La ripartenza secondo le Micro Imprese: scopri lo studio

 Capitolo 11

Scegliere il miglior software di fatturazione per una nuova attività

I programmi per fatture sono tanti e tutti diversi: ecco come selezionare quello che fa al caso tuo. E se desideri qualcosa in più, ci sono i software gestionali.

Autore: Fatture in Cloud

Complimenti, la tua nuova attività sta iniziando a farsi notare! Arrivano i tanto attesi clienti, che ti commissionano i primi lavori e comprano i tuoi prodotti. Stai per chiudere il tuo primo affare, quando ti chiedi: come creare la fattura?

Puoi preparare una fattura a partire da una tabella, oppure utilizzare uno dei tanti modelli in Word e in Excel. Sembra semplice, ma quando si indicano tutti i dati manualmente, il rischio è di tralasciarne qualcuno.

Inoltre quasi tutte le aziende italiane dal 2019 sono obbligate a emettere fattura elettronica, oppure sono incentivate a farlo, come abbiamo visto nell’approfondimento sulla fatturazione elettronica per il regime forfettario.

La fattura elettronica non può essere generata con i software “comuni” (Word, Excel e simili), ma solo con appositi programmi, che la codificano secondo le specifiche dell’Agenzia delle Entrate.

I software di fatturazione ti aiutano ad emettere correttamente le fatture e supportano la fatturazione elettronica. Ne esistono tanti sul mercato e molti sono alla portata di tutti, anche delle attività appena aperte e che non hanno grandi disponibilità economiche.

In questo capitolo ti guidiamo alla scelta del miglior software di fatturazione per le tue esigenze. Emettere fattura è un obbligo di legge e una formalità per l’azienda, ma non è di certo il traguardo finale. Per far crescere un’attività si deve andare oltre e considerare dati cruciali, come i costi e il fatturato. Per tenere tutto sotto controllo, serve quindi qualcosa in più: un software gestionale.

Software di fatturazione: come scegliere il migliore per te

Per capire quale programma di fatturazione fa al caso tuo, rispondi a queste domande:

1. Devi emettere fattura elettronica?

In base al regime fiscale della tua attività, potresti essere obbligato o meno a emettere fatture elettroniche verso i tuoi clienti, che siano aziende o consumatori. Verso la Pubblica Amministrazione invece è sempre obbligatoria la fatturazione elettronica, indipendentemente dal regime fiscale in cui ti trovi.
Informati sui vincoli imposti per il tuo regime fiscale e chiediti con quali clienti vuoi intrattenere rapporti commerciali. Anche se non sei obbligato a emettere fattura elettronica, ti consigliamo di adottare un software che la includa; in questo modo, se mai cambiassi idea o se la situazione dovesse variare, riusciresti ad adattarti facilmente.

2. Vuoi inviare fatture dall’ufficio, oppure ovunque ti trovi?

Molti programmi di fatturazione richiedono di essere installati su un dispositivo, il che può diventare un limite. Immaginiamo che tu sia fuori sede, oppure debba lavorare da casa. Se il software è installato sul pc fisso dell’ufficio, dovresti aspettare prima di poter creare, inviare e registrare le fatture.

I software di fatturazione in cloud ti permettono di accedere da qualsiasi luogo, indipendentemente dal dispositivo con cui stai lavorando. Basta inserire le credenziali (nome utente e password) per entrare nel programma, ritrovare tutti i tuoi dati e compiere le operazioni che desideri.

3. Vuoi creare le fatture dal pc, oppure anche da smartphone e tablet?

In alcune situazioni non puoi proprio aver a disposizione un pc. Ecco che quindi ti ritrovi a emettere fatture dal tuo smartphone e tablet. Molti software non sono compatibili con i dispositivi mobili, mentre altri lo sono, ma contengono così tante funzioni che è spesso difficile gestirli con uno schermo di piccole dimensioni. I programmi di fatturazione più evoluti hanno una propria app, che puoi scaricare sul tuo smartphone e tablet. L’applicazione non è semplicemente una “riduzione” della versione per pc, ma è studiata per soddisfare le esigenze della persona in quel momento. Infatti la persona che accede a un software di fatturazione da mobile probabilmente ha bisogno di compiere operazioni veloci.

Fatturare in mobilità: come mi ha aiutato

Prima di lanciare sul mercato Fatture in Cloud, trascorrevo le mie giornate tra gli studi universitari e la mia piccola startup di videogiochi. Avevo la necessità di emettere fatture e controllare la gestione della startup ovunque mi trovassi, tanto dalla mia cameretta quanto dall’Università. Non potevo limitarmi a un computer fisso, che rimaneva a casa, ma mi occorreva un programma che potevo utilizzare, ad esempio, anche dallo smartphone. Poter gestire la mia startup da qualsiasi luogo e in ogni momento mi ha aiutato a farla crescere, anche quando non avevo la possibilità di dedicare ad essa tutto il mio tempo.

Daniele Ratti
CEO di Fatture in Cloud

4. Come inviare le fatture al commercialista?

Oltre che ai clienti, devi inviare le fatture anche al tuo commercialista, per poterle inserire in contabilità. L’operazione di solito è abbastanza veloce: dato che sei agli inizi, le tue fatture sono poche al mese, non certo decine. Eppure può capitare che, per qualsiasi motivo, si presenti qualche difficoltà o errore. Inoltre il commercialista potrebbe aver bisogno di altri documenti o dati, oltre alle fatture inviate e ricevute. Come se non bastasse, potresti dimenticarti di mandare il materiale entro le scadenze prestabilite, con ripercussioni sul lavoro del commercialista.

Per risolvere tutti questi problemi, puoi far accedere il commercialista al tuo software di fatturazione. La soluzione migliore non è certo condividere il nome utente e la password.
In alcuni programmi:

  • il commercialista può creare il proprio account, anche gratuito,
  • puoi far visualizzare il tuo account al commercialista e farlo accedere solo ai dati che tu vuoi condividere con lui, in totale sicurezza. 

Rapporto azienda-Commercialista: trasformare le difficoltà in collaborazione

Il videogioco di maggior successo della mia startup raggiunse oltre 3 milioni di downloads e si stava diffondendo anche fuori dall’Italia, in particolar modo in Francia. In quel preciso momento di crescita aziendale, mi resi conto che avevo la necessità di seguire la fatturazione in modo migliore. La mia non era di certo una gestione ottimale: tenevo le fatture in modo disordinato e spesso le inviavo in ritardo al Commercialista. Condividere le fatture in modo semplice e veloce mi ha aiutato molto: io riuscivo a dedicare più tempo alla mia startup, mentre il Commercialista poteva mantenere sotto controllo la mia fatturazione, per segnalarmi eventuali errori e darmi dei suggerimenti su come migliorare i miei affari.

Daniele Ratti
CEO di Fatture in Cloud

5. Vuoi limitarti alla fatturazione?

Hai controllato e tutto torna: il software di fatturazione che stai valutando ha la fatturazione elettronica, è in cloud, lo puoi utilizzare anche da smartphone e ha persino l’accesso per il commercialista. Ti basta solo questo? Non vorresti, ad esempio, poter creare una fattura in modo automatico da un preventivo, senza dover riscrivere i dati? Oppure monitorare i tuoi crediti e capire quali fatture devono ancora essere saldate? O, ancora, avere una stima del fatturato e dei costi? Per fare tutto ciò, ti serve un software gestionale.

Software gestionale: cos’è e come ti può tornare utile

Un software gestionale è un programma che semplifica e velocizza alcune operazioni e ti restituisce i dati sull’azienda. Nel nostro caso un software gestionale comprende la fatturazione e molte altre funzionalità per mantenere gli affari sotto controllo.

I gestionali non sono necessariamente complessi e costosi: anche una piccola azienda può permettersi un software di questo tipo.

Cosa non può mancare al tuo software gestionale

Il mercato dei software gestionali è ampio, ma con alcuni criteri puoi identificare il più adatto alle tue esigenze.
Un software gestionale, per essere funzionale al controllo degli affari, deve consentire di:

  • Creare documenti elettronici e non: fatture, preventivi, proforma, note di credito, ricevute, etc.
  • Convertire un documento in un altro: ad esempio, trasformare un preventivo in fattura e una fattura in un ordine.
  • Automatizzare il saldo delle fatture non appena ne viene effettuato il pagamento. In questo modo, potrai sia dimenticare le procedure meccaniche di riconciliazione dei conti, sia avere la situazione aggiornata in tempo reale delle fatture pagate e insolute.
  • Analizzare i prodotti venduti e la loro incidenza sul fatturato.
  • Avere una stima dei costi;
  • Monitorare e i crediti e i debiti verso i clienti e i fornitori;
  • Esaminare i principali indicatori sull’andamento della tua attività, come il fatturato e l’utile d’impresa.

Siamo arrivati alla fine di questa guida. Abbiamo visto come nasce una nuova attività, dall’idea iniziale fino alla sua apertura, dalle scelte fondamentali fino alle previsioni per il futuro. Ora puoi mettere in atto tutto quello che hai imparato e costruire la tua iniziativa imprenditoriale su basi solide. Buona fortuna!

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