Capitolo 5

Firma digitale fattura elettronica: istruzioni per l’uso

Non sai cos’è la firma digitale o come inserirla sulla fattura elettronica? Niente panico: qui ti spieghiamo tutto!

Autore: Fatture in Cloud

La firma digitale qualificata è lo strumento che consente a privati cittadini, imprese e amministrazioni pubbliche di dare valore legale ai documenti che firmano al computer. Per le fatture elettroniche emesse verso la pubblica amministrazione la firma digitale è obbligatoria, mentre per quelle tra privati puoi decidere se inserirla o meno. In ogni caso, è bene che tu sappia come firmare una fattura elettronica. Hai due possibilità:

  • servirti del tuo software gestionale che “firma” in automatico;
  • procurarti un kit per la firma digitale.

Firma digitale tramite software gestionale

La scelta più semplice è sicuramente affidarti a un gestionale di fatturazione, come Fatture in Cloud o Danea Easyfatt. Software come questi infatti ti consentono di dimenticarti completamente della questione: si occuperanno in automatico dell’apposizione della firma digitale secondo le previsioni di legge, senza bisogno che tu muova un dito. Ma non solo. Il servizio si occuperà anche di:

  • Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, nel modo corretto. Il software traccerà l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e ti segnalerà rapidamente eventuali problemi o anomalie.
  • Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni. Se non hai idea di cosa stiamo parlando, non agitarti: nel capitolo 7 ti spiegheremo con chiarezza cos’è e come funziona la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Kit per la firma digitale

Se non hai un software gestionale, dovrai rimboccarti le maniche e procurarti un Kit per la firma digitale. Online puoi trovarne di molti tipi e formati: una volta scelto quello che preferisci ti basterà seguire la procedura guidata dell’acquisto ed eseguire il pagamento online. A questo punto i passaggi successivi saranno:

  • scaricare e stampare i documenti che riceverai via mail;
  • firmare e autenticare i documenti presso un ufficio del Comune della tua città (dovrai munirti di una marca da bollo per completare l’operazione);
  • inviare i documenti autenticati insieme a una copia di un documento d’identità valido, tramite posta all’indirizzo indicato nella e-mail ricevuta in precedenza;
  • aspettare di ricevere il kit per firma digitale;
  • attivare il Kit per la firma digitale seguendo le istruzioni del fornitore presso il quale hai effettuato l’acquisto;
  • scaricare il software necessario ad apporre la Firma Elettronica Qualificata (nel caso non fosse incluso nel kit acquistato).

Et voilà! Sei pronto ad emettere fatture elettroniche e documenti in formato digitale apponendo la tua firma digitale qualificata.

Bene, ora sei un esperto in materia di compilazione e firma di fatture elettroniche. Ma sai entro quando le devi inviare al Sistema di Interscambio per farla rientrare correttamente in contabilità?