Capitolo n° 13

Gestione entrate e uscite: perché è importante e come si fa

Gestire entrate e uscite è fondamentale, fin da prima di aprire Partita Iva. Vediamo perché e come fare, scoprendo i concetti di base, alcuni consigli e gli strumenti fondamentali.

Autore: Fatture in Cloud

 

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Una sana gestione finanziaria è fondamentale per ogni azienda, grande o piccola che sia. Senza di essa, falliscono anche le attività più promettenti e potenzialmente redditizie.

È importante gestire al meglio le entrate e le uscite fin dall’apertura della Partita Iva, e anche prima, per evitare delle disattenzioni che a lungo andare potrebbero risultare fatali.

Vediamo insieme alcuni concetti e strumenti che possono tornarti utili per affrontare le prime decisioni cruciali in ambito finanziario.


 

Monitorare il flusso di cassa delle piccole imprese

Il flusso di cassa è definito come la differenza tra i flussi monetari in entrata (entrate) e in uscita (uscite) in un dato periodo temporale.

Il denaro entra ed esce costantemente dalla tua attività. Entra come "reddito" da clienti che acquistano i tuoi prodotti e servizi e defluisce dall'attività sotto forma di "spesa", come affitto, salari, pagamenti mensili di prestiti, pagamenti a fornitori, ecc.

Il flusso di cassa è positivo se ottieni più entrate che uscite. È fondamentale cercare di mantenerlo sempre tale in quanto, se il flusso di cassa è positivo, la tua azienda sarà in grado di pagare i costi fissi (ad esempio, le bollette, gli stipendi ai dipendenti, etc.) e di far fronte a eventuali costi imprevisti.

Potrebbero esserci, però, periodi in cui si verifica un flusso di cassa negativo, ad esempio se acquisti un nuovo macchinario o se un pagamento da un cliente è scaduto. Potenzialmente, potresti dover fare affidamento su uno scoperto bancario o prestito a breve termine per coprire questa carenza di flusso di cassa.

Tuttavia, fintanto che il flusso di cassa negativo viene pianificato e la tua attività ritorna a una posizione di flusso di cassa positivo, non dovrebbe causare seri problemi alla tua piccola impresa.

Il flusso di cassa viene solitamente monitorato su un periodo di riferimento standard come un mese, un trimestre o un anno.

 

Alcuni consigli per gestire entrate e uscite

Per gestire le entrate e le uscite della tua attività in modo oculato, devi porre molta attenzione a diversi aspetti che sono fondamentali in un’impresa. Ecco alcuni suggerimenti in merito.

1. Crea un rendiconto finanziario e una previsione

Il modo migliore per tenere d'occhio le entrate e le uscite della tua attività è creare un rendiconto e una previsione del flusso di cassa.

Questi documenti finanziari molto semplici ti daranno un'istantanea del tuo flusso di cassa mensile effettivo e del tuo flusso di cassa mensile previsto.



Perché è importante monitorare entrate e uscite e come si fa?
Scopri le risposte del Commercialista Allievi.

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2. Pensa ai termini di pagamento

Un altro grande passo nella gestione delle entrate e uscite della tua piccola impresa è la scelta dei termini di pagamento appropriati.

Le aziende che vendono direttamente al cliente finale di solito richiedono il pagamento immediato. Ad esempio, un ristorante viene pagato una volta che i clienti finiscono il pasto, mentre un idraulico o un elettricista si aspetterà di essere pagato non appena il lavoro sarà terminato.

Invece le aziende che vendono ad altre aziende spesso offrono credito sotto forma di termini di pagamento di 7, 14, 30, 60 o anche 90 giorni. Estendere il credito a clienti può essere un modo efficace per attrarre nuovi affari e creare fiducia, ma avrà anche un impatto diretto sul flusso di cassa.

C'è anche il problema perpetuo dei ritardi di pagamento a cui pensare. I pagamenti in ritardo sono una delle principali cause dei problemi inerenti al flusso di cassa, quindi vale la pena pensare a come incoraggiare i tuoi clienti a pagare in tempo. Esistono diverse strategie che potresti prendere in considerazione, come l'addebito di interessi sui pagamenti in ritardo, l'offerta di sconti sui pagamenti anticipati per incentivare i clienti a effettuare pagamenti rapidi o l'imposizione di termini di pagamento con scadenza alla ricevuta.

Puoi trovare e altri suggerimenti utili nell’approfondimento “come farsi pagare dai clienti”.

3. Scegli con molta attenzione con chi fare affari

È importante valutare attentamente i potenziali clienti. Controllare il credito è una delle operazioni certamente da compiere prima di iniziare a lavorare con loro. Rifiutare potenziali nuovi contratti sulla base di un controllo del credito non è certamente facile, richiede una determinazione ferrea, ma potrebbe essere la cosa migliore che fai per la tua attività.

Immagina solo cosa accadrebbe alla tua situazione di flusso di cassa se passassi un mese a soddisfare un ordine per un singolo cliente, che accetta la merce e si rifiuta di pagare. Potresti intraprendere un'azione legale per recuperare il credito, ma sarà costoso e richiederà tempo. Durante quel periodo, come manderai avanti la tua attività, sapendo di non avere a disposizione risorse preziose per sostenere i costi?

Se vedi che un'azienda ha una storia creditizia tutt'altro che perfetta, potresti decidere di non concedere loro credito o addirittura scegliere di non lavorare affatto con loro. Anche il monitoraggio del merito creditizio delle persone chiave coinvolte nell'azienda potrebbe essere vantaggioso. Se sono stati associati ad altre organizzazioni che hanno fallito o sono direttori di più società contemporaneamente, potrebbe essere meglio starne alla larga.


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4. Stabilisci le tue aspettative

Supponendo che un nuovo cliente abbia un eccellente merito creditizio e tu sia felice di fornirgli i tuoi beni o servizi, ora devi assicurarti che comprenda i termini in base ai quali accetti di fare affari.

Sebbene uno scambio verbale possa essere utilizzato per concordare inizialmente i termini di pagamento, è necessario assicurarsi che sia seguito da termini e condizioni di pagamento inequivocabili per iscritto. Questo dovrebbe coprire tutto, dai termini di consegna a ciò che accadrà se non vieni pagato.

Sottoscrivere i termini di pagamento potrebbe sembrare dispendioso in termini di tempo, ma a seconda della natura della tua attività, potresti scoprire che online è disponibile un insieme standard di termini e condizioni che copre tutti i dettagli necessari.

5. Conosci le persone dietro i pagamenti

Per ridurre la probabilità di ritardi nei pagamenti, è sempre vantaggioso costruire relazioni con le persone che effettueranno il pagamento.

Verificare che la fattura sia stata inviata al posto giusto e che tutti i dettagli necessari siano corretti contribuirà a ridurre i ritardi.

Quando invii la fattura, vale anche la pena chiedere se c'è qualche motivo per cui il pagamento non verrà effettuato in tempo, poiché la maggior parte delle persone farà tutto il possibile per non tornare sulla parola data.

 

Strumenti per la gestione di entrate e uscite

Gli strumenti fondamentali per gestire le entrate e le uscite sono: la prima nota, il software di gestione dell’attività, il budget e il forecast.

1. Prima nota

La prima nota è un documento contabile non obbligatorio, ma sempre consigliabile perché aiuta a segnare i movimenti economici giornalieri.

Deve contenere la data dei movimenti, i riferimenti specifici in merito a ricevute, fatture e altri documenti, gli importi singoli, gli importi totali, la descrizione esaustiva ed estesa della natura di ogni transazione, il riferimento alla natura del documento contabile, le partite fuori cassa.

Tra le diverse operazioni finanziarie da annotare nella prima nota vale la pena ricordare gli incassi delle fatture, gli incassi dei corrispettivi giornalieri, il pagamento delle fatture e delle ricevute, il pagamento delle tasse e delle imposte.

Per approfondire l’argomento, leggi la guida alla prima nota.

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2. Software di gestione dell’attività

È un software tramite cui puoi gestire diversi aspetti contabili e amministrativi della tua azienda, tra cui:

  • creare, emettere e gestire la fattura, le note di credito, i DDT e altri documenti,
  • gestire le anagrafiche di clienti, fornitori, prodotti e servizi,
  • registrare gli acquisti,
  • analizzare report su acquisti e vendite,
  • gestire i pagamenti,
  • …e molto altro ancora.

Tratteremo l’argomento in modo più dettagliato nel capitolo dedicato al software di fatturazione e gestione dell’attività.

3. Budget

Il budget serve a programmare, pianificare e controllare l’andamento finanziario della tua attività.

Materialmente si tratta di un documento (su carta o file) in cui dovrai inserire tutte le entrate e le uscite che prevedi per il periodo cui si riferisce. L’ideale è compilarlo a fine anno con i dati presunti per l’anno in arrivo.

Quanto alla struttura, non c’è una regola precisa: puoi creare una tabella con Word o Excel oppure utilizzare software specifici, l’importante è che nella compilazione tu sia il più accurato possibile.

Se ti sembra di non avere ben chiare le tue fonti di reddito e di spesa, niente panico. Vedrai che compilandolo ti verrà spontaneo fare mente locale e individuare le informazioni finanziarie che ti servono. Inoltre, puoi aiutarti consultando i dati (bollette, contratti di affitto ecc.) degli anni precedenti.

Quanto al contenuto del budget, anche per questo non c’è una regola fissa. Noi ti consigliamo di inserire almeno queste macro-categorie:

  • Entrate. Questa categoria conterrà tutte le voci di entrata che prevedi per l’anno successivo: redditi da lavoro o da investimento. Prestiti che intendi richiedere oppure risparmi che hai deciso di utilizzare per l’attività.
  • Uscite fisse. Sono quelle che già sai che affronterai e di cui già conosci l’importo e la scadenza (anche in maniera approssimativa). Ad esempio, l’affitto del tuo ufficio e le relative bollette. Oppure i costi per il mantenimento del tuo sito o le spese per il commercialista.
  • Uscite variabili. In questa categoria puoi inserire voci che variano periodicamente in base a diversi fattori, come ad esempio fiere di settore a cui intendi partecipare, viaggi di lavoro, marketing. Sono spesso spese “facoltative” ma fai attenzione: in alcuni casi sono utili ad incrementare le entrate (pensa agli effetti della pubblicità). Nel valutarne la convenienza quindi non dimenticare di tener conto di questo aspetto.
  • Spese una tantum. Sono le spese che sai che dovrai effettuare una sola volta in tutto il periodo di riferimento. Ad esempio, la mobilia per il tuo nuovo ufficio o un nuovo computer.

Eccoti un esempio di budget da cui puoi prendere spunto:

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Una volta creato il tuo schema di budget, non ti resta che compilarlo nel modo più preciso possibile. Trattandosi di una previsione che fai basandoti su entrate e uscite di anni precedenti è possibile (anzi, probabile) che non tutte le informazioni che inserisci saranno poi fedeli alla realtà. Ed è per questo che devi periodicamente, diciamo ogni 3 o 4 mesi, aggiornare il tuo budget con i dati reali (cd. “consuntivi”).

4. Il forecast

Dalla revisione periodica del budget in base ai dati reali che man mano si registrano, nasce il forecast: una previsione sempre più precisa della situazione economica, patrimoniale e finanziaria della tua attività. Con il passare del tempo infatti puoi utilizzare i dati dei mesi passati per prevedere quello che avverrà (finanziariamente) in quelli futuri.

Il forecast si costruisce utilizzando:

  • per i mesi passati: i dati del consuntivo (ovvero i dati reali);
  • per i mesi in corso o futuri: il budget (quello iniziale o, meglio, quello aggiornato).

Se lo aggiorni con costanza, il forecast ti permetterà di gestire al meglio gli ultimi mesi dell’anno, facendo quadrare i conti o sfruttando l’eccedenza di budget accumulata. Ma non solo, puoi anche utilizzare i dati per iniziare a programmare il budget dell’anno successivo e valutare in anticipo quali e quante spese potrai permetterti.

Abbiamo analizzato alcuni concetti e strumenti che ti aiutano a monitorare le entrate e le uscite della tua azienda. Nel prossimo capitolo invece vedremo alcuni indicatori fondamentali che ti permettono di capire “come sta andando la tua Partita IVA”: fatturato, redditività, liquidità e solvibilità.

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