestigio, posizionarla nell’area in cui operi può trasmettere l’idea di radicamento al territorio.
   
• Deve essere cambiata se ti sposti in un altro comune. Dovrai aggiornare sia l’atto costitutivo che lo statuto della tua società, oltre ad affrontare altra burocrazia. Puoi attribuire alla tua attività una sola una sede legale, mentre puoi stabilire tutte le sedi operative che ritieni utili.

Sede operativa: cos’è e dove posizionarla

La sede operativa è il luogo in cui effettivamente svolgi la tua attività imprenditoriale. Può coincidere oppure no con la sede legale e può essere più di una. Nell’accezione più tradizionale del termine, è un ufficio, una sede produttiva o un altro locale adibito dove lavori tu, fai operare i dipendenti e ricevi i clienti. Può anche però essere la stanza di casa tua dove hai stabilito il tuo piccolo ufficio o lo spazio di coworking che hai deciso di affittare.

Sede aziendale “tradizionale”

L’ufficio in un palazzo, oppure un capannone in un’area industriale: sono questi alcuni esempi della classica sede aziendale.

Nel momento in cui decidi dove posizionarla, non lasciarti guidare esclusivamente dalla logica del prezzo più basso, ma fai in modo di combinarla con altri criteri:

• Distanza dall’abitazione. Quanto è lontana la sede da dove abiti tu, i tuoi soci e i tuoi dipendenti? Calcola che dovrete percorrere quel tragitto spesso, se non ogni giorno: più è lungo e più probabilmente arriverete in sede stanchi, con inevitabili ripercussioni negative sul lavoro.
   
• Vicinanza alle fermate dei mezzi pubblici. La sede dell’azienda è raggiungibile con pullman, treni e altri mezzi pubblici? Quanto dista la fermata più vicina? La comodità in questo senso può tornare utile non solo a te, ai tuoi soci e ai tuoi dipendenti, ma anche ai tuoi clienti, che potranno raggiungerti con più facilità.
   
• Parcheggi. Avere all’esterno un parcheggio ampio e gratuito è certamente un plus apprezzato da tutti, anche dai clienti.
   
• Comfort. Anche la vicinanza a ristoranti, bar e negozi è un fattore da considerare.
   
• Metratura. Quanto è spazioso il locale che stai valutando? Rispondi alla domanda non solo in base al numero attuale dei tuoi dipendenti, ma anche sulle prospettive di ampliamento del personale, almeno a breve termine. Cambiare sede aziendale è un costo e quindi è bene prevenirlo.
   
• Struttura. Com’è configurato il locale che vorresti adibire a sede aziendale? Ha servizi igienici, una zona pranzo e stanze da trasformare in sale riunioni? Prestare attenzione a questi aspetti ti eviterà interventi in un secondo momento, che ovviamente dovrai sostenere a tue spese.

Ufficio e produzione in casa

Avere un ufficio o una sede di produzione può diventare un costo insostenibile per un libero professionista, una ditta individuale o un’attività da poco avviata. Ecco perché molti decidono di stabilire la sede produttiva all’interno della propria casa.
Puoi trasformare una stanza in un ufficio oppure un garage in uno spazio produttivo, dove non solo lavorare, ma anche accogliere i clienti.
Tuttavia questa scelta potrebbe renderti difficile separare la vita lavorativa da quella privata, con ripercussioni sulla concentrazione e sul rendimento.

Coworking (ufficio condiviso)

Per superare le difficoltà insite nel lavoro da casa, puoi ricorrere al coworking. Il coworking è uno spazio condiviso dove puoi stabilire il tuo ufficio.
Tra i vantaggi principali di questa scelta, ci sono:

• costi limitati, certamente inferiori a quelli di una sede aziendale tradizionale;
• flessibilità: puoi decidere di affittare il tuo spazio per cinque giorni alla settimana oppure per poche ore, in base alle tue necessità;
• compresenza: per definizione il coworking è uno spazio condiviso tra più persone. Potrai incontrare professionisti che operano nel tuo stesso settore, oppure in uno totalmente differente; in ogni caso, potrai stringere con loro relazioni in grado di arricchirti non solo dal punto di vista personale, ma anche professionale.

Bene, ora hai capito cosa significa sede legale e operativa e sai esattamente come scegliere la sede aziendale che più risponde alle tue esigenze. Dopo aver affrontato le pratiche necessarie ad aprire una partita IVA e un’azienda, finalmente puoi considerare aperta la tua nuova attività.

La nostra guida potrebbe concludersi qui, invece no. La prima fase dopo l’apertura è quella più delicata, che spesso decreta il successo o il fallimento di un’iniziativa imprenditoriale. Preso dall’entusiasmo, potresti non accorgerti di alcune variabili e perdere il controllo del tuo business, con conseguenze letali.

Ecco che quindi vogliamo darti alcuni consigli sulla gestione finanziaria della tua nuova attività e sulla scelta di un software gestionale, a cui dedichiamo i prossimi due capitoli.