Autore: Fatture in Cloud
La fatturazione elettronica è un processo ormai familiare per le aziende e i liberi professionisti.
L’obbligo di trasmettere le fatture in formato XML al SdI, il canale telematico dell’Agenzia delle Entrate, è in vigore dal 2019 e dal 2024 è stato esteso anche alle partite IVA minori.
Nonostante ciò, può capitare di riscontrare dei problemi nella fase di invio e ricezione delle fatture elettroniche. Si tratta di situazioni comuni che, seguendo le giuste indicazioni, puoi superare in maniera semplice.
In questo capitolo ti illustreremo le principali problematiche che potresti incontrare durante l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche e come comportarti, anche con l’aiuto delle informazioni fornite da un software di fatturazione elettronica. Vedremo inoltre insieme alcuni consigli utili per evitare di incorrere in errori e sanzioni.
Nel gestire le fatture elettroniche emesse e ricevute, ti sarà capitato di dover far fronte a problematiche di natura informatica.
Essendo le procedure digitalizzate, possono verificarsi dei bug tecnici temporanei che interferiscono anche sul corretto processo di invio della fattura elettronica.
Cosa fare quindi se, nella fase di invio dell’e-fattura, ti trovi a fare i conti con rallentamenti, malfunzionamenti o veri e propri blocchi del portale dell’Agenzia delle Entrate?
Se la fattura elettronica risulta non inviata (e quindi non accettata dal SdI, il Sistema di Interscambio), dovrai procedere nuovamente verificando il ripristino dei servizi telematici.
Per capire se l’invio è stato effettuato correttamente dovrai verificare il recapito della ricevuta di consegna, il documento che il SdI trasmette in automatico se il processo va a buon fine. All’interno di questa saranno indicate la data e l’ora esatta in cui la fattura elettronica è stata recapitata al destinatario.
Vuoi verificare in pochi istanti se la fattura elettronica che hai inviato risulta essere consegnata al cliente?
All’interno di Fatture in Cloud, per ogni documento elettronico, trovi lo stato segnalato dal SdI. Inoltre, cliccando sulla “bustina”, trovi il dettaglio dello stato, con la notifica di avvenuta consegna. Così hai la situazione sempre sotto controllo!
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Può capitare di dover far fronte a problemi relativi alla fatturazione elettronica anche in assenza di malfunzionamenti tecnici.
È il caso, ad esempio, dell’impossibilità di consegna della fattura al soggetto destinatario, ossia al cliente.
Anche in questo caso dovrai prestare attenzione alle ricevute trasmesse dall’Agenzia delle Entrate.
Se tutto il processo si svolge senza intoppi, riceverai una regolare ricevuta di consegna. Questo documento attesta in pratica che la fattura che hai inviato è stata regolarmente recapitata al destinatario.
Se invece la PEC o il canale telematico del destinatario non risultano attivi al momento dell’invio, riceverai una ricevuta di mancata consegna. Questo può capitare, ad esempio, in caso di casella PEC piena o di malfunzionamenti al programma utilizzato dal tuo cliente.
In questo caso non preoccuparti: la fattura elettronica che hai regolarmente emesso sarà messa a disposizione del cessionario o committente, cioè del cliente, sul sito dell’Agenzia delle Entrate, nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.
Sul portale Fatture e Corrispettivi, nell’area riservata “Consultazione - Dati rilevanti ai fini IVA” potrai visualizzare le fatture regolarmente consegnate, marcate con una spunta verde, e quelle non consegnate, marcate da un simbolo rosso.
In quest’ultimo caso, dal punto di vista fiscale per te la fattura si considera regolarmente emessa e non dovrai quindi procedere ad un nuovo invio.
È tuttavia importante avvisare il cliente che il documento è disponibile al percorso sopra indicato, di modo da consentirgli di consultarla e scaricarla.
Questo passaggio risulta centrale per il destinatario della fattura, poiché la data di ricezione è questo caso rappresentata da quella di presa visione del documento sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Da questa data poi partirà il diritto del cliente alla detrazione dell’IVA.
La fattura elettronica non è stata consegnata al cliente? All’interno di Fatture in Cloud lo verifichi in pochi istanti, tramite la notifica di mancata consegna.
Non dovrai accedere al portale Fatture e Corrispettivi e potrai avvisare il cliente con più tempestività.
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Riassumiamo in tabella i principali problemi che potresti incontrare nell'invio delle fatture elettroniche e le indicazioni su come comportarti.
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Problema in fase di invio |
Soluzione |
| Rallentamenti, problemi o blocchi del portale dell’Agenzia delle Entrate che impediscono l’invio della fattura. | Verifica se la fattura risulta non inviata e procedi all’invio una volta ripristinati i servizi. |
| Difficoltà nella consegna della fattura al cliente, perché la sua PEC o canale telematico non risulta attivo. | Avverti il cliente della presenza della fattura nella sua area riservata “Fatture e Corrispettivi” all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate. |
Alcune problematiche operative possono capitare anche se sei tu il destinatario della fattura elettronica.
Anche in questo caso, è necessario considerare problemi sia di natura informatica che relativi alla procedura di emissione del documento.
Il primo suggerimento è di contattare direttamente il fornitore, per chiedere se la fattura sia stata regolarmente emessa.
Se il fornitore non documenta l’operazione effettuata nei tuoi confronti, dovrai attivarti in prima persona per evitare di incorrere in sanzioni.
La normativa in materia di IVA, e in particolare l’articolo 6, comma 8 del decreto legislativo n. 471/1998, prevede infatti che il cessionario o committente, in questo caso tu, che ha acquistato beni e servizi che non sono stati fatturati entro i termini previsti, o per i quali sia stata emessa una fattura irregolare, è tenuto a regolarizzare l’operazione.
In caso contrario è prevista una sanzione che:
Come dovrai procedere in questo caso?
Presta particolare attenzione alle novità introdotte dal decreto legislativo n. 87/2024, con il quale è stata attuata una profonda riforma delle sanzioni tributarie.
Fino al 31 agosto 2024, la procedura di regolarizzazione prevedeva l’obbligo di emettere un’autofattura, con il contestuale versamento dell’imposta dovuta all’Agenzia delle Entrate.
Queste erano le scadenze da rispettare:
Dal 1° settembre invece non sei più tenuto ad emettere un’autofattura di regolarizzazione, ma dovrai comunicare all’Agenzia delle Entrate l’omissione o l’irregolarità entro 90 giorni dalla data entro la quale doveva essere emessa la fattura (o dalla data in cui è stata emessa con errori o difformità).
Sintetizzando quindi la procedura passa da una nuova comunicazione che dovrai mandare al Fisco, secondo le regole operative che verranno definite. Non dovrai più pagare l’IVA non corrisposta dal fornitore.
Il rispetto di queste regole sarà centrale per evitare l’applicazione di sanzioni.
Per avere un quadro più completo delle sanzioni previste, consulta anche il capitolo dedicato alle sanzioni per fattura elettronica omessa o con invio tardivo.
Attenzione però: potresti riscontrare problemi nel ricevere una fattura elettronica anche quando questa è stata regolarmente emessa dal tuo fornitore.
Anche in questo caso, può capitare ad esempio che per via di malfunzionamenti temporanei la fattura non ti venga consegnata.
Come illustrato nel paragrafo precedente, se ad esempio la ricezione della fattura elettronica non è avvenuta perché la tua PEC è piena, o perché ci sono problemi tecnici sul server del programma che utilizzi, il documento ti verrà messo a disposizione sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
Accedendo a Fatture e Corrispettivi, nella sezione dedicata alla consultazione dei dati IVA, potrai visionare e scaricare la fattura emessa.
Controlla poi di aver correttamente inserito sul portale dell’Agenzia delle Entrate il tuo Codice Destinatario. Si tratta dell’indirizzo telematico composto da 7 cifre che corrisponde al canale prescelto per la ricezione delle fatture.
A rilasciarlo è l’azienda titolare del programma di fatturazione elettronica che hai scelto di utilizzare.Ad esempio, il codice destinatario di Fatture in Cloud è M5UXCR1.
Per verificare che sia corretto, dovrai accedere alla sezione “Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche“ presente su Fatture e Corrispettivi.
La corretta registrazione ti permetterà di abbinare al tuo numero di partita IVA un indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche.
Ecco un tabella riepilogativa dei problemi che potresti incontrare in fase di ricezione delle fatture elettroniche e come risolverli.
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Problema in fase di ricezione |
Soluzione |
| La fattura tarda ad arrivare e non è stata emessa dal fornitore. | Contatta il fornitore, oppure comunica all’Agenzia delle Entrate l’omissione o l’irregolarità. |
| Non ricevi la fattura, anche se il fornitore l’ha emessa. | Verifica che la PEC non sia piena, di non riscontrare problemi tecnici e di aver inserito correttamente il tuo Codice Destinatario nel portale dell’Agenzia delle Entrate. |
Quelli di cui abbiamo parlato nei paragrafi precedenti sono i problemi operativi principali con i quali dovrai confrontarti nella gestione della fatturazione elettronica.
Evidenziamo però che se riscontri problematiche nella fase di invio, è bene verificare che il file trasmesso al SdI non sia stato scartato per errori di compilazione.
Questo accade quando la fattura non supera i controlli automatici effettuati dall’Agenzia delle Entrate. Il documento inviato risulterà non emesso e quindi dovrai procedere da capo con l’emissione di una fattura corretta entro 5 giorni dalla ricezione della ricevuta (notifica) di scarto.
Nel prossimo capitolo approfondiremo proprio il tema degli errori in fattura elettronica.