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 Capitolo 8

Ricezione della fattura elettronica: come funziona?

Vuoi sapere cosa fare per ricevere e registrare una fattura elettronica? In questo capitolo troverai tutte le informazioni che cerchi!

Autore: Fatture in Cloud

Stai acquistando una nuova scrivania per il tuo ufficio e sai che avrai bisogno della fattura per poterne registrare il costo: come devi procedere? Sono due le cose che sei tenuto a fare per ricevere una fattura elettronica:

  • comunicare i tuoi dati al fornitore (attento, non basta più solo la partita IVA!);
  • ricevere e registrare la tua fattura.

Comunica i tuoi dati al fornitore

Per ricevere la fattura elettronica senza la scocciatura di andare a recuperarla dal cassetto fiscale devi indicare al fornitore una di queste due informazioni: la PEC oppure il tuo Codice Destinatario di 7 cifre (ti viene solitamente fornito dalla software house del tuo programma di fatturazione ad esempio se usi un software TeamSystem il tuo codice sarà M5UXCR1).

Hai anche un’altra possibilità: impostare il tuo indirizzo telematico prevalente. Puoi, cioè, segnalare direttamente nel cassetto fiscale della tua P.IVA come preferisci ricevere le fatture elettroniche: se via PEC o indicando il tuo codice destinatario. Questa segnalazione prevale su qualsiasi altra informazione inserita nella fattura dal tuo fornitore e ti garantisce di ricevere le fatture sempre nel modo che hai scelto. Con questo sistema facile e a prova di errore non avrai bisogno di consultare il cassetto fiscale, servizio poco pratico e molto più dispersivo di quanto il nome non lasci pensare.

Ricezione e registrazione della fattura elettronica

Hai comprato qualcosa per la tua attività, hai comunicato tutti i dati al fornitore e ora sei in attesa della fattura. Ma come funziona la ricezione della fattura elettronica? Di certo non la troverai nella posta. E allora, che devi fare?

Se hai un software di fatturazione, come Fatture In Cloud o Danea Easyfatt, la risposta è: niente, o quasi. Il Sistema di interscambio verificherà che la fattura che ti hanno inviato abbia tutti i requisiti tecnici di validità e poi te la invierà. A quel punto, se hai un gestionale, a te non resterà che importare la fattura elettronica nel software che provvederà a registrarla e archiviarla.

E se non hai un software gestionale? Questo complica un po’ le cose. Prima di tutto dovrai procurarti un lettore idoneo ad “aprire” la fattura elettronica, cioè un file in formato XML. Una volta aperto il file potrai procedere con il salvataggio e la registrazione della fattura. Tieni presente che, i primi tempi, è probabile che le aziende invieranno ai clienti anche una copia “tradizionale”, per agevolare loro la procedura di registrazione.

Non hai l’obbligo di numerare le fatture di acquisto, tuttavia lo puoi fare se ciò ti aiuta nell’organizzazione della tua attività. Ricordati però che devi sempre annotare le fatture di acquisto in un apposito registro e attribuire un ordine progressivo alle registrazioni.

Puoi detrarre l’iva sugli acquisti nella liquidazione iva del mese o trimestre di effettuazione. Lo puoi fare anche per i documenti di acquisto ricevuti entro il giorno 15 del mese successivo, eccetto per quelli riferiti a operazioni eseguite nell’anno precedente.
Cosa vuol dire? Facciamo un paio di esempi:

  1. hai effettuato un acquisto il 29 settembre, hai ricevuto la fattura il 7 ottobre e l’hai annotata il 5 ottobre: puoi detrarre l’iva nella liquidazione di settembre;
  2. hai acquistato un bene il 28 dicembre, hai ricevuto la fattura il 4 gennaio e l’hai annotata il 7 gennaio: non puoi detrarre l’iva nella liquidazione di dicembre.

La liquidazione iva per te è un grande impaccio? Contabilità in Cloud ti aiuta a gestirla, dall’elaborazione fino alla sua comunicazione all’Agenzia delle Entrate. Contabilità in Cloud è un software del gruppo TeamSystem. proprio come Fatture in Cloud.