Fattura elettronica o tradizionale, immediata o differita: sai cosa sono e come si compilano? E in caso di errori, cosa rischi e come puoi evitare le sanzioni? Come avrai capito ci sono un bel po’ di cose che devi proprio sapere sulla fatturazione. La buona notizia è che sei nel posto giusto! In questo capitolo scoprirai quando sei obbligato a emettere una fattura elettronica e la differenza tra fattura immediata e differita. Ti spiegheremo poi le regole di una corretta compilazione e come correggere eventuali errori per evitare sanzioni (sì, ti parleremo anche delle sanzioni). Pronto? Via!
Fattura: cos’è e modalità di emissione
La fattura è un documento fiscale che deve essere redatto obbligatoriamente dal titolare di partita IVA che vende beni o presta servizi. Se sei un freelance e hai aperto partita IVA, quindi, non puoi scampare all’obbligo di emettere fattura per essere pagato dai tuoi clienti. Già, ma come? Ci sono due diverse modalità di emissione della fattura:
- la fatturazione tradizionale: su carta o in formato digitale (pdf, excel, jpeg, ecc.), puoi compilarla a mano o con il computer servendoti di vari programmi;
- la fatturazione elettronica: necessariamente in formato XML, va compilata ed emessa secondo criteri molto precisi tramite l’uso di software specifici.
Dal 1° gennaio 2019 sono obbligati a scegliere la fatturazione elettronica non più solo le pubbliche amministrazioni ma anche i privati. Gli unici soggetti esonerati da questo obbligo sono i professionisti che hanno optato per il regime forfettario (ricordi? Te ne abbiamo parlato nel capitolo 4 dedicato ai Regimi contabili). Il contenuto di fattura tradizionale e fattura elettronica resta praticamente invariato: l’unico elemento distintivo sta nel codice destinatario, un’informazione da inserire solo nella fattura elettronica. Se vuoi approfondire l’argomento ti consigliamo di leggere la nostra guida pratica alla fatturazione elettronica: ci troverai tutte le risposte che cerchi e moltissimi consigli pratici.
Tipi di fattura in base ai termini di emissione: fatture immediate e differite
In base al momento in cui consegni una fattura al tuo cliente si parla di fattura immediata o differita.
- La fattura immediata è quella che consegni (via mail, posta, a mano) al cliente subito dopo aver consegnato il bene venduto o completato il servizio offerto.
È necessario a questo punto chiarire cosa si intende con “subito”. Fino a poco tempo fa la legge prevedeva un termine di 24 ore per l’emissione della fattura immediata. Il d.l. n. 119 del 2018 ha invece stabilito che, dal 1° luglio 2019, ci sono 10 giorni per effettuare questo tipo di fatture.
- La fattura differita può invece essere consegnata anche molto tempo dopo la consegna del bene venduto o il completamento del servizio offerto.
Se, ad esempio, offri più servizi allo stesso cliente nell’arco di un mese, invece di fargli più fatture immediate puoi emettere un’unica fattura differita a fine mese in cui riepilogare tutte le attività svolte.
Fattura pro forma: lo strumento ideale per non sbagliare
Anche detta avviso di parcella, la fattura pro forma è un documento assimilabile alla fattura, ma senza valore fiscale. E perché allora dovresti servirtene? Semplice: la fattura pro forma consente al cliente di verificare i dati inseriti e a te di correggere eventuali errori senza troppe complicazioni. Una volta che entrambi sarete convinti del suo contenuto, potrai emettere la fattura vera e propria senza temere errori di compilazione (come scoprirai più avanti, gli errori di compilazione di una fattura possono costarti molto caro). Inoltre, potrai emettere l’effettiva fattura solo dopo aver ricevuto il pagamento del cliente, evitando così di pagare tasse in anticipo.
Compilazione della fattura: i dati necessari
Qualunque sia la tipologia di fattura che hai deciso di emettere ci sono alcuni dati che non possono mai mancare perché il documento sia valido ai fini fiscali. Ecco quali:
- I dati tuoi e del tuo cliente: nome e cognome, indirizzo della sede legale, numero di partita IVA, codice fiscale.
- La data di emissione: quella cioè in cui intendi consegnare (via mail, posta o a mano) la fattura al tuo cliente.
- Il numero progressivo: tutte le fatture vanno numerate in maniera progressiva. Il primo gennaio di ogni anno la numerazione si azzera e dovrai ricominciare dalla fattura numero 1.
- La descrizione del prodotto/servizio ceduto, per il quale stai emettendo fattura.
- Imponibile e ammontare IVA, ovvero a quanto ammonta il pagamento che richiedi (con e senza IVA).
Accanto a questi elementi indispensabili sei libero di aggiungerne altri, utili come promemoria per te e per il cliente. Ti consigliamo ad esempio di includere nello schema della tua fattura uno spazio dedicato alle modalità di pagamento: puoi indicare come preferisci essere pagato o il tuo IBAN, ad esempio.
Errori in fattura: e ora?
Ma che succede se commetti degli errori nell’emissione di una fattura? Niente panico, non tutto è perduto. Ci sono alcuni comportamenti che puoi adottare per rimediare ed evitare pesanti sanzioni. Per prima cosa, una precisazione: un errore in fattura è un problema solo se hai già inviato la fattura al cliente! Se è ancora solo nel tuo pc o sulla tua scrivania niente di grave: puoi tranquillamente strapparla (o cancellarla) e ricompilarla correttamente. Se invece ti sei accorto dell’errore solo dopo aver inviato la fattura al cliente, la questione si complica un po’. Ma non agitarti, ora ti spieghiamo come procedere a seconda che l’errore riguardi gli importi e l’IVA inseriti oppure altri elementi (ad esempio errori nell’intestazione, nella data di emissione, nel numero di partita IVA ecc.).
Errori in fattura su importi e IVA.
Cosa fare. In questo caso dovrai emettere una Nota di variazione: una sorta di fattura integrativa in cui dovrai indicare numero e data della fattura da correggere e la motivazione per cui è emessa (errore di calcolo ad esempio).
- se hai emesso fattura per un importo inferiore al dovuto devi emettere una nota di variazione in aumento imputando al cliente l’importo mancante ed il residuo IVA non ancora calcolato;
- se hai emesso una fattura per importo superiore devi emettere una nota di variazione in diminuzione stornando l’importo in eccesso e la relativa IVA già calcolata.
Sanzioni. Per le inesattezze riguardanti importi e calcoli IVA la multa varia dal 100 al 200% dell’imposta non fatturata partendo da una cifra base di 516 euro. Se, però, riesci ad apportare la modifica prima della presentazione annuale della dichiarazione IVA la sanzione si riduce al 10% dell’imposta non fatturata partendo da una cifra base di 51,60 euro.
Errori in fattura estranei a importi e IVA.
Cosa fare. In questo caso la situazione è più semplice da gestire: puoi correggere la fattura e mandarla nuovamente al cliente segnalandogli il problema e chiedendogli di sostituire la vecchia fattura con la nuova. Attenzione però: se il cliente ha già registrato la fattura o l’ha posta in conservazione sostitutiva, anche in questo caso dovrai procedere con una nota di variazione.
Sanzioni. Per questo tipo di errori le multe vanno da 258 a 2.065 euro. Anche in questo caso, se riesci a correggere gli errori prima della dichiarazione IVA annuale, pagherai solo il 10% della sanzione (25,80 euro).
Insomma, ti sarà chiaro che il modo migliore per evitare multe è quello di evitare di commettere errori nella compilazione delle fatture, soprattutto per quanto riguarda gli importi. Ecco perché nel prossimo capitolo ti spieghiamo come calcolare la ritenuta d’acconto, elemento fondamentale da inserire nelle tue fatture. Come dici? Non sai neanche di cosa si tratta? Nessun problema: prosegui nella lettura e ti sarà tutto chiaro!
