Capitolo 9

Ricezione della fattura elettronica: come funziona?

Scopri come ricevere e registrare una fattura elettronica e i vantaggi di utilizzare un software di fatturazione.

Autore: Fatture in Cloud

Stai acquistando una nuova scrivania per il tuo ufficio e sai che avrai bisogno della fattura per poterne registrare il costo: come devi procedere? Sono quattro le cose da fare per ricevere una fattura elettronica:

  1. scegli la modalità di ricezione
  2. registra l’indirizzo telematico prevalente
  3. comunica i tuoi dati al fornitore;
  4. ricevi e registra la fattura.

1. Scegli la modalità di ricezione

Puoi ricevere fattura elettronica:

  • via PEC: il Sistema di Interscambio consegna la fattura all’indirizzo PEC a te intestato
  • tramite il Codice Destinatario, un codice di 7 cifre che identifica un canale telematico (FTP o Web Service) accreditato presso l’Agenzia delle Entrate per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche. Questo codice di solito viene fornito dai gestori del programma di fatturazione elettronica che utilizzi; ad esempio, il codice destinatario per i clienti di Fatture in Cloud e degli altri software di fatturazione di TeamSystem è M5UXCR1. 

Utilizzando il Codice Destinatario, riceverai le fatture elettroniche all’interno del tuo software di fatturazione, senza doverle importare. Comodo, vero?

2. Registra l’indirizzo telematico prevalente

A questo punto puoi registrare il tuo indirizzo telematico prevalente, cioè la modalità che hai scelto per la ricezione della fattura elettronica. 

Accedi alla tua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, entra in “Registrazione della modalità di ricezione delle fatture elettroniche” e infine inserisci l’indirizzo PEC o il Codice Destinatario dove vuoi ricevere le fatture.

Questa segnalazione prevale su qualsiasi altra informazione inserita nella fattura dal tuo fornitore e ti garantisce di ricevere le fatture sempre secondo la modalità che hai stabilito.

La scelta della modalità di ricezione e registrazione dell’indirizzo telematico prevalente sono azioni da compiere quando stai per ricevere la prima fattura elettronica. Non le devi ripetere ad ogni fattura, ma puoi passare direttamente al punto successivo della lista (comunica i tuoi dati al fornitore). Sarai comunque sempre in grado di modificare sia il modo in cui ricevi le fatture, sia l’indirizzo telematico prevalente. 

software

3. Comunica i tuoi dati al fornitore

Trasmetti al fornitore i dati per fatturare nei tuoi confronti. Non limitarti solamente alla ragione sociale o alla partita IVA, ma comunica anche le coordinate per ricevere la fattura elettronica (indirizzo PEC o Codice Destinatario) e tutte le informazioni che ritieni utili specificare.
In questo modo, ridurrai al minimo la possibilità di errori nel recapito della fattura.

4. Ricevi e registra la fattura elettronica

Hai comprato qualcosa per la tua attività, hai comunicato tutti i dati al fornitore e ora sei in attesa della fattura. Ma come funziona la ricezione della fattura elettronica? Di certo non la troverai nella posta. E allora, che devi fare?

Se hai un software di fatturazione, come Fatture In Cloud o Danea Easyfatt, la risposta è: niente, o quasi. Il Sistema di interscambio verificherà che la fattura che ti hanno inviato abbia tutti i requisiti tecnici di validità e poi te la invierà.
A quel punto, riceverai le fatture direttamente all'interno del programma e non ti resterà altro che procedere alla registrazione. 

In più, con un software come Fatture in Cloud e Danea Easyfatt, non dovrai preoccuparti della conservazione, perché sarà il programma stesso a provvedere in automatico alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.    

E se non hai un software di fatturazione? Questo complica un po’ le cose. Prima di tutto dovrai procurarti un lettore idoneo ad “aprire” la fattura elettronica, cioè un file in formato XML. Una volta aperto il file potrai procedere con il salvataggio e la registrazione della fattura. Tieni presente che, i primi tempi, è probabile che le aziende invieranno ai clienti anche una copia “tradizionale”, per agevolare loro la procedura di registrazione.

Non hai l’obbligo di numerare le fatture di acquisto, tuttavia lo puoi fare se ciò ti aiuta nell’organizzazione della tua attività. Ricordati però che devi sempre annotare le fatture di acquisto in un apposito registro e attribuire un ordine progressivo alle registrazioni.

Puoi detrarre l’iva sugli acquisti nella liquidazione iva del mese o trimestre di effettuazione. Lo puoi fare anche per i documenti di acquisto ricevuti entro il giorno 15 del mese successivo, eccetto per quelli riferiti a operazioni eseguite nell’anno precedente.
Cosa vuol dire? Facciamo un paio di esempi:

  1. hai effettuato un acquisto il 29 settembre, hai ricevuto la fattura il 7 ottobre e l’hai annotata il 5 ottobre: puoi detrarre l’iva nella liquidazione di settembre;
  2. hai acquistato un bene il 28 dicembre, hai ricevuto la fattura il 4 gennaio e l’hai annotata il 7 gennaio: non puoi detrarre l’iva nella liquidazione di dicembre.

La liquidazione iva per te è un grande impaccio? Contabilità in Cloud ti aiuta a gestirla, dall’elaborazione fino alla sua comunicazione all’Agenzia delle Entrate. Contabilità in Cloud è un software del gruppo TeamSystem, proprio come Fatture in Cloud. 

Questo contenuto è aggiornato al 2022.