Una volta inviata la fattura elettronica, il SdI la riceve e la controlla, per poi recapitarla al destinatario. Qualche giorno dopo, la fattura assume lo stato “Scartata”. Cosa significa? La puoi considerare emessa (e ricevuta dal destinatario), oppure è rimasta “bloccata” in uno stadio precedente del “percorso unico standardizzato” della fatturazione elettronica? Come rimediare e far in modo che la fattura superi i controlli del SdI?
In questo capitolo ti aiuteremo a capire e risolvere la situazione.
1. Intervieni in modo tempestivo
Una volta che il SdI riceve correttamente il file della fattura elettronica, lo sottopone a dei controlli successivi.
Se la fattura non supera i controlli, entro 5 giorni ricevi una “ricevuta di scarto” (più comunemente chiamata “notifica di scarto”), che ti verrà recapitata all’interno dello stesso canale telematico con cui hai inviato il file al SdI. La fattura viene considerata come “non emessa”, così come afferma l’Agenzia delle entrate.
Cosa fare in caso di fattura elettronica scartata? Dovrai correggere la fattura e inviarla di nuovo al SdI entro 5 giorni dalla data di notifica dello scarto, mantenendo lo stesso numero e data del documento. Nel caso scegliessi una delle modalità alternative indicata dall’Agenzia delle Entrate (che vedremo nell’ultimo paragrafo), dovrai comunque rispettare i 12 giorni dalla data dell’operazione. Altrimenti, potresti incorrere nelle sanzioni per tardiva emissione della fattura.
Proprio per questo motivo, è fondamentale accorgersi dello scarto in tempi brevi. Alcuni programmi ti aiutano a farlo contrassegnando la fattura in modo evidente, così che tu possa notare subito lo stato. Qui sotto vedi un esempio dal nostro software per la fattura elettronica.
2. Leggi la notifica di scarto
Nella notifica di scarto troverai il codice dell’errore che il SdI ha rilevato nella tua fattura e una breve descrizione del motivo dello scarto.
Gli errori più comuni in fattura elettronica (e come risolverli)
Ecco tre errori che potresti trovare nelle tue fatture, accompagnati da una breve descrizione e da indicazioni su come intervenire per correggerli.
Errore 00324 - IdFiscaleIVA e CodiceFiscale non coerenti (cliente)
Significa che hai indicato in modo errato i dati P.IVA e Codice Fiscale del tuo cliente. I motivi possono essere diversi, ciascuno con la propria soluzione.
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Hai messo la sigla IT davanti al Codice Fiscale, che invece non va inserita;
soluzione: Togli la sigla IT dal codice fiscale del cliente. -
Il tuo cliente è una società (Snc, Sas, Srl, Spa), ma hai inserito il Codice Fiscale di una persona fisica (ad esempio, quello dell’amministratore);
soluzione: inserisci il Codice Fiscale corretto. -
Il tuo cliente è una società e hai inserito lo stesso valore nei campi Codice Fiscale e P.IVA;
soluzione: controlla quali sono il Codice Fiscale e P.IVA del cliente, perché non sempre sono identici. -
Il tuo cliente è una ditta individuale o un libero professionista e hai inserito stesso valore nei campi Codice Fiscale e P.IVA;
soluzione: indica il Codice Fiscale del titolare.
Errore 00404 - Fattura duplicata
Altro errore che può capitare è di trasmettere una fattura con un numero di documento che hai già utilizzato per una fattura precedente e già accettata dal SdI. Le cause possono essere due:
- hai emesso la prima fattura con un altro canale di trasmissione (ad esempio, un software di fatturazione diverso) e non l’hai memorizzata nel nuovo software;
- hai inviato la prima fattura alla Pubblica Amministrazione, che è stata accettata dal Sdi, ma poi scartata dall’ufficio a cui era indirizzata. Abbiamo parlato di questa possibilità nel capitolo dedicato alla fattura elettronica alla PA.
In entrambi i casi, dovrai emettere la nuova fattura utilizzando un nuovo numero di documento.
Errore 00423 - Valore del campo PrezzoTotale non calcolato correttamente
Il valore riportato nel campo “PrezzoTotale” risulta errato. Può essere dovuto all’inserimento di una percentuale di sconto con più di due valori decimali, quindi ti consigliamo di rivedere la fattura e in particolare lo sconto che hai applicato.
Questi sono solo tre dei tanti errori che il SdI può restituire (trovi la lista completa nelle specifiche tecniche dell’Agenzia delle entrate). Come comportarsi in ciascuno dei casi? Alcuni software di fatturazione, come Fatture in Cloud, accompagnano a ogni notifica un’indicazione su cosa puoi fare per risolvere l’errore.
3. Correggi la fattura elettronica
Una volta che hai individuato l’errore, modifica il documento, correggendo gli elementi che hanno generato l’errore.
Essendo la fattura considerata non emessa, non dovrai trasmettere alcuna nota di variazione al SdI. Questa circostanza, se hai già fatto la registrazione contabile del documento, comporta, se necessario, una variazione contabile valida solo ai fini interni.
4. Invia nuovamente la fattura al SdI
Corretta la fattura, la dovrai inviare al SdI, per un nuovo controllo e, in caso di esito positivo, per procedere al recapito al cliente.
Puoi agire in tre modi, tutti spiegati nella Circolare 13 del 2 luglio 2018 dell’Agenzia delle entrate:
- Emettere la fattura con lo stesso numero e data di documento di quella originaria e inviarla al SdI entro 5 giorni dalla data di notifica dello scarto.
- Emettere la fattura con numero e data nuova, coerenti con i documenti emessi successivamente al primo invio al SdI (quello che ha generato la notifica di scarto). Citando la Circolare: ““(il Contribuente può procedere con…) l’emissione di una fattura con nuovo numero e data (coerenti con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI), per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta”.
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Emettere la fattura con una specifica numerazione, che faccia emergere il fatto che si tratta di un documento rettificativo rispetto al precedente.
Ad esempio, avendo una fattura scartata 1 del 2/01/2023, puoi emettere la nuova fattura indicandola come n. 1/R del 10/01/2023 e inserirla nell’apposito sezionale, tenendo sempre in opportuna e doverosa considerazione la data di “effettuazione dell’operazione”.
È da preferire prima modalità (emissione della fattura con uguale numero e data, entro 5 giorni dallo scarto): lo afferma chiaramente la Circolare di riferimento. Le altre due sono da scegliere quando non è possibile emettere la fattura con lo stesso numero e data. Per capire cosa è meglio fare nei casi che ti si presentano, ti consigliamo di rivolgerti al tuo Commercialista o al professionista che ti segue nella fatturazione.
Ora abbiamo le idee un po’ più chiare sullo scarto della fattura e in particolar modo su come interpretare alcune le notifiche e correggere la fattura di conseguenza.
Alcuni errori però possono non causare lo scarto da parte del SdI (pensiamo, ad esempio, a un imponibile IVA maggiore di quello concordato con il cliente, perché ci si è dimenticati di applicare uno sconto). Come intervenire in questo caso? Lo scopriremo nel prossimo capitolo, parlando della nota di credito.
Questo contenuto è aggiornato al 2022.