Ci siamo: finalmente hai compilato la tua fattura elettronica con tutti i campi necessari e hai apposto la firma digitale. Ora non ti rimane altro che inviarla al Sistema di Interscambio (SdI), che la recapiterà al destinatario. Ma entro quando bisogna farlo? In caso di invio tardivo di una fattura elettronica, potresti ricevere sanzioni severe, dal 90% all’180% dell’imponibile non correttamente documentato (secondo quanto stabilito dall’art. 6 del DLgs. n 471/97). Non temere: al termine di questo capitolo saprai esattamente quali sono le scadenze in vigore per la trasmissione della fattura elettronica, sia immediata che differita. Sei pronto? Cominciamo!
Data di emissione, invio e trasmissione della fattura: cosa sono?
Prima di addentrarci nei termini, iniziamo a capire qualcosa in più sull'emissione, invio e trasmissione delle fatture elettroniche.
L’art. 21 del D.p.r. n. 633/72, al primo comma afferma che “la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.
Nel caso della fattura elettronica, l’emissione avviene al momento della trasmissione utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Questo significa che la data di emissione è sostanzialmente la data di trasmissione (o invio) della fattura elettronica al Sistema di Interscambio. Facile, vero? Ora veniamo al dettaglio dei termini.
Quando va emessa la fattura elettronica immediata?
La fattura elettronica immediata deve essere emessa (e quindi trasmessa al SdI) entro i 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (vendita di un prodotto o prestazione di un servizio) a cui il documento stesso si riferisce. Questo termine è stato stabilito dal D.L. Crescita n. 34/2019.
Di solito le fatture immediate vengono emesse entro le 24 ore del giorno dell’operazione, ma non sempre ci si riesce. In questo caso, lo si può fare in uno dei 12 giorni successivi. Nel documento bisognerà comunque indicare la data di esecuzione dell’operazione, secondo quanto chiarito dall'Agenzia delle entrate.
Esempio di date per la fattura immediata
Ipotizziamo che tu venda un bene il 28 settembre 2023. Puoi inviare la fattura elettronica al SdI:
-
il giorno stesso dell’operazione, ottenendo:
- data dell’operazione: 28/09/2023,
- data di emissione: 28/09/2023,
- numero e data della fattura: fattura n° del 28/09/2023,
-
campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica: 28/09/2023;
-
uno dei 12 giorni successivi, in modo da avere:
- data dell’operazione: 28/09/2023,
- data di emissione: entro il 10/10/2023,
- numero e data della fattura: fattura n° del 28/09/2023,
- campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica: 28/09/2023.
Ecco chiariti i termini di emissione e come si contano i 12 giorni per l'invio di una fattura elettronica immediata.
Quali sono i termini di emissione della fattura elettronica differita?
La fattura elettronica differita, emessa ai sensi dell’art.21, comma 4 lett.a) del D.p.r. n.633/72, riguarda:
- la cessione di un bene la cui consegna o spedizione risulta da un documento di trasporto (DDT) o da un altro documento equipollente (con le caratteristiche determinate dal D.p.r. n. 472/96);
- la prestazione di servizi individuabili attraverso idonea documentazione, effettuate nello stesso mese solare nei confronti del medesimo soggetto.
Questa fattura deve indicare, tra gli altri dati:
- il codice “tipo documento” TD24, presente nei nuovi codici della fatturazione elettronica,
- gli estremi del ddt o del documento analogo che contiene il dettaglio delle operazioni effettuate.
Può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione.
La data da indicare nella fattura differita
Il tema è stato fortemente dibattuto tra gli operatori e oggetto di circolari e interlocuzioni con l’Agenzia delle Entrate.
L’Agenzia precisa che è possibile indicare quale data del documento la data dell’ultima operazione.
Quindi, ad esempio, in una fattura differita relativa a tre operazioni effettuate il 2, 10 e 28 settembre 2023, si avrebbe:
- data dell’operazione: 02/09/2023 - 10/09/2023 e 28/09/2023,
- data di emissione: entro il 15/10/2023,
- numero e data della fattura: fattura n° del 28/09/2023,
- campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica: 28/09/2023.
Questa impostazione, tuttavia, ha creato non pochi dubbi e perplessità, per due motivi:
- generalmente nella fatturazione differita la data del documento viene stabilita dall’utente e viene fatta coincidere con l’ultimo giorno del mese;
- si possono creare problemi con la corretta numerazione progressiva dei documenti.
Assosoftware, a seguito di un’interlocuzione con l’Agenzia delle Entrate, ha trasmesso importanti chiarimenti. Fermo restando che nella fattura differita risultino le date di effettuazione di tutte le operazioni e che queste debbano essere ricavabili da Ddt, nel campo “Data” del documento si possono indicare:
- la data di predisposizione e contestuale invio allo SdI (“data emissione“),
- la data di almeno una delle operazioni effettuate nel corso del mese “preferibilmente” la data dell’ultima operazione.
Ad esempio, immaginiamo di avere due prodotti consegnati con Ddt datati 20 e 28 settembre 2023. Puoi optare per due soluzioni:
-
data della fattura: 30/09/2023,
invio allo SdI della fattura nello stesso giorno (30/09/2023),
registrazione della fattura nei registri IVA: entro il 15/10/2023;
-
data della fattura: la data di uno dei Ddt (il 28/09/2023, oppure il 20/09/2023),
invio allo SdI della fattura: entro il 15/10/2023,
registrazione della fattura nei registri IVA: entro il 15/10/2023.
La seconda modalità, tuttavia, potrebbe generare delle problematiche nella numerazione dei documenti, rendendo impossibile mantenere una coerente progressione di data e numero della fattura.
Quando emettere la fattura anticipata?
L’art. 21 del D.p.r. n. 633/72 prevede che l’emissione della fattura deve avvenire “nel momento di effettuazione dell’operazione”.
L’art. 6 stabilisce delle regole per individuare il momento dell’effettuazione in base alla tipologia di operazione:
- per la cessione di beni immobili si considera la stipula del contratto,
- per la cessione di beni mobili si tiene presente la consegna,
- per la prestazione di servizi si tiene conto del pagamento del corrispettivo.
Lo stesso articolo, al comma 4, riporta delle deroghe e prevede che, se anteriormente al verificarsi degli eventi dell’elenco precedente, viene emessa la fattura, l’operazione si considera effettuata. Quindi, nel caso fattura anticipata, il momento dell’emissione coincide con l’effettuazione dell’operazione e diventa rilevante ai fini IVA. La fattura deve essere emessa e trasmessa al SdI entro 12 giorni dalla data di riferimento.
La data da indicare nella fattura anticipata
L’Agenzia delle entrate ha chiarito il valore da riportare nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura anticipata.
La questione riguardava delle prestazioni rese nel corso del mese il cui compenso non viene riscosso non prima di 30 giorni dalla data della fattura.
In situazioni come questa, è possibile emettere fattura anticipata e indicare:
- la data della fine del mese in cui sono state effettuate le prestazioni: la fattura dovrà essere trasmessa al SdI entro dodici giorni e l’IVA concorre alla liquidazione del mese indicato in fattura;
- il primo giorno del mese successivo: la fattura dovrà essere trasmessa al SdI sempre entro 12 giorni, ma in questo caso l’IVA concorre alla liquidazione del mese successivo a quello delle prestazioni, in cui si riceverà il compenso.
Esempio di date nella fattura anticipata
Immaginiamo che tu: abbia fornito a un cliente più prestazioni in uno stesso mese (ad esempio, il 10, 20 e 28 settembre 2023) e che da lui potrai riscuotere compenso non prima di 30 giorni dalla data della fattura.
Potrai scegliere tra:
-
compilazione della fattura: 30 settembre 2023,
campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura: lo stesso giorno di compilazione della fattura (30/09/2023),
invio al SdI: entro i 12 giorni successivi,
l’IVA contribuisce al calcolo della liquidazione di: settembre 2023;
-
compilazione della fattura: 1 ottobre 2023,
campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura: lo stesso giorno di compilazione della fattura (1/10/2023),
invio al SdI: entro i 12 giorni successivi,
l’IVA contribuisce al calcolo della liquidazione di: ottobre 2023.
Come abbiamo avuto modo di intuire, le fatture elettroniche inviate concorrono alla liquidazione dell’IVA. A sentir partlare di liquidazione IVA, entri in confusione? Con Contabilità in Cloud la gestisci in modo semplice, dall’elaborazione fino alla comunicazione all’Agenzia delle Entrate. Contabilità in Cloud è un software del gruppo TeamSystem, come Fatture in Cloud.
Una volta inviata la fattura, il SdI la riceve e la inoltra al destinatario.
Se la fattura contiene degli errori, può succedere che:
- il SdI rileva gli errori e scarta la fattura;
- la fattura viene recapaitata ugalmente al destinatario, che a sua volta ti avvertirà dell'accaduto.
Come comportarsi in ciascuno dei due casi? Lo vediamo nei prossimo due capitoli, dedicati a come correggere una fattura elettronica errata e a cosa fare in caso di fattura elettronica scartata.
Questo contenuto è aggiornato al 2023.