Capitolo 4.1

Fattura elettronica a Privato senza partita IVA: come si compila e invia

Stai per emettere fattura elettronica a un cliente che non ha partita IVA, ma non sai come completare alcuni campi? Oppure come recapitargli il documento? Qui ti guidiamo passo dopo passo, mostrandoti come procedere in tutti i casi in cui potresti trovarti.

Autore: Fatture in Cloud

 

La natura e le caratteristiche del destinatario determinano la compilazione di alcuni campi della fattura elettronica e in alcuni casi anche la modalità di recapito.

In questo capitolo parleremo della fatturazione elettronica nei confronti di un Privato senza partita IVA, il nostro cliente o consumatore finale (o, come definito dalla normativa, cessionario o committente).

Quali campi bisogna compilare e quali possono lasciare vuoti? Come indicare delle informazioni, quando il destinatario non ne è in possesso (ad esempio, il codice destinatario)? Come fargli avere la fattura: basta inviarla tramite il Sistema di Interscambio (SdI), oppure serve altro? Rispondiamo a tutte le domande.

 

La fatturazione elettronica verso Privati è obbligatoria

La fatturazione elettronica verso i Privati è un obbligo entrato in vigore il 1°gennaio 2019, per effetto della legge di bilancio 2018. Riguarda anche le operazioni B2C, cioè la cessione beni mobili e immobili effettuata da un operatore IVA verso un cliente o consumatore.

Dal 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria anche per i contribuenti in regime forfettario.

Rimane valida l’esclusione dall’obbligo solo per pochi soggetti, che abbiamo visto nel capitolo “Per chi è obbligatoria la fatturazione elettronica?”.  

Come emettere fattura elettronica a Privato senza partita IVA: 4 casi

Rientri nell’obbligo di fatturazione elettronica per le operazioni B2C?
In base alle caratteristiche del destinatario e ai dati che il cliente (o consumatore) ti ha fornito, dovrai seguire alcune regole: ti permetteranno di compilare e inviare la fattura nel rispetto delle disposizioni vigenti e a evitare alcune notifiche di scarto del SdI (Sistema di Interscambio).

1.Privato senza codice destinatario, né PEC

I consumatori finali non sono obbligati né a dotarsi di un codice destinatario, né di una PEC per ricevere le fatture elettroniche.

Ecco, quindi, come emettere fattura elettronica a un Privato che è privo di codice univoco e di indirizzo PEC.
In fase di compilazione, dovrai:

• inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice convenzionale “0000000” (7 zeri),
• non compilare il campo “IdFiscaleIVA” che corrisponde all’eventuale Partiva IVA posseduta (in quanto il destinatario non ha Partita IVA), ma specificare solo ed esclusivamente il “CodiceFiscale”,
• lasciare vuoto il campo “PECDestinatario”.

Per trasmettere la fattura al destinatario, dovrai seguire le disposizioni del Provvedimento 89757 del Direttore dell’Agenzia delle entrate, secondo cui

• il SdI recapita la fattura elettronica al cliente/consumatore mettendola a disposizione nella sua area riservata sul sito web dell’Agenzia delle entrate;
• tu dovrai obbligatoriamente consegnare al cliente/consumatore una copia informatica o analogica (che lui possa leggere, come ad esempio una stampa su carta, che possa ricevere tramite e-mail, con un allegato in formato pdf) e gli dovrai comunicare che potrà visualizzare la fattura elettronica nella sua area riservata sul sito web dell’Agenzia delle entrate.

Come riuscire ad ottenere una stampa o una copia in pdf da una fattura elettronica che, come abbiamo visto, è scritta in linguaggio XML? Alcuni software permettono di convertire il file della fattura nel formato desiderato.

Il software di fatturazione elettronica Fatture in Cloud, ad esempio,ti permette in un clic di salvare sul tuo PC una copia della fattura in pdf o di stamparla, oppure di inviare direttamente la copia della fattura via mail al destinatario.

2. Privato senza codice destinatario, ma con PEC

In alcuni casi (molto meno frequenti rispetto al primo), potrebbe capitare che il tuo consumatore/cliente abbia un indirizzo PEC e che te lo comunichi.

Dovrai compilare la fattura come segue:

• inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice convenzionale “0000000” (7 zeri),
• non compilare il campo “IdFiscaleIVA” che corrisponde all’eventuale Partita IVA posseduta (in quanto il destinatario non ha Partita IVA), ma specificare solo ed esclusivamente il “CodiceFiscale”,
• completare il campo “PECDestinatario” con l’indirizzo che ti è stato fornito.

Per quanto riguarda l’invio e la notifica della fattura, riferendoci sempre al Provvedimento 89757 del Direttore dell’Agenzia delle entrate:

• il SdI recapita la fattura elettronica alla PEC indicata nel file della fattura;
• se il recapito non fosse possibile, per problemi tecnici non imputabili al SdI (ad esempio, perché la casella PEC è piena o non attiva), il SdI mette comunque a disposizione del destinatario la fattura elettronica all’interno della sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate e ne dà notizia al soggetto trasmittente (quindi a te). Tu, a tua volta, sei tenuto ad informare in modo tempestivo al cliente/consumatore del mancato recapito, invitandolo a controllare la propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle entrate; se vuoi, alla comunicazione puoi allegare una copia informatica o analogica della fattura.

3. Privato con codice destinatario

Il tuo cliente/consumatore può essere dotato di un codice destinatario per la fattura elettronica (ricordi cos’è? Lo trovi nei modi per indicare il destinatario di una fattura elettronica). È un caso ancora più raro rispetto ai precedenti, ma, comunque, può verificarsi.

Nella fattura dovrai:

• inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice destinatario che ti è stato comunicato,
• non compilare il campo “IdFiscaleIVA” che corrisponde all’eventuale Partita IVA posseduta (in quanto il destinatario non ha partita IVA), ma specificare solo ed esclusivamente il “CodiceFiscale”,
• decidere se completare o no il campo “PECDestinatario”: non è obbligatorio, perché in questo caso il dato predominante, cioè quello che utilizzerà il SdI in primo luogo per recapitare la fattura, è il codice destinatario.

In merito all’invio, considerato ancora una volta il Provvedimento 89757 del Direttore dell’Agenzia delle entrate:

• Il SdI recapita la fattura all’indirizzo corrispondente al codice destinatario; se il codice destinatario è inesistente, il sistema invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente (a te);
• se il SdI non riesce a trasmettere la fattura al destinatario, per problemi tecnici non imputabili alla piattaforma, la fattura viene messa a disposizione sul sito dell’Agenzia delle entrate, nell’area riservata del destinatario. Tu, a tua volta, dovrai avvisare il cliente/consumatore del mancato recapito, invitandolo a controllare la propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle entrate e, nella comunicazione, potrai inviargli anche una copia informatica o analogica della fattura.

4. Privato Estero

L’ultimo caso che andiamo ad esaminare è come emettere fattura elettronica a un privato estero.

Nella fattura elettronica a lui destinata, dovrai:

• inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice “XXXXXXX” (7 volte X),
• indicare nel campo “CodiceFiscale” il codice fiscale del destinatario (se ne sei in possesso),
• non compilare il campo “IdFiscaleIVA” che corrisponde all’eventuale Partita IVA posseduta (in quanto il destinatario non ha partita IVA), ma specificare solo ed esclusivamente il “CodiceFiscale”, se esistente.

Il SdI non è in grado di recapitare la fattura all’estero, perché il sistema di fatturazione elettronica presieduto dal sistema è in vigore solo in Italia.
Dovrai essere tu a consegnare al tuo cliente/consumatore una copia della fattura, cartacea o in un formato che lui possa leggere (ad esempio, un pdf).

L’emissione della fattura elettronica destinata a un cliente fuori dall’Italia non determina solamente il modo di indicare il destinatario, ma la compilazione di altri campi. Lo approfondiremo nel capitolo dedicato alla fatturazione elettronica verso l’estero.

Ora invece vediamo come compilare la fattura elettronica se quando il destinatario non è un Privato senza partita IVA, ma una Pubblica Amministrazione.