Finalmente hai completato la compilazione della tua fattura elettronica con tutti i dati necessari e hai apposto la firma digitale. Ora non ti rimane che inviarla al Sistema di Interscambio (SdI), che provvederà a recapitarla al destinatario. Ma qual è il termine entro cui farlo?
In caso di invio tardivo di una fattura elettronica, potresti incorrere in sanzioni severe, che vanno dal 90% al 180% dell'importo non correttamente documentato (conformemente all'art. 6 del DLgs. n 471/97).
Non preoccuparti, al termine di questo capitolo avrai chiarezza sulle scadenze per la trasmissione della fattura elettronica immediata o differita che sia.
Cosa sono le date di emissione, invio e trasmissione della fattura?
Prima di approfondire i termini, cerchiamo di capire meglio cosa implica l'emissione, l'invio e la trasmissione delle fatture elettroniche.
Secondo il primo comma dell'art. 21 del D.p.r. n. 633/72, "la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente".
Per la fattura elettronica, l'emissione avviene al momento della trasmissione tramite il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall'Agenzia delle Entrate.
Ciò significa che la data di emissione coincide sostanzialmente con la data di trasmissione (o invio) della fattura elettronica al Sistema di Interscambio. Facile, è vero? Ora approfondiamo i dettagli dei termini.
Quando deve essere emessa la fattura elettronica immediata?
La fattura elettronica immediata deve essere emessa (e quindi trasmessa al SdI) entro 12 giorni dall’effettuazione dell'operazione (vendita di un prodotto o prestazione di un servizio) a cui il documento si riferisce. Questo termine è stato stabilito dal D.L. Crescita n. 34/2019.
Solitamente, le fatture immediate vengono emesse entro le 24 ore dall'operazione, ma non sempre è possibile farlo. In tal caso, si può procedere entro i 12 giorni successivi. È comunque fondamentale indicare la data di effettuazione dell'operazione, come specificato dall'Agenzia delle Entrate.
Esempio di date per fattura immediata
Supponiamo che tu venda un bene il 28 settembre 2023. Puoi inviare la fattura elettronica al SdI:
-
il giorno stesso dell’operazione, così da avere:
- data dell’operazione: 28/09/2023,
- data di emissione: 28/09/2023,
- numero e data della fattura: fattura n° del 28/09/2023,
-
campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica: 28/09/2023;
-
uno dei 12 giorni successivi, avendo quindi:
- data dell’operazione: 28/09/2023,
- data di emissione: entro il 10/10/2023,
- numero e data della fattura: fattura n° del 28/09/2023,
- campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica: 28/09/2023.
Abbiamo quindi chiarito i termini di emissione e come si contano i 12 giorni per l’invio della fattura elettronica immediata.
Quali sono i termini di emissione per la fattura elettronica differita?
La fattura elettronica differita, emessa ai sensi all'art. 21, comma 4 lett.a) del D.p.r. n.633/72, documenta:
- la cessione di un bene per cui la consegna o la spedizione è documentata tramite un documento di trasporto (DDT) o un documento analogo (con le caratteristiche stabilite dal D.p.r. n. 472/96);
- la prestazione di servizi individuabili attraverso documentazione idonea, effettuata nello stesso mese solare nei confronti dello stesso soggetto.
Questa fattura deve contenere, tra gli altri dati:
- il codice "tipo documento" TD24, presente nei codici della fattura elettronica;
- i dettagli del DDT o del documento analogo che contengono il resoconto delle operazioni effettuate.
Può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l'operazione.
La data da indicare in fattura differita
La questione è stata oggetto di dibattito tra gli operatori ed è stata discussa in circolari e incontri con l'Agenzia delle Entrate. L'Agenzia specifica che è possibile indicare come data del documento la data dell'ultima operazione.
Quindi, ad esempio, in una fattura differita che riguarda tre operazioni effettuate il 2, 10 e 28 settembre 2023, avresti:
- data dell'operazione: 02/09/2023 - 10/09/2023 e 28/09/2023,
- data di emissione: entro il 15/10/2023,
- numero e data della fattura: fattura n° del 28/09/2023,
- campo "Data" nella sezione "Dati Generali" del file della fattura elettronica: 28/09/2023.
Tuttavia, questa impostazione ha creato alcune incertezze e dubbi per due motivi:
- di solito, nelle fatture differite, la data del documento è stabilita dall'utente e coincide con l'ultimo giorno del mese;
- possono sorgere problemi con la numerazione progressiva corretta dei documenti.
Assosoftware, in seguito a un dialogo con l'Agenzia delle Entrate, ha fornito importanti chiarimenti. Pur rimanendo il requisito che nella fattura differita siano indicate le date di esecuzione di tutte le operazioni e che queste siano deducibili dai Ddt, nel campo "Data" del documento è possibile indicare:
- la data di predisposizione e contestuale invio all'SdI ("data emissione"),
- la data di almeno una delle operazioni effettuate nel corso del mese, preferibilmente la data dell'ultima operazione.
Ad esempio, immaginiamo di avere due prodotti consegnati con Ddt datati il 20 e 28 settembre 2023. Puoi optare per due soluzioni:
-
data della fattura: 30/09/2023,
invio all'SdI della fattura nello stesso giorno (30/09/2023),
registrazione della fattura nei registri IVA: entro il 15/10/2023; -
data della fattura: la data di uno dei Ddt (il 28/09/2023 o il 20/09/2023),
invio all'SdI della fattura: entro il 15/10/2023,
registrazione della fattura nei registri IVA: entro il 15/10/2023.
Tuttavia, la seconda modalità potrebbe creare problemi nella numerazione dei documenti, rendendo difficile mantenere una progressione coerente di data e numero della fattura.
Quando emettere la fattura anticipata?
L'art. 21 del D.p.r. n. 633/72 stabilisce che l'emissione della fattura deve avvenire "nel momento di effettuazione dell'operazione".
L'art. 6 fornisce regole per determinare il momento dell'effettuazione in base al tipo di operazione:
- per la cessione di beni immobili si considera la stipula del contratto,
- per la cessione di beni mobili si tiene conto della consegna, per la prestazione di servizi si considera il pagamento del compenso.
Lo stesso articolo, al comma 4, riporta deroghe e prevede che, se la fattura viene emessa prima dell'effettuazione degli eventi dell'elenco precedente, l'operazione si considera comunque effettuata.
Quindi, nel caso di fattura anticipata, il momento dell'emissione coincide con l'effettuazione dell'operazione e diventa rilevante ai fini dell'IVA.
La fattura deve essere emessa e trasmessa al SdI entro 12 giorni dalla data di riferimento.
La data da indicare in fattura anticipata
L'Agenzia delle Entrate ha chiarito quale valore inserire nel campo "Data" della sezione "Dati Generali" del file della fattura anticipata.
La questione riguardava le prestazioni effettuate nel corso del mese il cui compenso non viene incassato prima di 30 giorni dalla data della fattura.
In situazioni come questa, è possibile emettere una fattura anticipata e indicare:
- la data di fine mese in cui sono state effettuate le prestazioni: la fattura dovrà essere trasmessa al SdI entro dodici giorni e l'IVA concorrerà alla liquidazione del mese indicato in fattura;
- il primo giorno del mese successivo: la fattura dovrà essere trasmessa al SdI entro dodici giorni, ma in questo caso l'IVA concorrerà alla liquidazione del mese successivo a quello delle prestazioni, in cui si riceverà il compenso.
Esempio di date nella fattura anticipata
Supponiamo che tu abbia fornito più prestazioni a un cliente nello stesso mese (ad esempio, il 10, 20 e 28 settembre 2023) e che non potrai incassare il compenso prima di 30 giorni dalla data della fattura.
Puoi scegliere tra:
-
compilare la fattura: 30 settembre 2023,
campo "Data" della sezione "Dati Generali" del file della fattura: lo stesso giorno di compilazione della fattura (30/09/2023),
invio al SdI: entro i 12 giorni successivi,
l'IVA contribuisce al calcolo della liquidazione di settembre 2023; -
compilare la fattura: 1 ottobre 2023,
campo "Data" della sezione "Dati Generali" del file della fattura: lo stesso giorno di compilazione della fattura (01/10/2023),
invio al SdI: entro i 12 giorni successivi,
l'IVA contribuisce al calcolo della liquidazione di ottobre 2023.
Come si può notare, le fatture elettroniche inviate concorrono alla liquidazione dell'IVA. Se il termine "liquidazione IVA" sembra complesso, Contabilità in Cloud offre un modo semplice di gestirlo, dalla creazione fino alla comunicazione all'Agenzia delle Entrate. Contabilità in Cloud è un software del gruppo TeamSystem, come Fatture in Cloud.
Una volta inviata la fattura, il SdI la riceve, la esamina e la inoltra al destinatario.
Se il controllo restituisce errore, potrebbe verificarsi uno dei seguenti scenari:
- il SdI rileva gli errori e scarta la fattura;
- la fattura viene comunque recapitata al destinatario, che ti avviserà dell’avvenuto.
Come agire in ognuno dei due casi? Ne parleremo nei prossimi due capitoli, che si concentreranno su come correggere una fattura elettronica errata e su cosa fare in caso di fattura elettronica scartata.
Questo contenuto è aggiornato al 2023.