Finalmente hai completato la compilazione della tua fattura elettronica con tutti i dati necessari e hai apposto la firma digitale. Ora non ti rimane che inviarla al Sistema di Interscambio (SdI), che provvederà a recapitarla al destinatario. Ma qual è il termine entro cui farlo?
In caso di invio tardivo di una fattura elettronica, potresti incorrere in sanzioni severe, che vanno dal 90% al 180% dell'importo non correttamente documentato (conformemente all'art. 6 del DLgs. n 471/97).
Non preoccuparti, al termine di questo capitolo avrai chiarezza sulle scadenze per la trasmissione della fattura elettronica immediata o differita che sia.
Cos’è la data di emissione di una fattura elettronica?
Per comprendere quali sono i termini per l’invio di una fattura elettronica, dobbiamo innanzitutto chiarire cosa s’intende con data di emissione.
Una fattura elettronica si considera emessa nel momento in cui viene trasmessa (inviata) al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che ne attesta inequivocabilmente la data (e l’orario) di avvenuta trasmissione.
Ciò significa che la data di emissione coincide con quella di trasmissione della fattura elettronica al Sistema di Interscambio.
La data di emissione non deve essere confusa con la data riportata nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” della fattura elettronica.
Infatti, quest’ultima indica quando è stata effettuata l’operazione che viene fatturata.
Dunque, riassumendo:
- la data di emissione è quella in cui la fattura viene trasmessa (inviata) al Sistema d’Interscambio;
- la data dell’operazione è quella in cui si considera effettuata la vendita di un prodotto o la fornitura di un servizio a cui la fattura di riferisce.
Entro quanto inviare la fattura elettronica?
Vediamo ora entro quando i termini di invio (emissione) della fattura elettronica tramite una tabella riassuntiva. Potrai approfondire i diversi casi nei paragrafi successivi.
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Tipologia di fattura |
Entro quando inviare la fattura |
| Fattura elettronica immediata |
Due opzioni:
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| Fattura elettronica differita | Entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l'operazione. |
| Fattura elettronica anticipata | Entro i 12 giorni successivi dalla data indicata nella fattura. |
Quando deve essere emessa la fattura elettronica immediata?
La fattura elettronica immediata può essere:
- Emessa (cioè generata e inviata allo SdI) il giorno stesso dell’effettuazione dell’operazione. In questo caso, la data dell’emissione e la data dell’operazione coincidono.
- Generata (quindi creata) il giorno stesso dell’effettuazione dell’operazione e inviata allo Sdi entro i 12 giorni successivi. Nel campo “Data” della fattura dovrai inserire la data dell’operazione.
- Generata e trasmessa allo Sdi in uno dei giorni che intercorrono tra la data di effettuazione dell’operazione e il termine ultimo di emissione (il 12° giorno successivo). Anche in questa occasione, dovrai completare il campo “Data” della fattura con la data dell’operazione.
Esempio di date per la fattura immediata
Supponiamo che tu venda un bene il 28 settembre 2024.
Hai 3 possibilità:
-
puoi inviare la fattura elettronica allo SdI giorno stesso dell’operazione, così da avere:
- data dell’operazione: 28/09/2024,
- data di emissione: 28/09/2024,
- numero e data della fattura: fattura n° del 28/09/2024,
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campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica: 28/09/2024;
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puoi generare la fattura elettronica il giorno dell’operazione (quindi il 28 settembre) e inviarla allo SdI entro i 12 giorni successivi, ottenendo:
- data dell’operazione: 28/09/2024,
- data di emissione: entro il 10/10/2024,
- numero e data della fattura: fattura n° del 28/09/2024,
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campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica: 28/09/2024.;
-
puoi creare e inviare la fattura allo SdI in uno dei giorni tra il 28 settembre e il 10 ottobre; come nel caso sopra, avrai:
- data dell’operazione: 28/09/2024,
- data di emissione: entro il 10/10/2024,
- numero e data della fattura: fattura n° del 28/09/2024,
- campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica: 28/09/2024.
Ecco dunque chiariti i termini di emissione e come si contano i 12 giorni per l’invio della fattura elettronica immediata.
Quali sono i termini di emissione per la fattura elettronica differita?
La fattura elettronica differita, emessa ai sensi all'art. 21, comma 4 lett.a) del D.p.r. n.633/72, documenta:
- la cessione di un bene per cui la consegna o la spedizione è documentata tramite un documento di trasporto (DDT) o un documento analogo (con le caratteristiche stabilite dal D.p.r. n. 472/96);
- la prestazione di servizi individuabili attraverso documentazione idonea, effettuata nello stesso mese solare nei confronti dello stesso soggetto.
Questa fattura deve contenere, tra gli altri dati:
- il codice "tipo documento" TD24, presente nei codici della fattura elettronica;
- i dettagli del DDT o del documento analogo che contengono il resoconto delle operazioni effettuate.
Puoi emettere la fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l'operazione.
La data da indicare nella fattura differita
La questione è stata oggetto di dibattito tra gli operatori ed è stata discussa in circolari e incontri con l'Agenzia delle Entrate. L'Agenzia specifica che è possibile indicare come data del documento la data dell'ultima operazione.
Quindi, ad esempio, in una fattura differita che riguarda tre operazioni effettuate il 2, 10 e 28 settembre 2024, avresti:
- data dell'operazione: 02/09/2024 - 10/09/2024 e 28/09/2024,
- data di emissione: entro il 15/10/2024,
- numero e data della fattura: fattura n° del 28/09/2024,
- campo "Data" nella sezione "Dati Generali" del file della fattura elettronica: 28/09/2024.
Tuttavia, questa impostazione ha creato alcune incertezze e dubbi per due motivi:
- di solito, nelle fatture differite, la data del documento è stabilita dall'utente e coincide con l'ultimo giorno del mese;
- possono sorgere problemi con la numerazione progressiva corretta dei documenti.
Assosoftware, in seguito a un dialogo con l'Agenzia delle Entrate, ha fornito importanti chiarimenti.
Pur rimanendo il requisito che nella fattura differita siano indicate le date di esecuzione di tutte le operazioni e che queste siano deducibili dai Ddt, nel campo "Data" del documento puoi indicare:
- la data di predisposizione e contestuale invio allo SdI ("data emissione"),
- la data di almeno una delle operazioni effettuate nel corso del mese, preferibilmente la data dell'ultima operazione.
Ad esempio, immaginiamo di avere due prodotti consegnati con Ddt datati il 20 e 28 settembre 2024. Puoi optare per due soluzioni:
-
data della fattura: 30/09/2024,
invio allo SdI della fattura nello stesso giorno (30/09/2024),
registrazione della fattura nei registri IVA: entro il 15/10/2024; -
data della fattura: la data di uno dei Ddt (il 28/09/2023 o il 20/09/2024),
invio allo SdI della fattura: entro il 15/10/2024,
registrazione della fattura nei registri IVA: entro il 15/10/2024.
Tuttavia, la seconda modalità potrebbe creare problemi nella numerazione dei documenti, rendendo difficile mantenere una progressione coerente di data e numero della fattura.
Quando emettere la fattura anticipata?
L'art. 21 del D.p.r. n. 633/72 stabilisce che l'emissione della fattura deve avvenire "nel momento di effettuazione dell'operazione".
L'art. 6 fornisce regole per determinare il momento dell'effettuazione in base al tipo di operazione:
- per la cessione di beni immobili si considera la stipula del contratto,
- per la cessione di beni mobili si tiene conto della consegna, per la prestazione di servizi si considera il pagamento del compenso.
Lo stesso articolo, al comma 4, riporta deroghe e prevede che, se la fattura viene emessa prima dell'effettuazione degli eventi dell'elenco precedente, l'operazione si considera comunque effettuata.
Quindi, nel caso di fattura anticipata, il momento dell'emissione coincide con l'effettuazione dell'operazione e diventa rilevante ai fini dell'IVA.
Dovrai emettere e trasmettere la fattura allo SdI entro 12 giorni dalla data di riferimento riportata nel documento.
La data da indicare nella fattura anticipata
L'Agenzia delle Entrate ha chiarito quale valore inserire nel campo "Data" della sezione "Dati Generali" del file della fattura anticipata.
La questione riguardava le prestazioni effettuate nel corso del mese il cui compenso non viene incassato prima di 30 giorni dalla data della fattura.
In situazioni come questa, puoi emettere una fattura anticipata e indicare:
- la data di fine mese in cui sono state effettuate le prestazioni: dovrai trasmettere la fattura allo SdI entro dodici giorni e l'IVA concorrerà alla liquidazione del mese indicato in fattura;
- il primo giorno del mese successivo: dovrai trasmettere la fattura allo SdI entro dodici giorni, ma in questo caso l'IVA concorrerà alla liquidazione del mese successivo a quello delle prestazioni, in cui si riceverà il compenso.
Esempio di date nella fattura anticipata
Supponiamo che tu abbia fornito più prestazioni a un cliente nello stesso mese (ad esempio, il 10, 20 e 28 settembre 2024) e che non potrai incassare il compenso prima di 30 giorni dalla data della fattura.
Puoi scegliere tra:
-
compilare la fattura: 30 settembre 2024,
campo "Data" della sezione "Dati Generali" del file della fattura: lo stesso giorno di compilazione della fattura (30/09/2024),
invio al SdI: entro i 12 giorni successivi,
l'IVA contribuisce al calcolo della liquidazione di settembre 2024; -
compilare la fattura: 1 ottobre 2024,
campo "Data" della sezione "Dati Generali" del file della fattura: lo stesso giorno di compilazione della fattura (01/10/2024),
invio al SdI: entro i 12 giorni successivi,
l'IVA contribuisce al calcolo della liquidazione di ottobre 2024.
Come si può notare, le fatture elettroniche inviate concorrono alla liquidazione dell'IVA. Se il termine "liquidazione IVA" sembra complesso, Contabilità in Cloud offre un modo semplice di gestirlo, dalla creazione fino alla comunicazione all'Agenzia delle Entrate. Contabilità in Cloud è un software del gruppo TeamSystem, come Fatture in Cloud.
Una volta inviata la fattura, il SdI la riceve, la esamina e la inoltra al destinatario.
Se il controllo restituisce errore, potrebbe verificarsi uno dei seguenti scenari:
- il SdI rileva gli errori e scarta la fattura;
- la fattura viene comunque recapitata al destinatario, che ti avviserà dell’avvenuto.
Come agire in ognuno dei due casi? Ne parleremo nei prossimi due capitoli, che si concentreranno su come correggere una fattura elettronica errata e su cosa fare in caso di fattura elettronica scartata.
Questo contenuto è aggiornato al 2024.