Autore: Fatture in Cloud
La fatturazione elettronica è ormai la quotidianità per la gran parte delle aziende e Partite Iva, anche per i contribuenti in regime forfettario.
Infatti, dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica si è esteso a tutti i forfettari, finora esonerati.
Ma cos’è esattamente la fatturazione elettronica e come funziona? Come si deve fare per inviare una fattura elettronica correttamente? Te lo spiegheremo nei prossimi paragrafi.
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture tra clienti e fornitori.
Permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo. Addio, quindi, a fatture compilate a mano o con Excel, inviate per posta o e-mail e conservate su chissà quale scaffale.
La fatturazione elettronica offre numerosi vantaggi, tra cui:
Come abbiamo visto nel capitolo dedicato alla normativa sulla fatturazione elettronica, tutte le aziende e liberi professionisti hanno l’obbligo di emettere, ricevere e conservare fatture elettroniche nei rapporti con:
Il 1° luglio 2022 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per i forfettari che nell’anno precedente hanno conseguito ricavi o compensi superiori a 25.000€. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo si è esteso a tutti i forfettari, indipendentemente dal reddito.
Sei in regime forfettario? Leggi l'approfondimento sull'obbligo di fatturazione elettronica per i forfettari.
La fattura elettronica è un documento commerciale che, a parte alcune eccezioni che vedremo successivamente, contiene le stesse informazioni normalmente presenti in una fattura cartacea (importi, dati di mittente e destinatario, descrizione delle prestazioni effettuate ecc.).
Perché sia in regola con quanto previsto dalla legge, però, deve essere prodotta secondo il tracciato denominato FatturaPA: un flusso di dati strutturati in formato digitale scritto in linguaggio XML.
Fai attenzione: non si tratta di fatture cartacee scansionate o in formato pdf! Pur essendo comunemente associati al termine “digitale”, infatti, questi formati non hanno le caratteristiche richieste dalla legge. Ricorda: il formato richiesto dalla normativa è solo ed esclusivamente l’XML.
Ma non spaventarti, non c’è bisogno che diventi un informatico esperto! Esistono programmi di fatturazione elettronica che trasformeranno la fattura nel formato XML richiesto dalla legge.
I software di fatturazione, una volta compilata la fattura, appongono su di essa la firma digitale, che rende immodificabile il contenuto nel documento. Poi inviano la fattura al Sistema di Interscambio, che la recapita infine al destinatario.
Come hai potuto intuire, la fattura elettronica segue un “percorso”, che articola in tappe. Vediamo quali sono.
Prima di tutto, devi inserire i dati obbligatori a tutte le fatture, anche cartacee (ad esempio, la data di emissione, il numero progressivo, i dati tuoi e del cliente, le informazioni sui prodotti/servizi, etc.).
Inoltre, devi anche aggiungere anche alcuni dati peculiari della fattura elettronica, come ad esempio il codice destinatario (comunemente detto codice SDI) e quello indicante il tipo di documento.
Per saperne di più, leggi il capitolo 4: come si compila una fattura elettronica.
Serve a garantire l’origine e il contenuto della fattura.
Se hai un software di fatturazione elettronica, non sei tu a dovere apporre la firma, perché è il programma che lo fa al posto tuo in automatico.
Nel capitolo dedicato alla firma digitale ti spiegheremo di che si tratta e come utilizzarla.
Una volta compilata e firmata la fattura elettronica, devi inviarla al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle entrate, un sistema informatico che funziona da “postino” per l'invio e la ricezione di fatture elettroniche.
L’invio deve avvenire entro tempi precisi da quando hai erogato il prodotto o servizio a cui la fattura si riferisce: ti spiegheremo tutto nel capitolo dedicato all’invio della fattura elettronica.
Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
La fattura viene ricevuta dal destinatario all’interno del canale da lui prescelto.
Se sei tu a ricevere la fattura e hai un software di fatturazione, puoi ricevere il documento direttamente all’interno del programma, in modo ordinato.
Tratteremo l’argomento nel capitolo sulla ricezione della fattura elettronica.
Giunta a destinazione, la fattura deve essere conservata in formato digitale. Non puoi stampare e archiviare la fattura all’interno dei classici faldoni, ma dovrai seguire la specifica proceduta definita dalla legge.
Ne parliamo nel capitolo sulla conservazione delle fatture elettroniche.
Ora che conosci i passi fondamentali per inviare, ricevere e conservare una fattura elettronica, puoi addentrarti nel vivo della materia. Scegli uno degli approfondimenti che ti abbiamo suggerito, oppure scegli un capitolo di tuo interesse nell’indice qui sotto.
Questo contenuto è aggiornato al 2025.