La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo. Addio, quindi, a fatture compilate a mano o con Excel, inviate per posta o e-mail e conservate su chissà quale scaffale. Grazie a questo nuovo sistema hai la possibilità di ridurre tempi e costi di fatturazione e cambiare completamente il concetto di archiviazione. Non che tu abbia scelta: come abbiamo scoperto nel capitolo relativo alla normativa sulla fattura elettronica, dal 1° gennaio 2019 l’obbligo è scattato anche per i rapporti tra Privati. Quindi, bando alle chiacchiere e veniamo al sodo: nei prossimi paragrafi ti spieghiamo che cos’è una fattura elettronica e cosa devi fare per inviarla correttamente.
Fattura elettronica: cos’è?
La fattura elettronica è un documento digitale che contiene le stesse informazioni normalmente presenti in una fattura cartacea (importi, dati di mittente e destinatario, descrizione delle prestazioni effettuate ecc.). Perché sia in regola con quanto previsto dalla legge, però, deve essere prodotta secondo il tracciato denominato FatturaPA: un flusso di dati strutturati in formato digitale scritto in linguaggio XML. Ma fai attenzione: non si tratta di fatture cartacee scansionate o in formato pdf! Pur essendo comunemente associati al termine “digitale”, infatti, questi formati non hanno le caratteristiche richieste dalla legge e ti esporrebbero al rischio di multe. Ricorda: il formato richiesto dalla normativa è solo ed esclusivamente l’XML.
Ma non spaventarti, non c’è bisogno che diventi un informatico esperto! Esistono software di fatturazione o gestionali (come Fatture In Cloud o Danea Easyfatt), che faranno il lavoro sporco al posto tuo. Tu potrai limitarti a compilare le fatture con i soliti dati e il software penserà alla trasformazione nel formato XML richiesto dalla legge.
Il percorso unico standardizzato della fatturazione elettronica
Per essere in regola con le tue fatture ed emetterle correttamente devi seguire un “percorso unico standardizzato” stabilito dalla legge, cioè un insieme di azioni obbligatorie.
Queste le tappe obbligate:
- Compilazione della fattura. Nel capitolo 4 vedremo come si compila una fattura elettronica tramite un software di fatturazione.
- Firma digitale della fattura, tramite firma elettronica qualificata: serve a garantire l’origine e il contenuto della fattura. Non sarai tu a dovere apporre la firma, perché anche in questo caso è il software che lo fa al posto tuo in automatico. Non spaventarti, nel capitolo dedicato alla firma digitale ti spiegheremo di che si tratta, quando è obbligatoria e come utilizzarla!
- Invio della fattura al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle entrate, un sistema informatico che funziona da “postino” per l'invio e la ricezione di fatture elettroniche, sia verso la Pubblica Amministrazione che verso i Privati. L’invio deve avvenire entro tempi precisi da quando hai erogato il prodotto o servizio a cui la fattura si riferisce: ti spiegheremo tutto nel capitolo 7, dedicato all’invio della fattura elettronica.
- Recapito della fattura. Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Ora che conosci i passi fondamentali per inviare una fattura elettronica, sei pronto per addentrarti nel vivo della materia. Nei prossimi capitoli approfondiremo 4 argomenti pratici:
- Compilazione fattura elettronica
- Firma elettronica qualificata
- Invio tramite il Sistema d’Interscambio
- Ricezione e registrazione della fattura
- Conservazione della fattura elettronica
Questo contenuto è aggiornato al 2023.