Autore: Fatture in Cloud
Uno degli obblighi associati alla fatturazione elettronica è la conservazione sostitutiva delle fatture emesse e ricevute.
Le fatture elettroniche, infatti, non possono essere stampate e conservate in un faldone, né essere salvate in un file sul PC, ma devono essere archiviate in digitale mediante un processo tecnico in grado di conferire valore legale.
In questo capitolo scopriremo le informazioni essenziali da conoscere in merito alla conservazione delle fatture elettroniche: come funziona il processo, come conservare le tue fatture a norma di legge e per quanto tenerle conservate.
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.
La conservazione delle fatture elettroniche non è un semplice "salvataggio" dei file sul computer, ma un processo tecnico e legale obbligatorio regolamentato rigidamente dal Codice Civile e dalle norme speciali in materia.
La Conservazione Sostitutiva (o a norma) garantisce tre caratteristiche al documento nel tempo:
Per garantire questi requisiti, il processo di conservazione necessita di due strumenti fondamentali: la firma digitale e la marca temporale.
È obbligato a conservare la fattura elettronica sia chi la emette che chi la riceve, come stabilito per legge dall’art. 39 del Dpr n.633/1972.
Possiamo riassumere il processo tutto in 5 punti:
Il file della fattura elettronica deve essere XML, l’unico formato accettato dalla normativa. Ne abbiamo già parlato nel capitolo “fatturazione elettronica: come funziona”
La fattura elettronica, per avere valore legale ed essere validamente conservata, deve aver apposta la firma digitale.
La fattura elettronica deve presentare una serie di dati (ad esempio: numero di fattura, partita IVA del cliente, etc.) che le permettono di essere “indicizzata”, quindi di essere facilmente trovata all’interno dell’archivio a seguito di una ricerca.
La fattura viene poi inserita all’interno di un “lotto di archiviazione” insieme ad altre fatture. Un lotto generalmente raccoglie tutte le fatture emesse in un determinato arco di tempo, che devono essere numerate in modo continuo e senza salti.
Ogni lotto di archiviazione viene “chiuso” tramite firma digitale e marca temporale, che vengono apposte dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva e impediscono che il contenuto venga ulteriormente modificato.
Per conservare le tue fatture elettroniche, puoi scegliere tra due soluzioni:
L’articolo 2220 del Codice Civile stabilisce che le scritture contabili, quindi anche le fatture elettroniche, devono essere conservate per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione.
Ricorda: la conservazione sostitutiva è obbligatoria sia per le fatture che emetti che per quelle che ricevi.
Secondo quanto previsto dall’articolo 7, comma 4 ter del decreto legge n. 357 del 10 giugno 1994, hai tre mesi di tempo a disposizione a partire dal termine per l’invio delle dichiarazioni fiscali relative all’annualità di riferimento.
L’appuntamento si lega alla data di scadenza della dichiarazione dei redditi, secondo quanto stabilito in ottica di semplificazione dall’Agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 46 del 10 aprile 2017.
Ad esempio, quindi, per le fatture elettroniche emesse e ricevute nel 2024 la scadenza per la conservazione era fissata al 31 gennaio 2026.
Per le fatture elettroniche del 2026, dovrai invece tener presente i tre mesi successivi alla scadenza della dichiarazione dei redditi da inviare nel 2028. All’atto pratico, salvo cambi al calendario degli adempimenti, avrai tempo fino al 31 gennaio 2029.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche sono molti e si ripercuotono sui passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione. La conservazione sostitutiva, infatti:
Spesso si ritiene erroneamente che i contribuenti titolari di partita IVA forfettaria non debbano assolvere all’obbligo di conservazione sostitutiva, probabilmente perché si tratta di un regime privo di grandi oneri burocratici.
Da quando è scattato l'obbligo di fatturazione elettronica (luglio 2022 per alcuni, 1° gennaio 2024 per tutti), anche i forfettari devono rispettare le regole della conservazione sostitutiva.
Se sei titolare di partita IVA in regime forfettario ed emetti fattura elettronica (XML), hai l’obbligo per legge alla conservazione sostitutiva digitale. Stampare il PDF e metterlo in un faldone non ha valore legale!
L'originale è il file digitale e va conservato digitalmente.
Se, invece, rientri nelle poche eccezioni ancora valide, si pensi al caso dei medici o operatori sanitari che inviano dati al Sistema Tessera Sanitaria e non possono fare fattura elettronica per privacy, allora puoi conservare la copia cartacea nei classici raccoglitori, ma è davvero solo un’eccezione.
La mancata conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è punita con sanzioni amministrative e determina anche seri problemi in caso di accertamenti fiscali.
Anche se l'Agenzia delle Entrate possiede già i dati (perché transitati dallo SDI), la legge punisce la mancata integrità e autenticità dei tuoi documenti fiscali digitali.
Il riferimento normativo principale per le sanzioni è l'art. 9 del D.Lgs. 471/1997.
La legge prevede, innanzitutto, una sanzione generica per irregolare tenuta della contabilità: se durante un controllo fiscale viene rilevata la mancata conservazione a norma, si applica una sanzione che va da 1.000 a 8.000 euro.
Hai ricevuto una sanzione per mancata conservazione delle fatture elettroniche? Puoi ridurla drasticamente (ad esempio a 1/8 o 1/10 del minimo) grazie alla regolarizzazione spontanea consentita dal ravvedimento operoso.
Sappi, però, che, se la mancanza delle fatture conservate impedisce di ricostruire il volume d'affari o i redditi durante un'ispezione, l'Agenzia delle Entrate può procedere con accertamento induttivo.
Ciò significa che l'Agenzia "presume" il tuo reddito basandosi su stime (spesso molto svantaggiose per te) e non sulla tua documentazione, dato che questa non è considerata valida.
Al di là delle sanzioni, la mancata conservazione porta a conseguenze operative molto pesanti
Pensiamo alla perdita del valore legale del documento. Un file XML non conservato a norma o una semplice stampa PDF non hanno valore probatorio certo.
In caso di contenzioso (ad esempio con un cliente che non paga e per la cui posizione occorre chiedere un decreto ingiuntivo), il giudice potrebbe respingere la richiesta a causa dell’impossibilità di produrre l'originale informatico valido della fattura.
Un altro rischio pesante è l’indeducibilità dei costi, in quanto la mancata conservazione può portare al disconoscimento del costo.
In caso di fallimento o procedure concorsuali, la mancata conservazione delle scritture contabili può far scattare addirittura l'accusa di bancarotta semplice o fraudolenta documentale, poiché di fatto è stato reso impossibile ricostruire il patrimonio aziendale.