La ripartenza secondo le Micro Imprese: scopri lo studio

 Capitolo 4

Come compilare una fattura elettronica

Come si compila una fattura elettronica? Quali sono le differenze con la fattura “cartacea”? Ecco alcuni utili suggerimenti per la compilazione della fattura elettronica, con i dati del documento e del destinatario (PA, B2B, B2C ed estero).

Autore: Fatture in Cloud

La compilazione della fattura elettronica richiede necessariamente un software. Se ancora non ce l’hai, è indispensabile che te lo procuri. Il modo più comodo di procedere è attraverso un software di fatturazione o gestionale: Fatture In Cloud o Danea Easyfatt, ad esempio, ti consentono una compilazione rapida e sicura delle tue fatture elettroniche (e ovviamente ne consentono anche invio, ricezione e conservazione a norma di legge).Eccoti comunque alcuni suggerimenti per la compilazione della fattura elettronica, con i dati del documento e il destinatario (PA, Privati con e senza partita IVA, clienti esteri). 

Compilazione fattura elettronica: come funziona?

Dovrai inserire i dati necessari e obbligatori a tutte le fatture, tra cui:

  • la data di emissione,
  • il numero progressivo che la identifichi in modo univoco,
  • i tuoi dati e del cliente,
  • i beni o i servizi offerti,
  • l’importo,
  • l’IVA (se prevista).

In più dovrai indicare il codice per individuare il destinatario, necessario per il corretto invio e recapito della fattura elettronica. 
Inoltre, potresti anche dover specificare anche altri dati, come ad esempio il tipo di documento, oppure applicare un’imposta di bollo.
 

software

Come indicare il destinatario della fattura elettronica

Le fatture elettroniche vanno inviate ai tuoi clienti tramite il software. Tra il tuo invio e la ricezione da parte del cliente c’è un ulteriore passaggio, ma non preoccuparti, tu non devi fare niente: il software, infatti, invierà la fattura al Sistema di interscambio che poi la recapiterà al destinatario finale.

Come fa lo SdI a capire a chi (quale cliente) e dove (PEC, codice destinatario) recapitare le fatture? Semplice, il sistema identifica il soggetto tramite il codice fiscale/p.iva e recapita la fattura dando precedenza alla scelta effettuata all’interno del cassetto fiscale (possibile solo per le p.iva), dove è possibile inserire il codice destinatario del proprio software o la propria PEC, se non trova una preferenza indicata recapiterà la fattura all’indirizzo segnalato nella fattura elettronica.

Cerchiamo di entrare nel dettaglio a seconda della tipologia di cliente:

  • Se il destinatario è un ufficio della Pubblica Amministrazione, dovrai inserire il Codice univoco per fattura elettronica. Si tratta di un codice di 6 caratteri che identifica ogni ufficio pubblico;
  • per la fattura elettronica B2C (cioè quella verso i consumatori, senza partita IVA), dovrai inserire il codice fiscale del tuo cliente. Il Sistema di Interscambio consegnerà la fattura nel suo Cassetto Fiscale. In questo caso, il consumatore potrà anche chiederti di inviargli una copia cartacea (o in PDF) della fattura. Altra possibilità per il consumatore è quella di comunicarti una PEC cui inviare la fattura elettronica;
  • per i destinatari B2B (ovvero imprese, professionisti, ecc.) ci sono due possibilità:
    • PEC: nella fattura in formato XML dovrai inserire l’indirizzo PEC fornito appositamente dal cliente. A questo indirizzo il Sistema di Interscambio inoltrerà la fattura.
    • Codice destinatario fattura elettronica: chiamato comunemente codice SdI, è un codice identificativo alfanumerico di 7 cifre. Se il cliente te lo fornisce, dovrai inserirlo in fattura, nell’apposito campo. Questo consentirà al Sistema di Interscambio di individuare il soggetto a cui inviare la fattura.
  • per i clienti esteri:
    • sia che si tratti di Clienti Business, sia di Clienti Consumer, dovrai indicare indistintamente il cliente “Estero” intracomunitario o extracomunitario inserendo nel campo “Codice destinatario” la codifica “XXXXXXX”;
    • dovrai specificare la partita IVA del cliente, se ha sede in uno stato dell’Unione Europea, oppure il codice “OO 99999999999”, in caso di sede in uno stato Extra UE;
    • se il cliente è un Privato senza partita IVA, per emettere la fattura potrai indicare il codice fiscale del destinatario.

Oltre all’indicazione del destinatario, la tipologia di cliente può anche determinare altri campi della fattura. Lo vedremo meglio nei prossimi capitoli, che ti aiuteranno nella compilazione della fattura elettronica se il destinatario è una Pubblica Amministrazione, un Privato senza partita IVA (B2C) e verso l’estero.

Campi della fattura elettronica: tipo documento

Dopo aver inserito i dati essenziali e il destinatario, potresti considerare la fattura elettronica pronta per essere inviata.
Ti può capitare, però, di dover specificare altri attributi, tra cui il tipo di documento. Come indicare se quella che stai per emettere non è una fattura elettronica immediata, ma differita? Oppure se si tratta di una parcella, di una nota di credito o, ancora, di un anticipo su fattura?

Dovrai utilizzare degli appositi codici, che vedremo insieme nel capitolo sul tracciato della fattura elettronica.

Imposta di bollo sulle fatture elettroniche

Prima di concludere la compilazione della fattura elettronica, c’è un’altra domanda a cui rispondere: è necessario applicare l’imposta di bollo?

Infatti, da regola generale:

  • devi applicare l'imposta di bollo alle fatture elettroniche emesse senza addebito IVA se hanno importo superiore a 77,47€;
  • non la devi applicare alle fatture elettroniche emesse senza addebito IVA se hanno importo inferiore a 77,47€;
  • sono esenti in modo assoluto le fatture elettroniche che riguardano pagamenti di corrispettivi assoggettati ad IVA.

Approfondiremo il discorso nel capitolo dedicato al bollo sulle fatture elettroniche.

Cosa fare una volta compilata la fattura elettronica

Al termine della compilazione, dovrai generare il file in formato XML, apporre la firma digitale e inviare la fattura al Sistema di Interscambio, che provvederà a recapitarla al destinatario.

Questi tre passaggi non sono necessariamente separati. Con Fatture in Cloud, ad esempio, basta un clic per firmare e inviare la fattura.  

Ora, però, fermiamoci un attimo e approfondiamo come compilare la fattura elettronica in base a: destinatario, nuovo tracciato obbligatorio dal 2021 e applicazione dell'imposta di bollo. 

Questo contenuto è aggiornato al 2021.