La fatturazione elettronica è già qui! Scopri di più

 Capitolo 11

Fatturazione elettronica obbligatoria: cos’è, come si compila e quali vantaggi comporta

Facciamo chiarezza su cos’è la fattura elettronica, che dal 1° gennaio 2019 è l’unico metodo di fatturazione B2B e PA accettato.

Autore: Fatture in Cloud

Da mesi si parla sempre più di di Fattura Elettronica obbligatoria anche tra privati (B2B), ma nello specifico in cosa consiste?

Il sistema di Fatturazione Elettronica non è altro che un sistema interamente digitale che permette di compilare, inviare e conservare le fatture abbandonando definitivamente la carta e tutti i costi a essa annessi.

Attenzione: non stiamo parlano di un semplice file allegato ad una mail, ma parliamo di fatture emesse secondo un linguaggio standard (XML), firmate digitalmente e da conservare ai fini fiscali solo in digitale.

Questo sistema, che fino al 2018 era obbligatorio solo per le fatture verso la pubblica amministrazione, dal 1° gennaio 2019 è diventato l’unico metodo di fatturazione accettato per le cessioni di beni e servizi sia tra partite IVA sia verso i consumatori. Questo il motivo del perchè si parla di fatturazione elettronica tra privati.

Con questo passaggio alla fatturazione elettronica il vecchio modo di compilare (carta e penna, editor di testo o fogli di calcolo) e inviare le fatture, lascia spazio a un percorso standardizzato che sfrutterà il sistema di interscambio (Sdl) dell’Agenzia delle Entrate.

Il sistema di interscambio svolge una funzione di “postino digitale” fungendo da snodo tra gli interessati, verificando la correttezza e la completezza dei dati inseriti e consegnando le fatture elettroniche al destinatario. Importante sottolineare che l’unico formato accettato sarà il formato XML, ovvero quello già in uso per la FatturaPA.

Andiamo a vedere nel dettaglio come funziona la fatturazione elettronica.


Compilazione della fattura elettronica.

Le caratteristiche tecniche di una Fattura Elettronica sono regolamentate da appositi standard, per questo l’utilizzo di un software di fatturazione, come ad esempio Fatture in Cloud, ti semplificherà l'emissione e la ricezione automatizzando tutti i processi ed evitando spiacevoli errori.

“Esistono differenze tra una fattura elettronica verso la PA, una B2B e una verso un consumatore (B2C)?”

La procedura è la stessa per tutti i soggetti, redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file nel formato XML. L’unica differenza sta nel diverso metodo che il sistema di interscambio utilizza per recapitare la fattura.

  • Gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
  • I consumatori sono identificati dal Codice Fiscale, in questo modo SdI consegna la fattura direttamente all'interno del Cassetto Fiscale. Il consumatore ha comunque la possibilità di richiedere una copia della fattura in forma cartacea o PDF.
  • Per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) le strade di invio sono 2:
    • PEC: il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale SdI inoltrerà la fattura.
    • Codice destinatario SdI: quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura.

Firma Digitale e fatturazione elettronica

Tutte le fatture elettroniche, una volta generato il file XML, vengono firmate digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario, così da garantire origine e contenuto.
La firma digitale è necessaria in quanto garantisce non solo l’integrità delle informazioni contenute nella fattura, ma anche l’autenticità dell’emittente.

Sicuramente affidarsi a un servizio “all-in-one” è la scelta migliore. In questo modo non dovrai dotarti di un certificato di firma qualificata e in pochi istanti da un unico software potrai gestire comodamente tutta la procedura: compilazione, firma, invio e conservazione sostitutiva.


L’invio e la ricezione delle e-fatture

Come detto, chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati.

Questo sistema si occuperà di smistare le fatture emesse e/o ricevute controllando che abbiano tutti i requisiti richiesti prima di recapitarle.

Per quanto riguarda la ricezione sarà Sdl a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici. Qualora vorresti registrare la fattura a mano dovrai aprire il file con un lettore apposito e registrarla in modo “tradizionale”.

Se però utilizzi un software di fatturazione che gestisce invio e ricezione di fatture elettroniche, non dovrai fare altro che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla automaticamente in pochi istanti.


La conservazione sostitutiva delle fatture

Indistintamente se ricevi o invii una fattura elettronica è obbligatoria la conservazione sostitutiva per 10 anni così da conferire valore legale nel tempo al documento.

La conservazione è necessaria ai fini Civilistici e Fiscali in quanto la Legge di Bilancio 2018 stabilisce che l’invio attraverso il Sistema di Interscambio adempie all’obbligo di conservazione ai soli fini fiscali.
Questo pone le imprese e le partite IVA davanti alla necessità di adempiere all’obbligo di conservazione a fini civilistici delle fatture elettroniche in modo indipendente.

La conservazione sostitutiva non va confusa con l’archiviazione su servizi come Drive, Dropbox e simili. Con l'archiviazione noi salviamo un documento sul pc o su un server nel formato che vogliamo.

La conservazione invece è una procedura all’interno del sistema informatico che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico. In questo modo la validità del documento è paragonabile al documento cartaceo. La normativa è particolarmente rigida a riguardo, per questo pensare a una soluzione “fatta in casa” è impensabile per tutte le piccole realtà imprenditoriali.


In conclusione

Come farsi trovare pronti all'arrivo della Fatturazione Elettronica obbligatoria?
Dotarsi di un software di fatturazione aggiornato è sicuramente la soluzione migliore, vista anche la rigidità e la complessità dei requisiti tecnici previsti dalla normativa.
Una soluzione all-in-one ti permette di gestire tutto il ciclo senza errori e con un gran risparmio di tempo.

Consulta anche: La fatturazione elettronica spiegata semplice!