Autore: Fatture in Cloud
Fattura elettronica o tradizionale, immediata o differita: sai cosa sono e come si compilano? E in caso di errori, cosa rischi e come puoi evitare le sanzioni? Come avrai capito ci sono un bel po’ di cose che devi proprio sapere sulla fatturazione. La buona notizia è che sei nel posto giusto! In questo capitolo scoprirai quando sei obbligato a emettere una fattura elettronica e la differenza tra fattura immediata e differita. Ti spiegheremo poi le regole di una corretta compilazione e come correggere eventuali errori per evitare sanzioni (sì, ti parleremo anche delle sanzioni). Pronto? Via!
La fattura è un documento fiscale che deve essere redatto obbligatoriamente dal titolare di partita IVA che vende beni o presta servizi. Se sei un freelance e hai aperto partita IVA, quindi, non puoi scampare all’obbligo di emettere fattura per essere pagato dai tuoi clienti. Già, ma come? Ci sono due diverse modalità di emissione della fattura:
Dal 1° gennaio 2019 sono obbligati a scegliere la fatturazione elettronica non più solo le pubbliche amministrazioni ma anche i privati. Gli unici soggetti esonerati da questo obbligo sono i professionisti che hanno optato per il regime forfettario (ricordi? Te ne abbiamo parlato nel capitolo 4 dedicato ai Regimi contabili). Il contenuto di fattura tradizionale e fattura elettronica resta praticamente invariato: ci sono solo alcuni elementi distintivi, quali come il codice destinatario, un’informazione da inserire solo nella fattura elettronica. Se vuoi approfondire l’argomento ti consigliamo di leggere la nostra guida su come compilare una fattura elettronica: ci troverai tutte le risposte che cerchi e moltissimi consigli pratici.
In base al momento in cui consegni una fattura al tuo cliente si parla di fattura immediata o differita.
È necessario a questo punto chiarire cosa si intende con “subito”. Fino a poco tempo fa la legge prevedeva un termine di 24 ore per l’emissione della fattura immediata. Il D.L. Crescita n. 34/2019 ha invece stabilito che ci sono 12 giorni per effettuare questo tipo di fatture.
Se, ad esempio, offri più servizi allo stesso cliente nell’arco di un mese, invece di fargli più fatture immediate puoi emettere un’unica fattura differita a fine mese in cui riepilogare tutte le attività svolte.
Anche detta avviso di parcella, la fattura pro forma è un documento assimilabile alla fattura, ma senza valore fiscale. E perché allora dovresti servirtene? Semplice: la fattura pro forma consente al cliente di verificare i dati inseriti e a te di correggere eventuali errori senza troppe complicazioni. Una volta che entrambi sarete convinti del suo contenuto, potrai emettere la fattura vera e propria senza temere errori di compilazione (come scoprirai più avanti, gli errori di compilazione di una fattura possono costarti molto caro). Inoltre, potrai emettere l’effettiva fattura solo dopo aver ricevuto il pagamento del cliente, evitando così di pagare tasse in anticipo.
Qualunque sia la tipologia di fattura che hai deciso di emettere ci sono alcuni dati che non possono mai mancare perché il documento sia valido ai fini fiscali. Ecco quali:
Accanto a questi elementi indispensabili sei libero di aggiungerne altri, utili come promemoria per te e per il cliente. Ti consigliamo ad esempio di includere nello schema della tua fattura uno spazio dedicato alle modalità di pagamento: puoi indicare come preferisci essere pagato o il tuo IBAN, ad esempio.
Ma che succede se commetti degli errori nell’emissione di una fattura? Niente panico, non tutto è perduto. Ci sono alcuni comportamenti che puoi adottare per rimediare ed evitare pesanti sanzioni. Per prima cosa, una precisazione: un errore in fattura è un problema solo se hai già inviato la fattura al cliente! Se è ancora solo nel tuo pc o sulla tua scrivania niente di grave: puoi tranquillamente strapparla (o cancellarla) e ricompilarla correttamente. Se invece ti sei accorto dell’errore solo dopo aver inviato la fattura al cliente, la questione si complica un po’. Ma non agitarti, ora ti spieghiamo come procedere a seconda che l’errore riguardi gli importi e l’IVA inseriti oppure altri elementi (ad esempio errori nell’intestazione, nella data di emissione, nel numero di partita IVA ecc.).
Cosa fare. In questo caso dovrai emettere una Nota di variazione: una sorta di fattura integrativa in cui dovrai indicare numero e data della fattura da correggere e la motivazione per cui è emessa (errore di calcolo ad esempio).
Sanzioni. Per le inesattezze riguardanti importi e calcoli IVA la multa varia dal 100 al 200% dell’imposta non fatturata partendo da una cifra base di 516 euro. Se, però, riesci ad apportare la modifica prima della presentazione annuale della dichiarazione IVA la sanzione si riduce al 10% dell’imposta non fatturata partendo da una cifra base di 51,60 euro.
Cosa fare. In questo caso la situazione è più semplice da gestire: puoi correggere la fattura e mandarla nuovamente al cliente segnalandogli il problema e chiedendogli di sostituire la vecchia fattura con la nuova. Attenzione però: se il cliente ha già registrato la fattura o l’ha posta in conservazione sostitutiva, anche in questo caso dovrai procedere con una nota di variazione.
Sanzioni. Per questo tipo di errori le multe vanno da 258 a 2.065 euro. Anche in questo caso, se riesci a correggere gli errori prima della dichiarazione IVA annuale, pagherai solo il 10% della sanzione (25,80 euro).
Insomma, ti sarà chiaro che il modo migliore per evitare multe è quello di evitare di commettere errori nella compilazione delle fatture, soprattutto per quanto riguarda gli importi. Ecco perché nel prossimo capitolo ti spieghiamo come calcolare la ritenuta d’acconto, elemento fondamentale da inserire nelle tue fatture. Come dici? Non sai neanche di cosa si tratta? Nessun problema: prosegui nella lettura e ti sarà tutto chiaro!