Sei in Regime Forfettario? Abbiamo una sorpresa per te

 Capitolo 4

Come compilare una fattura elettronica

Come si compila una fattura elettronica? Cosa cambia rispetto al passato? Ecco alcuni utili suggerimenti per la compilazione della fattura elettronica verso la PA e verso privati.

Autore: Fatture in Cloud

La compilazione della fattura elettronica richiede necessariamente un software. Se ancora non ce l’hai, è indispensabile che te lo procuri. Il modo più comodo di procedere è attraverso un software di fatturazione o gestionale: Fatture In Cloud o Danea Easyfatt, ad esempio, ti consentono una compilazione rapida e sicura delle tue fatture elettroniche (e ovviamente ne consentono anche invio, ricezione e conservazione a norma di legge). Eccoti comunque alcuni suggerimenti per la compilazione della fattura elettronica verso la PA e verso clienti privati con e senza partita IVA (B2B e B2C).

Compilazione fattura elettronica: come funziona?

Una volta che avrai il tuo software, la procedura è molto semplice. Dovrai compilare la fattura come hai sempre fatto, inserendo i soliti dati: importo, IVA (se prevista), servizio o bene offerto, dati tuoi e del cliente, ecc. Al termine, però, invece di stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, dovrai generare il file fattura nel formato XML (ricordi? Te ne abbiamo parlato nel capitolo 3 quando abbiamo scoperto cos’è la fattura elettronica). L’unico dato in più rispetto al passato è quello necessario a individuare il destinatario della fattura: dovrai cioè inserire un codice, che varia a seconda che la fattura sia destinata alla PA o a un privato. Vediamo in che senso.

Come indicare il destinatario della fattura elettronica

Le fatture elettroniche vanno inviate ai tuoi clienti tramite il software. Tra il tuo invio e la ricezione da parte del cliente c’è un ulteriore passaggio, ma non preoccuparti, tu non devi fare niente: il software, infatti, invierà la fattura al Sistema di interscambio che poi la recapiterà al destinatario finale.

Come fa lo SdI a capire a chi (quale cliente) e dove (PEC, codice destinatario) recapitare le fatture? Semplice, il sistema identifica il soggetto tramite il codice fiscale/p.iva e recapita la fattura dando precedenza alla scelta effettuata all’interno del cassetto fiscale (possibile solo per le p.iva), dove è possibile inserire il codice destinatario del proprio software o la propria PEC, se non trova una preferenza indicata recapiterà la fattura all’indirizzo segnalato nella fattura elettronica.

Cerchiamo di entrare nel dettaglio a seconda della tipologia di cliente:

  • Se il destinatario è un ufficio della Pubblica Amministrazione, dovrai inserire il Codice univoco per fattura elettronica. Si tratta di un codice di 6 caratteri che identifica ogni ufficio pubblico;
  • per la fattura elettronica B2C (cioè quella verso i consumatori, senza partita IVA), dovrai inserire il codice fiscale del tuo cliente. Il Sistema di Interscambio consegnerà la fattura nel suo Cassetto Fiscale. In questo caso, il consumatore potrà anche chiederti di inviargli una copia cartacea (o in PDF) della fattura. Altra possibilità per il consumatore è quella di comunicarti una PEC cui inviare la fattura elettronica;
  • per i destinatari B2B (ovvero imprese, professionisti, ecc.) ci sono due possibilità:
    • PEC: nella fattura in formato XML dovrai inserire l’indirizzo PEC fornito appositamente dal cliente. A questo indirizzo il Sistema di Interscambio inoltrerà la fattura.
    • Codice destinatario fattura elettronica: si tratta di un codice identificativo alfanumerico di 7 cifre. Se il cliente te lo fornisce, dovrai inserirlo in fattura, nell’apposito campo. Questo consentirà al Sistema di Interscambio di individuare il soggetto a cui inviare la fattura.

    Passiamo ora allo step successivo: una volta compilata la fattura, e prima di inviarla, andrà inserita la firma digitale: in alcuni casi obbligatoria, in altri facoltativa. Ti spieghiamo tutto nel prossimo capitolo!