Mettersi in proprio vuol dire anche imparare ad autogestirsi, dal punto di vista amministrativo e finanziario. Quest’ultimo aspetto, in particolare, non va mai trascurato: una gestione finanziaria male organizzata (o, peggio, assente) può influire pesantemente sull’andamento della tua attività. Ma niente paura, siamo qui apposta per darti tutte le informazioni di cui hai bisogno! Nei prossimi paragrafi ti sveleremo trucchi e strumenti per una pianificazione finanziaria fruttuosa (ma anche semplice!) del tuo business. Cominciamo con loro, i tuoi più grandi alleati: il budget e il forecast.
Cos’è il budget e a che serve
Il budget serve a programmare, pianificare e controllare l’andamento finanziario della tua attività. Materialmente si tratta di un documento (su carta o file) in cui dovrai inserire tutte le entrate e le uscite che prevedi per il periodo cui si riferisce. L’ideale è compilarlo a fine anno con i dati presunti per l’anno in arrivo. Quanto alla struttura, non c’è una regola precisa: puoi creare una tabella con Word o Excel oppure utilizzare software specifici, l’importante è che nella compilazione tu sia il più accurato possibile. Se ti sembra di non avere ben chiare le tue fonti di reddito e di spesa, niente panico. Vedrai che compilandolo ti verrà spontaneo fare mente locale e individuare le informazioni finanziarie che ti servono. Inoltre, puoi aiutarti consultando i dati (bollette, contratti di affitto ecc.) degli anni precedenti.
Budget: contenuto e fac-simile
Quanto al contenuto del budget, anche per questo non c’è una regola fissa. Noi ti consigliamo di inserire almeno queste macro-categorie:
- Entrate. Questa categoria conterrà tutte le voci di entrata che prevedi per l’anno successivo: redditi da lavoro o da investimento. Prestiti che intendi richiedere oppure risparmi che hai deciso di utilizzare per l’attività.
- Uscite fisse. Sono quelle che già sai che affronterai e di cui già conosci l’importo e la scadenza (anche in maniera approssimativa). Ad esempio, l’affitto del tuo ufficio e le relative bollette. Oppure i costi per il mantenimento del tuo sito o le spese per il commercialista.
- Uscite variabili. In questa categoria puoi inserire voci che variano periodicamente in base a diversi fattori, come ad esempio fiere di settore a cui intendi partecipare, viaggi di lavoro, marketing. Sono spesso spese “facoltative” ma fai attenzione: in alcuni casi sono utili ad incrementare le entrate (pensa agli effetti della pubblicità). Nel valutarne la convenienza quindi non dimenticare di tener conto di questo aspetto.
- Spese una tantum. Sono le spese che sai che dovrai effettuare una sola volta in tutto il periodo di riferimento. Ad esempio, la mobilia per il tuo nuovo ufficio o un nuovo computer.
Eccoti un esempio di budget da cui puoi prendere spunto:
Una volta creato il tuo schema di budget, non ti resta che compilarlo nel modo più preciso possibile. Trattandosi di una previsione che fai basandoti su entrate e uscite di anni precedenti è possibile (anzi, probabile) che non tutte le informazioni che inserisci saranno poi fedeli alla realtà. Ed è per questo che devi periodicamente, diciamo ogni 3 o 4 mesi, aggiornare il tuo budget con i dati reali (cd. “consuntivi”).
Il forecast
Dalla revisione periodica del budget in base ai dati reali che man mano si registrano, nasce il forecast: una previsione sempre più precisa della situazione economica, patrimoniale e finanziaria della tua attività. Con il passare del tempo infatti puoi utilizzare i dati dei mesi passati per prevedere quello che avverrà (finanziariamente) in quelli futuri. Il forecast si costruisce utilizzando:
- per i mesi passati: i dati del consuntivo (ovvero i dati reali);
- per i mesi in corso o futuri: il budget (quello iniziale o, meglio, quello aggiornato).
Se sarai costante e preciso nell’aggiornarlo, il forecast ti permetterà di gestire al meglio gli ultimi mesi dell’anno, facendo quadrare i conti o sfruttando l’eccedenza di budget accumulata. Ma non solo, puoi anche utilizzare i dati per iniziare a programmare il budget dell’anno successivo e valutare in anticipo quali e quante spese potrai permetterti.
Consigli pratici di pianificazione finanziaria
Infine, vogliamo lasciarti con 4 consigli pratici per gestire al meglio le tue finanze:
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Non trascurare la liquidità. Chi diceva che i soldi non sono tutto nella vita, probabilmente era ricco. Scherzi a parte: è davvero importante avere sempre un po’ di liquidità disponibile, per assecondare le esigenze interne o esterne basilari. Ricorrere ai finanziamenti può essere un’alternativa per far fronte alle spese, ma ottenerli non sempre è facile o veloce, quindi accertati di avere sempre una piccola riserva di denaro per le emergenze!
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Tieni sotto controllo i pagamenti dei clienti. Per evitare problemi di liquidità, assicurati di ricevere i pagamenti con regolarità. Hai qualche difficoltà a farti pagare? Leggi i nostri consigli come prevenire e curare i mancati pagamenti. Inoltre, rendi più immediata la gestione dell’incasso, per capire con tempestività quali fatture sono state pagate e quali no.
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Riduci le spese e il rischio. Steve Jobs ha creato “qualcosina” partendo da un garage… oltre ad augurarti lo stesso successo, ti consigliamo anche di essere parsimonioso come lui, soprattutto all’inizio. Nel primo periodo cerca di ridurre al minimo i costi superflui, scegli uffici poco costosi, sfrutta il coworking, avvaliti di collaborazioni più che di dipendenti. Questo ti permetterà di limitare l’investimento e di sfruttare ciò che risparmierai per altre attività: il marketing e la pubblicità, ad esempio, o l’acquisto di strumenti e software per te fondamentali.
- Scegli la banca giusta per te. Conto corrente a zero spese, prestiti a tassi scontati, home banking efficiente, questi sono solo alcuni aspetti da tener presenti quando scegli una banca. Fissa delle priorità per la tua gestione finanziaria. Ricorrerai spesso al capitale di debito? Scegli una banca con tassi agevolati. Individuare la banca giusta per la tua attività vuol dire garantirti un risparmio sia nel breve che nel lungo periodo e un’efficienza finanziaria che ti aiuterà molto nella gestione del tuo business.
La gestione finanziaria e dei pagamenti
La digitalizzazione dei pagamenti fornisce alle imprese un’occasione unica per semplificare i processi di pagamento e automatizzare la gestione finanziaria della propria attività. Interfacciare il proprio gestionale aziendale con i servizi bancari e di pagamento permette oggi anche alle piccole realtà imprenditoriali di abbattere fino all’80% del lavoro manuale necessario per registrare il pagamento e associarlo al movimento contabile.
Michelangelo Bottesini
Head of Digital Finance - TeamSystem
Ora che i concetti di budget e forecast ti sono chiari e hai dalla tua qualche consiglio pratico, la pianificazione finanziaria non fa più così paura, vero? Non ti resta altro che verificare se l’andamento finanziario dell’attività rispetta le previsioni. Già, ma come fare? Come registrare entrate, uscite e altre spese senza impazzire? Come mantenere sotto controllo gli affari senza farti sfuggire nulla?
Un software gestionale ti può aiutare. Ce ne sono di tantissimi tipi, anche alla portata delle aziende più piccole e delle attività appena aperte. Nel prossimo capitolo affronteremo questo tema e ti guideremo nella scelta del programma di gestione che più soddisfa le tue esigenze.
