Autore: Fatture in Cloud
Nel momento in cui vendi prodotti o servizi, emettere fattura diventa un passaggio necessario da gestire in modo efficiente.
La fatturazione elettronica è obbligatoria per la maggior parte delle Partite IVA e gli strumenti per creare, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono numerosi, ma non tutti rispondono alle esigenze di un professionista o di una piccola impresa.
In questo capitolo vedremo quali aspetti considerare per scegliere la soluzione più adatta alla tua attività.
Indice
Un software di fatturazione elettronica è un programma che consente di creare, inviare, ricevere e conservare le fatture in formato elettronico, nel rispetto delle specifiche tecniche stabilite dall’Agenzia delle Entrate.
Un programma di fatturazione elettronica consente di semplificare, e in molti casi automatizzare, la gestione dell’intero ciclo di vita della fattura, sia attiva che passiva.
A differenza di strumenti “generici” come Word o Excel, questi programmi generano la fattura nel formato XML (l'unico accettato dalla normativa) e la trasmettono al Sistema di Interscambio, il canale dell’Agenzia delle Entrate che effettua i controlli formali e recapita il documento al destinatario.
Oltre all’emissione delle fatture, la maggior parte dei software permette anche di:
Un software di fatturazione elettronica completo ti accompagna quindi in tutte le fasi del processo, dall’emissione alla conservazione, garantendo semplicità e rispetto dell’obbligo di legge.
Puoi compilare una fattura elettronica manualmente, ma si tratta di una soluzione che presenta diversi limiti. Inserire tutti i dati richiesti, dai campi obbligatori a quelli facoltativi, e occuparsi dei calcoli senza l’aiuto di automatismi aumenta il rischio di dimenticanze ed errori.
Un software di fatturazione, invece, rende il lavoro quotidiano più semplice e veloce grazie a interfacce intuitive, dati precompilati e funzionalità automatiche, permettendoti di dedicare più tempo alla tua attività e meno alla burocrazia.
Inoltre, se rientri tra i soggetti che ha l'obbligo di fatturazione elettronica (come la maggior parte delle Partite IVA e molti contribuenti in regime forfettario), utilizzare un programma dedicato è indispensabile.
La fattura elettronica, infatti, non può essere creata su carta né con strumenti generici come Word o Excel, ma solo tramite un software di fatturazione elettronica in grado di generare il documento secondo le specifiche previste dall’Agenzia delle Entrate.
Come scegliere il miglior software di fatturazione per la tua attività?
Scopri la risposta del Commercialista Allievi.
Non esiste un “miglior software di fatturazione elettronica” in assoluto, ma soluzioni diverse pensate per esigenze differenti.
Prima di iniziare a valutare i programmi, prova a porti alcune domande fondamentali, che ti aiuteranno a stabilire i tuoi bisogni di partenza e a darti già una direzione nella selezione successiva.
La prima domanda da farti è quella riguardante la natura della tua attività: in base alla risposta, le esigenze varieranno.
Freelance e liberi professionisti hanno spesso bisogno di uno strumento semplice, veloce da utilizzare e accessibile anche in mobilità, da smartphone e tablet.
Micro-imprese e PMI, invece, possono avere esigenze più articolate: multiutenza (per far accedere diverse persone al software), controllo delle entrate e delle uscite, integrazioni con altri strumenti di lavoro.
I forfettari, dall’altro canto, ricercheranno funzionalità utili alla gestione del regime fiscale in cui sono inquadrati: monitoraggio costante del limite di incassi e ricavi, applicazione dell’imposta di bollo, stima delle tasse da versare.
Un altro aspetto importante è definire fin da subito una stima del budget che vuoi a investire in un software di fatturazione elettronica.
Avere un’idea chiara dei costi ti aiuta a restringere il campo e a confrontare solo le soluzioni realmente in linea con le tue esigenze, evitando di valutare strumenti troppo complessi o, al contrario, limitati rispetto a ciò che ti serve.
Tieni presente che il prezzo può variare in base alle funzionalità incluse e al numero di utenti disponibili.
L’obiettivo non è scegliere l’opzione più economica in assoluto, ma individuare il miglior equilibrio tra costo e valore offerto per la tua attività.
Quando confronti i diversi programmi disponibili, è utile verificare che il software includa almeno alcune funzionalità fondamentali.
Un software di fatturazione elettronica efficace deve supportare il ciclo attivo e passivo, dalla creazione del documento fino alla sua conservazione a norma.
In particolare, dovrebbe consentire di:
Solo un software completo ti permette di gestire la fatturazione elettronica in modo corretto e di rispettare gli obblighi normativi senza rischi.
Alcuni programmi di fatturazione richiedono di essere installati su un dispositivo specifico, un aspetto che può diventare un limite in determinate situazioni.
Immaginiamo che tu sia fuori sede, oppure debba lavorare da casa. Un software installato sul PC fisso dell’ufficio ti costringerebbe ad aspettare prima di poter creare, inviare o registrare le fatture.
I software di fatturazione in cloud superano questo vincolo, perché ti permettono di accedere al sistema da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo.
Basta inserire le credenziali (nome utente e password) per entrare nel programma, ritrovare tutti i tuoi dati e compiere le operazioni che desideri.
In alcune situazioni può capitare di non avere a disposizione un computer. Ecco che quindi ti ritrovi a emettere fatture dal tuo smartphone e tablet.
Non tutti i software di fatturazione sono pensati per l’uso da dispositivi mobili: alcuni non sono compatibili, altri lo sono ma risultano poco pratici, perché includono troppe funzionalità difficili da gestire su schermi di dimensioni ridotte.
I programmi di fatturazione più evoluti mettono invece a disposizione un’app di fatturazione elettronica, che puoi scaricare sul tuo smartphone e tablet.
L’app non è una semplice “versione ridotta” del software per desktop, ma è studiata per rispondere a esigenze specifiche, come la necessità di svolgere operazioni rapide e gestire le fatture anche quando si lavora fuori ufficio.
Fatturare in mobilità: come mi ha aiutato
Prima di lanciare sul mercato Fatture in Cloud, trascorrevo le mie giornate tra gli studi universitari e la mia piccola startup di videogiochi. Avevo la necessità di emettere fatture e controllare la gestione della startup ovunque mi trovassi, tanto dalla mia cameretta quanto dall’Università. Non potevo limitarmi a un computer fisso, che rimaneva a casa, ma mi occorreva un programma che potevo utilizzare, ad esempio, anche dallo smartphone. Poter gestire la mia startup da qualsiasi luogo e in ogni momento mi ha aiutato a farla crescere, anche quando non avevo la possibilità di dedicare ad essa tutto il mio tempo.
Daniele Ratti
Founder di Fatture in Cloud
Oltre che ai clienti, le fatture devono essere trasmesse anche al Commercialista per la gestione contabile.
In teoria si tratta di un’operazione semplice, ma nella pratica possono verificarsi imprevisti, come errori nell’invio o la necessità di condividere altri documenti o dati, oltre alle fatture emesse e ricevute.
A questo si aggiunge il rischio di dimenticanze o ritardi nel rispetto delle scadenze, che possono complicare il lavoro del Commercialista e rallentare alcune attività amministrative.
Per risolvere tutti questi problemi, puoi far accedere il Commercialista al tuo software di fatturazione. La soluzione migliore non è certo condividere il nome utente e la password.
Infatti, alcuni programmi come Fatture in Cloud permettono la connessione con il Commercialista, tramite cui:
Rapporto azienda-Commercialista: trasformare le difficoltà in collaborazione
Il videogioco di maggior successo della mia startup raggiunse oltre 3 milioni di downloads e si stava diffondendo anche fuori dall’Italia, in particolar modo in Francia. In quel preciso momento di crescita aziendale, mi resi conto che avevo la necessità di seguire la fatturazione in modo migliore. La mia non era di certo una gestione ottimale: tenevo le fatture in modo disordinato e spesso le inviavo in ritardo al Commercialista. Condividere le fatture in modo semplice e veloce mi ha aiutato molto: io riuscivo a dedicare più tempo alla mia startup, mentre il Commercialista poteva mantenere sotto controllo la mia fatturazione, per segnalarmi eventuali errori e darmi dei suggerimenti su come migliorare i miei affari.
Daniele Ratti
Founder di Fatture in Cloud
Per molte attività è importante che il software di fatturazione possa integrarsi ad altri strumenti già utilizzati nel lavoro quotidiano, come:
Le integrazioni permettono di ridurre le attività manuali, evitare la duplicazione dei dati e automatizzare i flussi di lavoro, migliorando l’efficienza complessiva e riducendo il rischio di errori.
I software di fatturazione più completi affiancano alle funzioni di base anche strumenti utili per mantenere la tua attività sempre sotto controllo, come:
Di seguito una tabella che riassume tutte le funzionalità
|
Funzionalità |
Descrizione |
Vantaggi per l’attività |
| Fatturazione elettronica completa | Gestione dell’intero ciclo della fatturazione elettronica (dalla creazione alla conservazione) a norma. | Conformità alla normativa, riduzione degli errori e gestione centralizzata di tutte le fatture. |
| Accesso per il commercialista | Possibilità di concedere un accesso dedicato al commercialista con permessi controllati. | Collaborazione più semplice, meno invii manuali e riduzione di errori o ritardi. |
| Utilizzo in cloud | Accesso al software via internet da qualsiasi luogo e dispositivo. | Maggiore flessibilità operativa e continuità di lavoro anche fuori ufficio. |
| App per smartphone e tablet | Applicazioni dedicate per la gestione della fatturazione in mobilità. | Emissione e controllo delle fatture anche quando non si è al PC. |
| Integrazioni con altri software | Collegamento con e‑commerce, CRM e altri strumenti gestionali. | Automazione dei flussi di lavoro ed eliminazione delle duplicazioni di dati. |
| Gestione dell’attività | Strumenti per la gestione quotidiana (pagamenti e della prima nota, preventivi, report sull’andamento dell’attività). | Maggiore controllo su entrate e uscite, anche senza competenze contabili. |
Oltre alle funzioni disponibili, è importante valutare alcune caratteristiche del programma, che possono determinare la decisione finale.
Un’interfaccia intuitiva e la rapidità nelle operazioni sono elementi fondamentali.
Ti permettono di gestire le attività quotidiane in modo più semplice ed efficiente, riducendo il rischio di errori e la perdita di tempo legata alle operazioni amministrative.
Il software di fatturazione deve garantire un elevato livello di sicurezza, attraverso la protezione dei dati, backup automatici e sistemi di accesso controllato.
Aspetti particolarmente importanti quando si trattano informazioni fiscali e dati sensibili.
Il costo è un fattore da considerare, ma non dovrebbe essere l’unico criterio di scelta.
Scegliere il software di fatturazione elettronica più economico in assoluto non è sempre la soluzione migliore: un costo ridotto può tradursi in funzionalità limitate o caratteristiche tecniche insufficienti.
Preferire una soluzione che offra un buon equilibrio tra prezzo, completezza delle funzioni e facilità d’uso può invece aiutare a risparmiare tempo e risorse nel lungo periodo.
Abbiamo messo a confronto Fatture in Cloud con le principali alternative di mercato, per aiutarti a compiere la scelta migliore.
Ora che hai una panoramica completa, puoi scegliere il software di fatturazione più adatto alle esigenze della tua attività e gestire in modo più semplice ed efficace la fatturazione quotidiana.
Nello svolgimento delle tue attività, potresti aver bisogno di una persona che ti aiuti. Cosa fare in questo caso: meglio assumere dipendenti oppure avvalersi di un collaboratore esterno con Partita Iva? Lo scopriremo nel prossimo capitolo.
Non esiste un miglior software di fatturazione elettronica in assoluto. La scelta dipende dalle esigenze della tua attività: dimensioni, funzionalità necessarie e budget disponibile. Un buon software di fatturazione elettronica deve comunque garantire la conformità alla normativa e offrire un’interfaccia semplice da usare.
Il costo varia in base alle funzionalità incluse, al numero di fatture e agli utenti disponibili. Esistono soluzioni accessibili anche per professionisti e piccole imprese.
Non esiste una soluzione unica per tutti i forfettari. Il software migliore è quello che semplifica la fatturazione elettronica e supporta le esigenze tipiche del regime forfettario, come il monitoraggio dei limiti di ricavi e la gestione dell’imposta di bollo.
I migliori software per le piccole imprese sono quelli che, oltre alla fatturazione elettronica, offrono strumenti per la gestione dei pagamenti, report sull’andamento dell’attività e integrazioni con altri software di lavoro.